Minggu 7-10 Manajemen Proyek Resiko

PROJECT COST MANAGEMENT PROCESSES

Project Cost Manajement atau biasa disebut dengan manajemen biaya adalah sebuah metode yang menggunakan teknologi untuk mengukur biaya dan produktivitas melalui siklus hidup penuh proyek tingkat perusahaan. Project Cost Manajemen meliputi beberapa fungsi khusus manajemen proyek yang mencakup kontrol pekerjaan memperkirakan, pengumpulan data lapangan, penjadwalan, akuntansi dan desain.

Sebelum membahas tentang Project Cost Management, kita harus mengerti dulu apa pengertian dari cost itu sendiri. Cost atau Biaya adalah semua sumber daya yang harus dikorbankan untuk mencapai tujuan spesifik atau untuk mendapat sesuatu sebagai gantinya. Biaya pada umumnya diukur dalam satuan keuangan seperti dollar, rupiah, dsb. Sedangkan Project Cost Manajemen atau Manajemen Biaya Proyek adalah proses yang dibutuhkan untuk menjamin bahwa proyek dapat diselesaikan sesuai dengan budget yang telah disepakati.

Project Cost Management mempunyai proses. Proses nya bias dilihat dari gambar dibawah ini

1.1 Project Cost Management Process

Terdapat 4 proses dari Project Cost Management, yaitu:

1. Plan Cost Management

Merupakan proses untuk menetapkan kebijakan, prosedur, dan dokumentasi perencanaan, pengelolaan, pengeluaran, dan pengendalian biaya proyek.

Manfaat utama dari proses ini adalah untuk membuat adanya penjagaan/pemantawan dan pengarahan tentang bagaimana biaya proyek akan dikelola sepanjang proyek dilaksanakan.

2. Estimate Cost

Merupakan suatu perkiraan pengembangan sumber daya moneter yang diperlukan untuk melengkapi kegiatan proyek. Keakuratan perkiraan proyek akan meningkat selama proyek berlangsung melalui siklus hidup proyek.

Tujuan utama dari cost budgeting adalah untuk menghasilkan suatu cost baseline untuk memastikan performa proyek dan kebutuhan proyek.

3. Determine Budget

Merupakan proses menggabungkan estimasi biaya kegiatan individu atau paket pekerjaan untuk menetapkan cost baseline.

Anggaran tersebut akan memberikan gambaran umum mengenai biaya secara periodik maupun biaya total proyek. Perkiraan biaya menentukan biaya setiap aktivitas kerja.

4. Control Cost

Merupakan suatu Proses pengendalian biaya termasuk dalam monitoring kinerja pembiayaan, meyakinkan bahwa hanya perubahan yang tepat yang termasuk dalam baseline biaya yang direvisi, memberikan informasi pada stakeholders bahwa perubahan dapat mengakibatkan perubahan biaya pula.

Manajemen Kualitas Proyek adalah proses yang dilakukan, untukmenjamin proyek dapat memenuhi kebutuhan yang telah disepakati, melalui aturan-aturan mengenai kualitas, prosedur ataupunguidelines. Kesepakatan ini dapat terukur melalui parameterconformance to requirements (proses dan produk proyek memenuhi spesifikasi) dan fitness for use (produk dapat digunakan sesuai maksud dan tujuannya).

Proses Project Quality Management

Model atau cara ini digunakan menghubungkan faktor kesuksesan yang kritis pada proses bisnis . Ini membangun dasar pondasi yang mana Continous Quality Management Model meneruskan mengadakan suatau analisis yang terhadap langkah langkah dan proses dalam meningkatkan dan memanfaatkan kesempatan yang ada.

Penggunaan kualitas dalam proyek konstruksi

Management kualitas yang terpadu merupakan pendekatan yang umum di gunakan untuk mendapatkan suatu kualitas yang diinginkan. Dan kualitas suatu proyek adalah masalah yang khusus yang mana wajib memerlukan penafsiran yang khusus pula.

Ada 6 (enam) lingkup dari pekerjaan proyek yang mana kualitas harus diuji dan diperiksa yaitu :

· Kualitas dari penerangan dan keputusan dari klien

· Kualitas dari proses disain

· Kualitas Material dan komponen

· Kualitas dari kumpulan proyek

· Kualitas dari kegiatan management proyek

· Management proyek sebagai rata rata dari peningkatan kualitas proyek

Quality Planning, Quality Assurance, Quality Assurance

Plan, dan Quality Control.

Quality control

Pengendalian Mutu (Quality Control) adalah teknik dan aktivitas operasi yang digunakan agar mutu tertentu yang dikehendaki dapat dicapai. Aktivitasnya mencakup monitoring, mengeliminir problem yang diketahui, mengurangi penyimpangan/perubahan yang tidak perlu serta usaha-usaha untuk mencapai efektivitas ekonomi.

Mutu (kualitas) dalam kerangka ISO-9000 didefinisikan sebagai “ciri dan karakter menyeluruh dari suatu produk atau jasa yang mempengaruhi kemampuan produk tersebut untuk memuaskan kebutuhan tertentu”. Hal ini berarti bahwa kita harus dapat mengidentifikasikan ciri dan karakter produk yang berhubungan dengan mutu dan kemudian membuat suatu dasar tolok ukur dan cara pengendaliannya.

Quality Assurance

Pemastian Mutu (Quality Assurance) adalah seluruh tindakan yang sistematis dan terencana yang diperlukan agar terjadi kepastian dan kepercayaan terhadap mutu produk/jasa yang diberikan. Aktivitasnya mencakup kegiatan proses, baik internal maupun eksternal termasuk merumuskan kebutuhan pelanggan. Maksud dari Quality assurance ini adalah mengidentifikasi kemajuan dari kualitas. Quality assurance mengevaluasi cost dari proyek secara keseluruhan secara teratur untuk menetapkan anggaran yang keluar relevan dan sesuai dengan standard kualitas.

Analisis Pareto dan contoh diagram.

Apa analisis Pareto?

Prinsip Pareto menyatakan bahwa hanya "penting beberapa" faktor yang bertanggung jawab untuk memproduksi sebagian besar masalah. Prinsip ini dapat diterapkan untuk peningkatan kualitas sampai-sampai sebagian besar masalah (80%) diproduksi oleh beberapa penyebab utama (20%). Jika kita benar ini menyebabkan beberapa tombol, kita akan memiliki probabilitas lebih besar dari keberhasilan.

Pada contoh di bawah, Anda dapat melihat bahwa hanya 6 dari 20 penyebab bertanggung jawab untuk 80% dari masalah. Yang 14 lainnya penyebab bertanggung jawab untuk 20% dari masalah.Ada kesempatan baik bahwa jika Anda berfokus pada pemecahan 6 penyebab utama, 14 lainnya akan diselesaikan juga.

Six Sigma

Six Sigma adalah “sebuah sistem yang komprehensif dan fleksibeluntuk mencapai, mempertahankan dan memaksimalkan kesuksesan bisnis. Six Sigma adalah unik didorong oleh pemahaman dekatkebutuhan pelanggan, penggunaan disiplin fakta, data, dan analisis statistik, dan perhatian rajin untuk mengelola, memperbaiki, dan menciptakan kembali proses bisnis

Sigma dan Statistik

. Sigma berarti standard deviation ( dlm metoda ini)

. Standard deviation menyatakan seberapa besar variasi yang ada dalam sebuah distribusi data

. Standard deviation adalah faktor utama dalam menentukan jumlah unit kegagalan dalam sebuah populasi

Sistem Management Quality Berdasarkan ISO 9000

ISO 9000 Series adalah standard quality manajemen yang dibentuk berdasarkan dari konvensi ISO/TC 176 (ISO Technical Committee 176) pada 1979. ISO 9000 di bentuk sebagai dasar dari suatu seri standard quality manajemen, yang disusun secara lengkap pada 1982 dan dikenalkan secara umum pada 1983. ISO 9000 seri standad memperkenalkan persyaratan – persyaratan penting yang perusahaan butuhkan untuk menjamin konsistensi produksi dan pengiriman yang tepat waktu terhadap barang dan jasa kepada pasar.

rojek human resource management (Manajemen Sumber Daya Manusia Dalam Proyek) adalah proses mengorganisasikan dan  mengelola atau menempatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek, sehingga orang tersebut dapat dimanfaatkan potensinya secara efektif dan efisien.

Manajemen sumber daya manusia (MSDM) adalah suatu ilmu atau cara bagaimana mengatur hubungan dan peranan sumber daya (tenaga kerja) yang dimiliki oleh individu secara efisien dan efektif serta dapat digunakan secara maksimal sehingga tercapai tujuan (goal) bersama perusahaan, karyawan dan masyarakat menjadi maksimal.

Manajemen sumber daya manusia dibutuhkan dalam proyek, untuk memastikan bahwa tenaga ahli yang ditugaskan kompeten dan telah bekerja secara profesional. Sumber daya manusia dalam sebuah proyek antara lain sponsor, pelanggan, anggota tim proyek dll.

MSDM didasari pada suatu konsep bahwa setiap karyawan adalah manusia - bukan mesin - dan bukan semata menjadi sumber daya bisnis. Kajian MSDM menggabungkan beberapa bidang ilmu seperti psikologi, sosiologi, dll. Sedangkan unsur manajemen sumber daya manusia adalah manusia.

Manajemen sumber daya manusia juga menyangkut desain dan implementasi sistem perencanaan, penyusunan karyawan, pengembangan karyawan, pengelolaan karier, evaluasi kinerja, kompensasi karyawan dan hubungan ketenagakerjaan yang baik. Manajemen sumber daya manusia melibatkan semua keputusan dan praktik manajemen yang memengaruhi secara langsung sumber daya manusianya.

Tahapan Dalam Human resource Management

            Tahapan-tahapan tersebut yaitu :

1.     Tahap perencanaan sumber daya

Mengidentifikasi dan mendokumentasi peranan seseorang dalam proyek tanggung jawabnya dan bagaimana relasi pelaporan orang tersebut dengan orang-orang proyek.

2.     Akuisisi tim proyek

Usaha untuk mendapatkan sumber daya manusia sesuai kebutuhan untuk menyelesaikan proyek.

3.     Membangun tim proyek

Meningkatkan kompetens dan interaksi anggota tim proyek, baik secara individual maupun secara berkelompok untuk meningkatkan kinerja proyek.

4.     Mengelola tim proyek

Memantau kinerja tim proyek dengan memberikan masukan atau motivasi, solusi ataupun sekedar koordinasi dalam rangka meningkatkan kinerja proyek.

Keys to Managing People dan Motivasi

1.     Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja

a.      Persiapan

Dalam Proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumbr daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul, yan dapat dilakukan dengan melakukan perkiraan/forecast akan pekerjaan yang lowong, jumlahnya, waktu dll.

b.     Rekrutmen tenaga kerja

Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan sumber daya manusia suatu organisasi atau perusahaan.

c.      Seleksi tenaga kerja

Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menentukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat/calon yang ada. Tahap awal yang perlu dilakukan setelah menerima berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat hidup/cv/curriculum vitae milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja / interview dan proses seleksi lainnya.

2.     Pengembangan dan evaluasi karyawan/Development and evaluation

Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya. Untuk itu dilakukan suatu pembekalan agar tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli  di bidangnya masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada.

3.     Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai/Compensation and protection.

kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Kompensasi yang tepat sangat penting dan disesuaikan dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal. Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat menyebabkan masalah ketenaga kerjaan di kemudian hari atau pun dapat menimbulkan kerugian pada organisasi atau perusahaan. Proteksi juga perlu diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan tenang sehingga kinerja dan kontribusi perkerja tersebut dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu.

4.     Promosi, Pemindahan dan Pemisahan

a.      Promosi

Promosi adalah sebuah jenis transfer yang meliputi penugasan kembali seorang pegawai pada sebuah posisi yang kemungkinan besar diberikan pembayaran yang lebih tinggi dan tanggung jawab, hak dan kesempatan yang lebih besar.

b.     Pemisahan

Pemisahan disebut juga pemberhentian, bahkan sering disebut downsizing, yaitu suatu perpindahan sementara atau tidak definitif seorang pegawai dari daftar gaji.

c.      Terminasi

Terminasi adalah tindakan manajemen berupa pemisahan pegawai dari organisasi karena melanggar aturan organisasi atau karena tidak menunjukkan kinerja yang cukup.

d.     Pemberhentian sukarela

Pemberhentian sukarela adalah pemisahan pegawai dari organisasi karena melanggar aturan suatu organisasi atau karena tidak menunjukkan kinerja yang cukup.

e.      Pengunduran diri

Pengunduran diri adalah pemisahan pegawai yang telah menyelesaikan masa kerja maksimalnya dari organisasi atau umumnya di kenal dengan istilah pensiun.

Maslow’s Hierarchy of needs

            Teori motivasi yang paling terkenal adalah hierarki teori kebutuhan milik Abraham Maslow. Ia membuat hipotesis bahwa dalam setiap diri manusia terdapat hierarki dari lima kebutuhan, yaitu fisiologis (rasa lapar, haus, seksual, dan kebutuhan fisik lainnya), rasa aman (rasa ingin dilindungi dari bahaya fisik dan emosional), sosial (rasa kasih sayang, kepemilikan, penerimaan, dan persahabatan), penghargaan (faktor penghargaan internal dan eksternal), dan aktualisasi diri (pertumbuhan, pencapaian potensi seseorang, dan pemenuhan diri sendiri). Maslow memisahkan lima kebutuhan ke dalam urutan-urutan. 

§  Kebutuhan fisiologis dan rasa aman dideskripsikan sebagai kebutuhan tingkat bawah

§  sedangkan kebutuhan sosial, penghargaan, dan aktualisasi diri sebagai kebutuhan tingkat atas.

Perbedaan antara kedua tingkat tersebut adalah dasar pemikiran bahwa kebutuhan tingkat atas dipenuhi secara internal sementara kebutuhan tingkat rendah secara dominan dipenuhi secara eksternal. Teori kebutuhan Maslow telah menerima pengakuan luas di antara manajer pelaksana karena teori ini logis secara intuitif. Namun, penelitian tidak memperkuat teori ini dan Maslow tidak memberikan bukti empiris dan beberapa penelitian yang berusaha mengesahkan teori ini tidak menemukan pendukung yang kuat.

Herzberg’s Motivational and Hygiene Factors

            Frederick Herzberg Irving (17 April 1923 - 19 Januari 2000) lahir di Massachusetts adalah seorang Amerika psikolog yang menjadi salah satu nama yang paling berpengaruh dalam manajemen bisnis. Ia paling terkenal untuk memperkenalkan pengayaan pekerjaan dan teori Motivator-Hygiene.

            Menurut Herzberg, orang tidak puas dengan kepuasan yang lebih rendah-order kebutuhan di tempat kerja, misalnya, yang terkait dengan gaji minimum tingkat atau kondisi kerja yang aman dan menyenangkan.Sebaliknya, individu mencari kepuasan yang lebih tinggi tingkat kebutuhan psikologis yang berkaitan dengan prestasi, pengakuan, tanggung jawab, kemajuan, dan sifat dari pekerjaan itu sendiri. Namun, Herzberg menambahkan dimensi baru terhadap teori ini dengan mengusulkan model dua faktor motivasi, didasarkan pada pemikiran bahwa kehadiran satu set karakteristik pekerjaan atau insentif mengarah pada kepuasan pekerja di tempat kerja, sementara yang lain dan terpisah set karakteristik pekerjaan menyebabkan ketidakpuasan di tempat kerja. Teori ini menunjukkan bahwa untuk meningkatkan sikap kerja dan produktivitas, administrator harus mengenali dan menghadiri kedua set karakteristik dan tidak menganggap bahwa peningkatan dalam kepuasan menyebabkan penurunan ketidakpuasan unpleasurable. 

McClelland’s Acquired-Needs Theory

            David McClelland mengusulkan bahwa kebutuhan khusus individu diperoleh dari waktu ke waktu dan dibentuk oleh pengalaman hidup seseorang. Sebagian besar kebutuhan ini dapat digolongkan sebagai baik prestasi, afiliasi, atau kekuasaan. Motivasi seseorang dan efektivitas dalam fungsi pekerjaan tertentu dipengaruhi oleh tiga kebutuhan. Teori McClelland kadang-kadang disebut sebagai teori membutuhkan tiga atau sebagai teori kebutuhan yang dipelajari. 

McGregor’s Theory X and Theory Y

            Teori X dan Teori Y adalah teori-teori motivasi manusia diciptakan dan dikembangkan oleh Douglas McGregor di MIT Sloan School of Management pada tahun 1960 yang telah digunakan dalam manajemen sumber daya manusia , perilaku organisasi , komunikasi organisasi dan pengembangan organisasi . They describe two contrasting models of workforce motivation. Mereka menggambarkan dua model kontras motivasi tenaga kerja.Untuk McGregor, Teori X dan Y tidak ujung yang berbeda dari kontinum yang sama. Rather they are two different continua in themselves. Melainkan mereka adalah dua continua yang berbeda dalam diri mereka. Thus, if managers need to apply Theory Y principles, that does not preclude them from being a part of Theory X & Y. Jadi, jika manajer perlu menerapkan prinsip-prinsip Teori Y, yang tidak menghalangi mereka dari menjadi bagian dari Teori X & Y.

Thamhain and Willemon’s Ways to Have Influence on Projects

1.     Authority        : Hak hierarki sah untuk masalah perintah.

2.     Tugas              : Kemampuan manajer pryek dianggap untuk mempengaruhi tugas seorang pekerja.

3.     Anggaran        : Kemampuan manajer proyek untuk otorisasi penggunaan lain dana discretionary.

4.     Promosi          : Kemampuan untuk meningkatkan posisi pekerja.

5.     Uang               : Kemampuan untuk kenaikan gaji pekerja dan keuntungan.

6.     Hukuman        : Kemampuan manajer proyek menyebabkan hukuman.

7.     Tantangan Kerja :  Kemampuan untuk menetapkan pekerjaan yang mengkapitalisasi pada kenikmatan seorang pekerja dalam melakukan tugasnya.

8.     Keahlian         : Manajer proyek menganggap pengetahuan khusus orang lain dianggap penting.

9.     Persahabatan   : Kemampuan untuk membangun hubungan pribadi yang ramah antara manajer proyek, dll.

Cara mempengaruhi yang dapat membantu dan memperburuk proyek

§  Proyek lebih mungkin untuk berhasil ketika manajer proyek mempengaruhi orang menggunakan keahlian dan tantangan pekerjaan.

§  Proyek lebih mungkin untuk gagal ketika manajer proyek terlalu bergantung pada kewenangan, uang dan hukuman.

Improving Effectiveness-Covey’s 7 Habits

            7 kebiasaan Covey’s untuk meningkatkan efektifitas proyek, yaitu :

1.     Jadilah proaktif

2.     Mulailah dengan akhir dalam pikiran

3.     Masukan hal pertama yang pertama

4.     Pikirkan menang

5.     Carilah pertama untuk memahami, maka harus dipahami

6.     Bersinergi

7.     Mengasah melihat

Meperbaiki hubungan antara Users dan Developers

            Hubungan apapun tidak pernah mudah dijalani selalu butuh usaha dan pengertian. Hubungan tersebut tidak berjalan dengan baik, akan sulit untuk mengetahui apa yang salah dan bagaimana memperbaikinya.

Organizational Planning, Work Definition and Assigment

Melibatkan identifikasi dan dokumentasi peran proyek, tanggung jawab, dan pelaporan hubungan. Outputnya meliputi :

§  Bagan organisasi proek

§  Rencana manajemen staffing

§  Matriks tuga tanggung jawab

§  Resource histogram

Staff Acquisition, Resource Loading and Leveling, and Team Development

§  Mendapatkan orang yang memenuhi syarat untuk tim sangat penting.

§  Manajer proyek adalah orang cerdas di tim yang telah melakukan pekerjaan yang buruk merekrut.

§   Rencana staffing dan prosedur perekrutan yang baik adalah penting seperti insentif untuk merekrut dan retensi.

Team Development

Meyers’Briggs Type Indicator (MBTI)

Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) adalah tes kepribadian menggunakan empat karakteristik dan mengklasifikasikan individu ke dalam salah satu dari 16 tipe kepribadian. Berdasarkan jawaban yang diberikan dalam tes tersebut, individu diklasifikasikan ke dalam karakteristik ekstraver atau introver, sensitive atau intuitif, pemikir atau perasa, dan memahami atau menilai. Instrumen ini adalah instrumen penilai kepribadian yang paling sering digunakan. MBTI telah dipraktikkan secara luas di perusahaan-perusahaan global seperti Apple Computers, AT&T, Citgroup, GE, 3M Co., dan berbagai rumah sakit, institusi pendidikan, dan angkatan bersenjata AS. MBTI bersandar pada empat dimensi utama yang saling berlawanan (dikotomis). Walaupun berlawanan sebetulnya kita memiliki semuanya, hanya saja kita lebih cenderung/nyaman pada salah satu arah tertentu. Masing-masing ada sisi positifnya tapi ada pula sisi negatifnya. Nah, seperti itu pula dalam skala kecenderungan MBTI. Berikut empat skala kecenderungan MBTI, yaitu :

1.     Extrovert (E) vs Introvert (I)

2.     Sensing (S) vs Intuition (N)

3.     Thingking (T) vs Feeling (F)

4.     Judging (J) vs Perceiving (p).

Peran, Fungsi, Tugas dan Tanggung Jawab Manajemen Sumber Daya Manusia.

Peranan karyawan bagi sebuah perusahan berupa keterlibatan mereka dalam sebuah perencanaan, sistem, proses dan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan. Berbicara mengenai peranan tenaga kerja, harus dibedakan antara mereka yang memiliki pekerjaan dan mereka yang bekerja. R.Kyosaki menyebutnya dalam empat tingkatan (quadrant) yaitu self employed, employe, pebisnis dan investor.

Karyawan adalah mereka yang bekerja pada orang lain dengan menjual jasa mereka; waktu, tenaga dan pikiran untuk perusahan dan mendapat kompensasi dari perusahan tersebut. Namun berbicara mengenai tenaga kerja ini masih umum. Karena ada yang tidak bekerja, yang bekerja (pada orang lain/negara/swasta) dan mereka yang bekerja sendiri.

Dalam MSDM para karyawan telah yang menjual jasa-pikiran, tenaga dan waktu- kepada orang lain atau perusahaan. Disini terjadi sebuah ikatan atau kontrak mengenai hak dan kewajiban masing-masing.

Manajemen komunikasi proyek adalah kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek dengan tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula.

Manajemen komunikasi proyek (MKP) dibutuhkan untuk mensosialisasikan kebijakan-kebijakan pengembangan proyek, hasil-hasil kerja proyek, dan melakukan kooordinasi dan komunikasi dengan seluruh pemangku kepentingan. Manajemen komunikasi proyek menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk dapat dipastikan agar informasi proyek dapat dikumpulkan, disusun, disebar, dan disimpan. Terdiri dari identifikasi stakeholders, perencanaan komunikasi, distribusi informasi, mengelola stakeholder dan  pelaporan kinerja.

1. Identifikasi Stakeholders

Identifikasi Stakeholder adalah proses yang mengidentifikasi orang, kelompok, atau organisasi yag dapat memberikan dampak atau yang terkena dampak atas keputusan dan hasil proyek. Lalu melakukan analisis dan dokumentasi informasi yang relevan terkait kepentingan, keterlibatan, ketergantungan, pengaruh, dampak potensial terhadap kesuksesan proyek. Output proses ini akan memberikan benefit kepada tim proyek terutama project manager untuk mengelola para stakeholder tersebut.

Tujuan akhir dari manajemen proyek adalah untuk memenuhi atau melampaui kebutuhan dan harapan stakeholder dari proyek. Dalam rangka untuk melakukan itu, harus terlebih dahulu mengidentifikasi siapa stakeholder dalam suatu proyek. Stakeholders merupakan orang-orang yang terlibat atau dipengaruhi oleh proyek, termasuk sponsor proyek, tim proyek, staf pendukung, pelanggan, pengguna, supplier, dan musuh proyek.

Adapun beberapa contoh stakeholder proyek adalah sebagai berikut:

a. Sponsor
Merupakan pihak pemilik. Dalam konteks sebagai kontraktor, sponsor adalah manajemen perusahaan.

b. Customer dan user
Merupakan pihak yang akan memanfaatkan hasil dari pelaksanaan proyek. Contoh jika proyek adalah berupa pembangunan apartemen, maka customer adalah pihak pembeli apartemen.

c. Seller
Merupakan pihak yang mendukung pelaksanaan proyek. Dalam konteks Owner, maka seller adalah para main contractor dan main distributor yang diadakan langsung. Sedangkan bagi kontraktor dan subkontraktor, seller adalah pemasok barang, material, alat, dan tenaga kerja yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek.

d. Business Partners
Merupakan pihak-pihak yang memiliki kepentingan bisnis dengan adanya proyek tersebut setelah proyek beroperasi. Contoh, jika proyek adalah terminal bandara, maka pihak airlines, pemasok bahan bakar pesawat, pemasok makanan, penyedia layanan komunikasi, dapat dikatakan sebagai business partner.

e. Organizational Groups
Merupakan pihak yang berupa kelompok organisasi yang terkait dengan proyek.

f. Functional Manager
Merupakan pihak yang terkait dengan pelaksanaan proyek dimana fungsinya adalah sebagai supporting. Contohnya adalah manajer keuangan, manajer SDM, manajer pemasaran, dll.

g. Institusi Keuangan
Merupakan pihak yang berkaitan dengan proses pendanaan proyek, seperti bank atau lembaga keuangan yang lain.

h. Pemerintah Pusat dan Setempat
Merupakan pemerintah yang terkait dengan pelaksanaan proyek, seperti Departemen pemerintah terkait yaitu PU, Perhubungan, Lembaga Auditor, dll. Sedangkan pemerintah setempat cukup berjenjang mulai dari Kelurahan, Kecamatan, Kabupaten, hingga Propinsi.

i. Expert
Merupakan pihak yang dianggap ahli yang berperan terhadap pelaksanaan proyek. Contoh adalah ahli struktur, ahli kontrak, ahli pemasaran, dll.

j. Consultans
Merupakan pihak yang berperan dalam membantu pemilik proyek dalam merencanakan, mengawasi dan mengendalikan proyek.

k. Staf Proyek
Merupakan individu-individu yang menjadi karyawan atas organisasi proyek. Seperti staf pemilik proyek, staf kontraktor, staf konsultan, dll.

l. Lingkungan sekitar proyek
Merupakan masyarakat yang berada di lingkungan sekitar proyek yang dapat berupa individu, kelompok, ataupun perusahaan.

Informasi tentang stakeholders disimpan dalam dokumen:

1. Stakeholder register, yang berisi: nama, posisi, internal/eksternal dlm organisasi, peran dan informasi kontak.
2. Stakeholder management strategy: pendekatan untuk meningkatkan dukungan stakeholders selama proyek berlangsung, meliputi: nama, tingkat ketertarikan dalam proyek, tingkat pengaruh dalam proyek, dan strategi manajemen untuk memperoleh dukungan dari masing-masing stakeholder.

 2. Perencanaan Komunikasi
Mendefinisikan kebutuhan komunikasi dan informasi di antara stakeholder sebuah proyek. Proses ini biasanya terjadi sebagai bagian dari Grup Proses Perencanaan. Perencanaan komunikasi merupakan proses yang sangat penting dalam proyek, mengingat seringnya kegagalan proyek terkait dengan kegagalan komunikasi.

Informasi yang terkandung dalam Rencana Manajemen Komunikasi (Communication Management Plan ), antar lain :

1. Kebutuhan komunikasi stakeholders
2. Informasi, termasuk format, isi dan level detail
3. Siapa penerima dan pembuat informasi
4. Metode/ teknologi untuk menghasilkan informasi
5. Frekuensi komunikasi
6. Prosedur eskalasi untuk menyelesaikan masalah
7. Prosedur revisi untuk memperbarui rencana manj komunikasi
8. Daftar istilah/ terminologi
3. Distribusi Informasi

Proses yang dilakukan untuk menjamin terpenuhinya kebutuhan informasi pada waktu yang tepat bagi setiap stakeholder. Proses ini terjadi di seluruh Grup Proses Pelaksana. Distribusi informasi dilakukan mengingat pentingnya mendapatkan informasi proyek bagi orang yang tepat, pada waktu yang tepat dengan format yang padat informasi. Manajer proyek dan tim proyek harus dapat memutuskan cara terbaik untuk mendistribusikan informasi proyek. Setelah melakukan perencanaan komunikasi, hasil yang diperoleh adalah rencana manajemen komunikasi. Langkah selanjutnya adalah pendistribusian informasi. Dalam melakukan pendistribusian informasi dibutuhkan input berupa perencanaan manajemen komunikasi dengan menggunakan alat dan teknik berupa kemampuan komunikasi, metode distribusi informasi, proses pembelajaran, serta sistem informasi. Hasil atau output dari proses distribusi informasi ini adalah proses atau alur komunikasi dari organisasi proyek dan perubahan permintaan.

Bentuk distribusi komunikasi pada proyek ada beberapa macam antara lain adalah:

1. Rapat-rapat(meetings).
2. Distribusi dokumen berupa hardcopy.
3. Distribusi data melalui media elektronik seperti electronic mail/E-mail, mesin fax, dan lain-lain.

• Alat dan Teknik Untuk Distribusi Informasi
• Keterampilan Komunikasi. Keterampilan komunikasi yang digunakan untuk bertukar informasi. Pengirim informasi bertanggung jawab untuk membuat informasi yang jelas, tidak membingungkan, dan lengkap, sehingga penerima dapat menerima dengan benar, dan untuk menegaskan bahwa itu adalah benar dipahami. Penerima bertanggung jawab untuk memastikan bahwa informasi yang diterima secara keseluruhan dan dipahami dengan benar. Berkomunikasi memiliki banyak dimensi :
• Ditulis dan diucapkan, mendengar dan berbicara.
• Internal (dalam proyek) dan eksternal (dengan pelanggan, media, masyarakat, dll).
• Formal (laporan, briefing, dll) dan informal (memo, ad hoc percakapan, dll)
• Vertikal (atas dan bawah organisasi) dan horixontal (dengan sesama)
• Sistem Pengambilan Informasi. Informasi dapat digunakan bersama oleh anggota tim dan stakeholder melalui berbagai metode termasuk sistem pengarsipan manual, database elektronik, perangkat lunak manajemen proyek, dan sistem yang memungkinkan akses ke dokumentasi teknis seperti gambar teknik, spesifikasi desain, rencana uji, dll.
• Metode Distribusi Informasi. Informasi proyek boleh didistribusikan dengan menggunakan berbagai metode termasuk pertemuan-pertemuan proyek, hard copy distribusi dokumen, berbagai akses ke database elektronik jaringan, fax, surat elektronik, voice mail, konferensi video, dan proyek intranet.

• Output dari Distribusi Informasi
• Catatan Proyek. Catatan proyek dapat mencakup korespondensi, memo, dan dokumen yang menggambarkan proyek. Informasi ini harus, sejauh mungkin dan sesuai, dipertahankan dalam cara yang terorganisir. Anggota tim mungkin sering menyimpan catatan pribadi dalam buku catatan proyek.
• Laporan Proyek. Laporan formal proyek atas status proyek dan/ atau masalah proyek.
• Presentasi Proyek. Tim proyek memberikan informasi secara formal, maupun informal kepada setiap atau semua stakeholder proyek.

5. Mengelola Stakeholders

Proses mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder dan penyelesaian isu-isu yang terjadi. Mengelola Stakeholder terjadi dalam Monitoring dan Pengendalian Proses Grup. Mengelola stakeholder berkaitan dengan memuaskan kebutuhan para stakeholder proyek dan menyelesaikan setiap isu yang diangkat oleh stakeholder proyek.

Ini adalah ide yang baik untuk mengingat bahwa kegiatan dan tanggung jawab dalam proses di atas akan tergantung pada proyek di tangan. Sebuah proyek yang lebih kecil jelas tidak akan memiliki standar komunikasi yang sama sebagai proyek yang lebih besar. Titik penting adalah bahwa semua komunikasi harus efektif, akurat, dan perhatian dari persyaratan proyek. Proses proyek komunikasi menyediakan metodologi untuk berhasil menerapkan strategi komunikasi proyek Anda. Selain meyakinkan stakeholder informasi dan terlibat dalam proyek.

Dengan menggunakan Proses Komunikasi, kita dapat:

• Jelas mengidentifikasi proyek kita
• Identifikasi stakeholder kebutuhan komunikasi kita
• Menjalankan jenis aktivitas komunikasi untuk mengirimkan pesan kita
• Pastikan orang yang tepat menerima informasi yang tepat pada waktu yang tepat

 
6. Pelaporan Kinerja
Pelaporan kinerja adalah kegiatan mengumpulkan dan menyebarkan informasi tentang kinerja untuk memberikan informasi kepada stakeholder tentang bagaimana sumber daya digunakan untuk mencapai tujuan proyek. Proses ini meliputi :

• Status pelaporan. Menggambarkan dimana proyek sekarang berdiri, misalnya status yang berhubungan dengan jadwal dan anggaran.
• Kemajuan pelaporan. Menggambarkan apa yang sudah dicapai oleh tim proyek, misalnya persentase jadwal yang selesai, atau apa yang sudah selesai dibandingkan dengan apa yang sedang dalam proses.
• Memprediksi status dan kemajuan proyek dikemudian hari.

Pelaporan kinerja umumnya harus memberikan informasi tentang ruang lingkup, jadwal, biaya, dan kualitas. Banyak proyek juga membutuhkan informasi mengenai risiko dan pengadaan.