MANAJEMEN PROYEK DAN MANAJEMEN RESIKO

Nama :M. Reza Priambudi

Kelas :3KB06

NPM :24117196

Manajemen Proyek

(soft skill)

I. Pengenalan Manajemen Proyek

1. Latar belakang, sejarah dan motivasi mempelajari manajemen proyek khususnya TI

• Laporan Chaos 1995 
• Penelitian Standish Group menunjukkan 31,1% mengejutkan proyek akan dibatalkan sebelum mereka pernah mendapatkan selesai
• Hasil lebih lanjut menunjukkan 52,7% dari proyek akan menelan biaya lebih dari 189% perkiraan asli mereka
• Di sisi keberhasilan, rata-rata hanya 16,2% untuk perangkat lunak proyek yang diselesaikan tepat waktu
• Sebuah laporan tahun 2001 menunjukkan bahwa AS menghabiskan $ 2.3 triliun untuk proyek setiap tahun
• Belanja TI di seluruh dunia diperkirakan akan tumbuh sebesar 4% dan 6% dalam beberapa tahun mendatang
• Pada tahun 2003 rata-rata manajer proyek senior di US berpenghasilan hampir $ 90,000 per tahun

Di AS, nomor-satu realitas acara TV pada tahun 2004, menggambarkan peran manajer proyek penting dalam bisnis

2. Keuntungan menggunakan formal manajemen proyek

• Kontrol yang lebih baik di bidang keuangan, fisik, dan SDM 
• Meningkatnya relasi dengan customer 
• Waktu pembangunan yang lebih singkat 
• Biaya yang lebih rendah 
• Kualitas lebih tinggi & meningkatnya reliabilitas 
• Keuntungan yang lebih besar
• Meningkatnya produktivitas 
• Koordinasi yang lebih baik 
• Moral pekerja lebih baik

3. Pengertian proyek dan manajemen proyek

     Proyek adalah rangkaian usaha dalam jangka waktu  tertentu yang bertujuan untuk menghasilkan sebuah produk atau jasa unik tertentu , dilaksanakan oleh manusia  dengan memanfaatkan berbagai sumber daya melalui rangkaian proses perencanaan, eksekusi dan kontrol

Contoh Proyek: 

- Membuat desain baru kendaraan di zaman sekarang 

- Mengembangkan produk baru  

- Membangun sebuah gedung atau fasilitas dalam sebuah lingkungan  

- Membuat perubahan dalam struktur organisasi

   Proyek memiliki jangka waktu tertentu yang berarti bahwa rangkaian aktivitas tersebut memiliki titik mulai dan titik selesai yang pasti (ditargetkan). Bersifat unik yang berarti bahwa tidak ada proyek yang menghasilkan produk atau jasa yang identik

   Manajemen Proyek adalah penerapan pengetahuan, kompetensi, keahlian, peralatan, metodologi, dan teknik didalam proses pengelolaan sebuah proyek sehingga  dapat memenuhi kebutuhan dan harapan berbagai pihak yang berkepentingan (stakeholders) dari proyek tersebut 

4. Kendala-kendala Manajemen Proyek

• Proyek harus beroperasi  dalam lingkungan organisasi yang luas
• Manajer proyek perlu mengambil pandangan holistik atau sistem proyek dan mengerti bagaimana terletak didalam organisasi besar

5. Kerangka kerja dan area knowledge manajemen proyek

• Kerangka kerja manajemen proyek menyediakan struktur dasar untuk memahami manajemen proyek 
• Konteks manajemen proyek  menggambarkan lingkungan internal dan eksternal dimana dimana proyek tersebut beroperasi  
• Rangkaian proses manajemen proyek  menggambarkan pandangan umum tentang bagaimana proses manajemen proyek dalam pengelolaan proyek tersebut dilaksanakan dan hubungan keterkaitan antaranya 
• Pengelolaan Waktu proyek termasuk memperkirakan berapa lama memakan waktu untuk menyelesaikan kerja, membangun jadwal proyek yang dapat diterima, dan menjamin ketepatan waktu penyelesaian proyek tersebut 
• Pengelolaan Lingkup proyek termasuk menentukan dan mengelola semua kerja yang diperlukan untuk menyeleesaikan kesuksesan proyek 
• Pengelolaan Biaya proyek terdiri dari persiapan dan pengelolaan biaya untuk proyek 
• Proyek pengelolaan Resiko termasuk mengidentifikasi, menganalisis, dan merespon resiko yang terjadi di dalam proyek 
• Proyek SDM memperhatikan kegunaan efektif dari orang yang terkait dengan proyek itu 

Project Integration management mempengaruhi dan dipengaruhioleh 8 area pengetahuan lainnya

6.Alat dan teknik Manajemen Proyek

Alat dan tehnik manajemen proyek membantu manajer proyek maupun timnya dari berbagai aspek manejemen proyek

• Analisis waktu, bagan Gantt, dan diagram network
• Perkiraan biaya
• Perkiraan ruang lingkup

7. Hubungan manajemen proyek dengan disiplin ilmu lain

• Sebagian besar pengetahuan yang dibutuhkan untuk mengelola proyek yang unik atau hampir unik untuk manajemen proyek (misalnya: analisis jalur kritis dan struktur kerja rincian). Namun PMBOK tidak tumpang tindih dengan disiplin manajemen yang lainnya
• Manajemen umum meliputi perencanaan, pengorganisasian, staf, melaksanakan, dan mengendalikan operasi perusahaan berlangsung. Manajemen umum juga termasuk mendukung disiplin ilmu seperti pemrograman computer, hukum, statistic dan teori probabilitas,logistic dan personel. PMBOK ini tumpang tindih manajemen umum di banyak daerah- prilaku organisasi, peramalan keuangan, dan teknik perencanaan
• Daerah aplikasi adalah kategori proyek yang memeiliki elemen umum yang signifikan dalam proyek tsb namun tidak dibutuhkan hadir dalam semua proyek. Daerah aplikasi didefinisikan dalam hal Teknis elemen, seperti pengembangan perangkat lunak, farmasi atau teknik kontruksi.Manajemen elemen, seperti kontrak pemerintah atau pengembangan produk baru. Industry kelompok, seperti otomotif, kimia, atau layanan keuangan

8. Bagan Gantt, diagram Network, dan alat manajemen proyek enterprise 

• Bagan Gantt

• Diagram Network

• Alat manajemen proyek enterprise 

9. Profesi dan Sertifikasi Manajemen Proyek 

- Profesi manajemen proyek:

    Berbagai kelompok – kelompok tertentu berminat di berbagai bidang seperti engineering, berbagai bidang jasa, maupun kesehatan

- Sertifikasi manajemen proyek:
    PMI telah menyediakan sertifikasi sebagai Project Management Profesional (PMP). Untuk mendapatkan sertifikasi itu seorang PMP harus mempunyai pengalaman proyek yang cukup, dan harus mengikuti test PMP dank ode etik yang telah ada

10. Etika dalam Manajemen Proyek

      Seorang PMP harus mengikuti kode etik yang ada. Karena kode etik adalah begian penting dari semua manajemen proyek dan seorang PMP harus bertanggung jawab secara professional

11. Manajemen Proyek Software

    Enterprise Proyek Manajemen software mengintegrasikan informasi dari beberapa proyek untuk memperlihatkan status proyek-proyek yang telah disetujui, aktif, dan akan datang dalam seluruh organisasi Juga menyediakan link pada informasi yang lebih detail mengenai suatu proyek tertentu

Sumber:

http://sugi-arty.blogspot.com/2011/09/review-bab-1-dan-bab-2.html

http://apk.blog.ittelkom.ac.id/blog/files/2011/02/MPTI1.pdf

http://atamarenaperdana93.blogspot.com/2011/12/manajemen-proyek-dan-resiko.html

Information Technology Project Management, 5th "Edition" , by Kathy Schwalbe, Thompson Course  Technology, Boston-Massachusetts, 2007, Chapter 1 (ibm@ilkom.ac.id)

II. Konteks Manajemen Proyek dan TI.

1. Gambaran sistem dari manajemen proyek
    Ketika jumlah dan tingkat kerumitan proyek terus berkembang, maka manajemen proyek itu harus semakin perlu dipraktekan untuk membiasakan diri menghadapi masalah – masalah maupun kerumitan yang ditemui. Sehingga tingkat kerumitan yang menjadi beban, lama – lama akan berkurang 

    Manajer proyek yang sukses harus memiliki dan mengembangkan banyak ketrampilan dan memimpin tim mereka melalui praktek langsung. Proyek memiliki beberapa atribut, seperti bersifat unik, sementara dan dikembangkan secara incremental. Sebuah kerangka untuk manajemen proyek termasuk stakeholder, sembilan bidang pengetahuan, tools dan teknik, dan menciptakan portofolio proyek untuk menjamin kesuksesan perusahaan

2.Model Dari System Management

  Sistem Informasi Sentralisasi (SI Terpusat)

Sistem Informasi Sentralisasi (SI Terpusat) Merupakan sistem yang menempatkan data informasi Yang terpusat yang umunya bersifat tertutup untuk umum dan Distribusi terpusat, memiliki mainframe sebagai sumber basis data dan intranet. Karakteristik utama pendekatan terpusat adalah termasuk kontrol,efisiensi dan ekonomi misalnya sebuah sistem pengarsipan terpusat dimana catatan untuk beberapa orang dan unit yang terletak di salah satu lokasi pusat dan umumnya dibawah kendali orang staf catatan atau dalam kasus besar sistem pengarsipan terpusat.

-          Sistem Informasi Desentralisasi (SI Terdistribusi)

Sistem Informasi Desentralisasi (SI Terdistribusi) merupakan Pemrosesan dilakukan dimasing-masing pengguna yang dibagi menjadi dua yaitu peer to peer dan sistem terdistribus. Penempatan data atau informasi dan aplikasi yang digunakan untuk memperoleh informasi diletakkan secara tersebar karena desentralisasi ini merupakan kebalikan dari sentralisasi.

3. Pemahaman mengenai organisasi dan struktur dasar organisasi serta pengaruhnya pada proyek

     Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaanya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran
   Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus. Rasa keterkaitan ini bukan berarti keanggotaan seumur hidup akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka meskipun pada saat mereka menjadi anggota orang-orang dalam organisasi berpatipasi secara relatif teratur. Struktur organisasi mendefinisikan cara tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal. Variabel struktur

a. Ukuran (size):

• Makin besar akan semakin komplek impersonal, semakin lugas , semakin sulit diarahkan, semakin sulit dipadukan
• Ukuran menciptakan dilema
• Tak ada yang tahu ukuran yang optimum
• b. Jumlah tingkatan hirarkhi:
• Kalau terlalu banyak bisa timbul kesulitan komunikasi vertikal
• Sebaiknya tak terlalu banyak
• Perhatikan efektivitas komunikasi
  c. Struktur kewenangan:
• Orang-orang yang punya kewenangan membuat keputusan bagi organisasi
• Siapa saja yang termasuk dalam struktur
• Bila hanya satu orang bisa timbil kesulitan
• Pendelegasian wewenang
• d. Struktur komunikasi:
• Variabel yang terpenting
• Dari puncak hirarkhi sampai ke paling bawah
• Juga perlu diperhatikan komunikasi horisontal
  e. Struktur tugas:
• Sama dengan struktur peranan
• Cara organisasi membagi-bagi tugas/pekerjaan kepada anggota-anggotanya
• Apakah semua pekerjaan terbagi habis
• Apakah semua anggota mendapat peranan
• Apakah hanya orang tertentu saja yang berperan
• f. Struktur status dan prestis:
• Apa yang diperoleh dari organisasi dengan pengorbanan yang diberikan
• Apakah prestis (gengsi) seseorang akan naik dengan menjadi anggota organisasi
• Apakah prestis terbagi secara merata 
• Apakah organisasi memiliki jenjang status yang terbuka bagi semua anggota
• g. Jarak psikologis:
• Antara orang yang di puncak (pengambil keputusan) dan orang- orang di bawah (yang melakukan pekerjaan)
• Komunikasi emosi antara orang-orang dalam hirarkhi
• Menunjukkan kemudahan komunikasi vertikal effektif/tidak

4. Komitmen stakeholder dan top manajemen dalam proyek TI

      Stakeholder adalah orang-orang yang terkait dalam aktivitas proyek dan setiap stakeholder mempunyai komitmen untuk bekerja secara profesional dan bertanggung jawab dalam setiap manajemen proyek kerja. Stakeholder termasuk tim proyek, manajer proyek, sponsor proyek, maupun user (pengguna). Para manajer proyek harus mengambil waktu untuk mengidentifikasi, memahami, dan mengelola hubungan dengan semua stakeholder proyek menggunakan empat frame organisasi yang dapat membantu memenuhi kebutuhan stakeholder dan harapan. Dalam hal itu senior eksekutif stakeholder sangat penting di beberapa studi menyebutkan komitmen manajemen puncak sebagai salah satu faktor kunci yang terkait dengan proyek sukses

5. Phase dan siklus hidup proyek

      Ada 6 tahap siklus hidup proyek yaitu: Model Water Fall, System Engineering, Over Lapping Phases, Prototyping, Joint Aplication Development, Herative Life Cycle. Berikut penjelasan secara detailnya:

a. Model Water Fall

- System / Information Engineering and Modeling. Permodelan ini diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk software 

- Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak / Software Requirements Analysis. Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan difokuskan pada software 

- Design. Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan di atas menjadi representasi ke dalam bentuk “blueprint” software sebelum coding dimulai 

- Coding. Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding - Maintenance

- Testing / Verification. Sesuatu yang dibuat haruslah di ujicobakan 2. System Engineering

- Maintenance. Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di dalamnya adalah pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu

b. System Engineering 

Tahapannya dengan menggunakan OMT (Object Modelling Technique) 

- Model Objek 

- Model Dinamis

- Model Fungsional

c. Over Lapping Phases 

- Komunikasi pelanggan, yaitu tugas-tugas untuk membangun komunikasi antara pelanggan dan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan oleh pelanggan 

- Perencanaan, yaitu tugas-tugas untuk mendefinisikan sumber daya, ketepatan waktu, dan proyek informasi lain yg berhubungan 

- Analisis Resiko, yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk menaksir resiko manajemen dan teknis 

- Perekayasaan, yaitu tugas yang dibutuhkan untuk membangun satu atau lebih representasi dari apikasi tersebut 

- Konstruksi dan peluncuran, yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk mengkonstruksi, menguji, memasang , dan memberi pelayanan kepada pemakai 

- Evaluasi Pelanggan, yaitu tugas-tugas untuk mendapatkan umpan balik dari pelanggan 

d. Prototyping

- Pengumpulan kebutuhan. Pelanggan dan pengembang bersama-sama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat 

- Membangun prototyping. Membangun prototyping dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian kepada pelanggan (misalnya dengan membuat input dan format output)  

- Evaluasi protoptyping. Evaluasi ini dilakukan oleh pelanggan apakah prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginann pelanggan 

- Mengkodekan sistem. Dalam tahap ini prototyping yang sudah di sepakati diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai 

- Menguji sistem. Setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak yang siap pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan 

- Evaluasi Sistem. Pelanggan mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan 

- Menggunakan sistem. Perangkat lunak yang telah diuji dan diterima pelanggan siap untuk digunakan 

e. Joint Aplication Development  

- Bussiness Modelling. Tahap ini untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan informasi  

- Data Modelling. Tahap aliran informasi yang sudah didefinisikan, disusun menjadi sekumpulan objek data 

- Process Modelling. Tahap dimana objek data yang sudah didefinisikan diubah menjadi aliran informasi yang diperlukan untukmenjalankan fungsi-fungsi bisnis 

- Aplication Generation. Tahap dimana menggunakan component program yang sudah ada atau membuat component yang bisa digunakan lagi 

- Testing and Turnover. Tahap pengujian sistem

f. Herative Life Cycle 

- Perencanaan (Planning). Tujuan dari tahap perencanaan adalah untuk meng-hasilkan rencana kerja (work plan) formal untuk pengembangan sistem 

- Pendefinisian Knowledge (Knowledge Definition). Tujuan tahap ini adalah mendefiniskan kebutuhan knowledge dari sistem 

- Perancangan Knowledge (Knowledge Design). Tujuan tahap ini adalah menghasilkan rancangan rinci untuk sistem 

- Koding dan pengujian (Code and Checkout). Tahap ini menandakan dimulainya pemrograman

- Verifikasi Knowledge (Knowledge Verification). Tahap ini bertujuan untuk menentukan ketepatan, kelengkapan, dan konsistensi sistem 

- Evaluasi sistem (System Evaluation). Tahap ini merupakan tahap akhir dari siklus dan bertujuan untuk menyimpulkan apa yang dipelajari dari rekomendasi untuk perbaikan dan peningkatan

6. Siklus hidup produk

     Siklus hidup produk adalah suatu konsep penting yang memberikan pemahaman tentang dinamika kompetitif suatu produk. Seperti halnya dengan manusia, suatu produk juga memiliki siklus atau daur hidup. Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle) ini yaitu suatu grafik yang menggambarkan riwayat produk sejak diperkenalkan ke pasar sampai dengan ditarik dari pasar . Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle) ini merupakan konsep yang penting dalam pemasaran karena memberikan pemahaman yang mendalam mengenai dinamika bersaing suatu produk. Konsep ini dipopulerkan oleh levitt (1978) yang kemudian penggunaannya dikembangkan dan diperluas oleh para ahli lainnya
     Ada berbagai pendapatan mengenai tahap – tahap yang ada dalam Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle) suatu produk. Ada yang menggolongkannya menjadi introduction, growth, maturity, decline dan termination. Sementara itu ada pula yang menyatakan bahwa keseluruhan tahap – tahap Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle) terdiri dari introduction (pioneering), rapid growth (market acceptance), slow growth (turbulance), maturity (saturation), dan decline (obsolescence). Meskipun demikian pada umumnya yang digunakan adalah penggolongan ke dalam empat tahap, yaitu introduction, growth, maturity dan decline
Menurut Basu Swastha (1984:127-132), daur hidup produk itu di bagi menjadi empat tahap, yaitu: 

- Tahap perkenalan (introduction) 

    Pada tahap ini, barang mulai dipasarkan dalam jumlah yang besar walaupun volume penjualannya belum tinggi. Barang yang di jual umumnya barang baru (betul-betul baru) Karena masih berada pada tahap permulaan, biasanya ongkos yang dikeluarkan tinggi terutama biaya periklanan. Promosi yang dilakukan memang harus agfesif dan menitikberatkan pada merek penjual. Di samping itu distribusi barang tersebut masih terbatas dan laba yang diperoleh masih rendah
- Tahap pertumbuhan (growth)
     Dalam tahap pertumbuhan ini, penjualan dan laba akan meningkat dengan cepat. Karena permintaan sudah sangat meningkat dan masyarakat sudah mengenal barang bersangkutan, maka usaha promosi yang dilakukan oleh perusahaan tidak seagresif tahap sebelumnya. Di sini pesaing sudah mulai memasuki pasar sehingga persaingan menjadi lebih ketat. Cara lain yang dapat dilakukan untuk memperluas dan meningkatkan distribusinya adalah dengan menurunkan harga jualnya
- Tahap kedewasaan (maturity)
      Pada tahap kedewasaan ini kita dapat melihat bahwa penjualan masih meningkat dan pada tahap berikutnya tetap. Dalam tahap ini, laba produsen maupun laba pengecer mulai turun. Persaingan harga menjadi sangat tajam sehingga perusahaan perlu memperkenalkan produknya dengan model yang baru. Pada tahap kedewasaan ini, usaha periklanan biasanya mulai ditingkatkan lagi untuk menghadapi persaingan 

- Tahap kemunduran (decline)
     Hampir semua jenis barang yang dihasilkan oleh perusahaan selalu mengalami kekunoan atau keusangan dan harus di ganti dengan barang yang baru. Dalam tahap ini, barang baru harus sudah dipasarkan untuk menggantikan barang lama yang sudah kuno. Meskipun jumlah pesaing sudah berkurang tetapi pengawasan biaya menjadi sangat penting karena permintaan sudah jauh menurun.Apabila barang yang lama tidak segera ditinggalkan tanpa mengganti dengan barang baru, maka perusahaan hanya dapat beroperasi pada pasar tertentu yang sangat terbatas' Altematif-alternatif yang dapat dilakukan oleh manajemen pada saat penjualan menurun antara lain:
a. Memperbarui barang (dalam arti fungsinya)
b. Meninjau kembali dan memperbaiki progrcm pemasaran serta program produksiny a agar lebih efisien
c. Menghilangkan ukuran, warna, dan model yang kurang baik
d. Menghilangkan sebagian jenis barang untuk mencapai laba optimum pada barang yang sudah ada
e. Meninggalkan sama sekali barang tersebut 

7. Model Prediksi Hidup Proyek 

Pada bagian prediksi hidup proyek , di sini proyek sudah mempunyai ruang lingkup atau scope yang jelas , sehingga waktu penyelesaian proyek dapat di prediksi. Contoh model ini diantaranya adalah: 

• Waterfall Model
• Spiral Model
• Increment Building Model
• Prototyping Model
• Raid Application Development Model (RAD Model)

8. Konteks dari proyek IT

      Sebuah fenomena yang unik telah terjadi dalam bidang teknologi informasi. Fenomena ini dapat dilihat pada seluruh aktivitas yang terdapat didalamnya. Hampir seluruh aktivitas yang terkait dengan kegiatan perencanaan, pengembangan dan penerapan teknologi informasi dilakukan melalui aktivitas berbasis proyek. Hal ini tentunya sangat berbeda dengan menyelesaikan sebuah pekerjaan yang bersifat rutin, dimana dalam menyelesaikan aktivitas berorientasi proyek, waktu pelaksanaan kegiatan, sasaran yang ingin dicapai, out put yang akan dihasilkan, pihak-pihak yang terlibat, besarnya anggaran dan sumber daya yang dibutuhkan ditetapkan dengan jelas

      Fenomena diatas mengindikasikan bahwa seseorang yang ingin berhasil dalam meniti karir di dunia IT, harus memiliki kemampuan yang baik dalam bidang manajemen proyek teknologi informasi. Selain diterapkan dalam bidang konstruksi, ilmu manajemen proyek juga tidak kalah pentingnya untuk diterapkan dalam bidang IT. Nilai proyek IT yang cukup besar menyebabkan penanganan proyek-proyek IT harus direncanakan secara matang. Tidak jarang banyak proyek IT yang mengalami kegagalan dalam pencapaian tujuan, jadwal maupun batasan biaya yang telah ditetapkan diawal

9. Fungsi Kerja Manajemen Proyek 

Adapun fungsi kerja dari manajemen proyek, diantaranya adalah : 

• Menentukan lingkup proyek
• Mengidentifikasi stakeholder, pengambil keputusan, dan prosedur eskalasi
• Kembangkan daftar tugas rinci
• Perkiraan waktu yang diperlukan
• Mengembangkan diagram alur manajemen proyek awal
• Laporan status proyek
• Mengelola perubahan proses kontrol
• Evaluasi proyek yang diperlukan

10. Keahlian yang disarankan bagi manajer proyek 

     Seorang manajer proyek harus memiliki keterampilan yang luas hardskill maupun softskillnya keahlian yang disarankan yaitu :

- Keterampilan berkomunikasi yang baik dan tegas

- Keahlian dalam berorganisasi sehingga dapat membuat rencana dan menganalisis masalah

- Keterampilan team-building untuk memotivasi dan bekerja sama pada tim proyeknya

- Keterampilan teknologi

- Keterampilan penyesuaian diri yaitu fleksibel, kreatif, sabar serta pantang menyerah

- Keterampilan kepemimpinan agar memberikan visi yang besar untuk tujuan proyek tersebut

9. Karakteristik dari manajer proyek yang efektif dan tidak efektif 

Effective project manager:

• Visioner 
• Kompeten 
• Motivator yang baik 
• Mendukung anggota tim 
• Membuat ide–ide baru

Ineffective project manager:

• Minder 
• Motivator yang buruk 
• Tidak Kompeten 
• Komunikator yang buruk

Sumber:

http://iiam.blogdetik.com/2011/10/02/konteks-manajemen-proyek-dan-ti/ 

http://lembahperasaan.blogspot.com/2010/03/dasar-dasar-struktur-organisasi.html 

http://zoneep.wordpress.com/2009/04/27/tahapan-tahapan-siklus-hidup-proyek/

11. Karakteristik Dari Manajer Proyek Yang Efektif dan Tidak Efektif

Beberapa kontradiksi yang dihadapkan oleh manajer proyek antara lain:

• Inovasi dan menjaga stabilitas.
• Menetapkan gambaran dan terlibat langsung di lapangan.
• Mendorong individu tetapi juga menekan tim.
• Campur tangan atau tidak.
• Fleksibel tapi ketat.
• Loyalitas tim dan loyalitas organisasi.

Kontradiksi ini memerlukan kecakapan khusus bagi manajer proyek untuk mengambil posisi mereka dan menempatkan keputusan sesuai dengan keadaan. Terpaku pada suatu prinsip yang ketat tidak akan menyelesaikan masalah, karena manajer proyek tidak bekerja sendiri. Dalam buku yang sama Grey&Larson (2006) juga menggambarkan ciri-ciri dari seorang manajer proyek yang efektif. Diantaranya adalah:

Pemikir Sistem, kemampuan dalam berpikir untuk mengelola interaksi antar komponen dan sumber daya proyek yang berbeda-beda, karena tidak bisa dikatakan efektif apabila penyelesaian masalah hanya secara parsial. Hal ini akan mempersulit sang manajer untuk mengambil keputusan.

Integritas Pribadi, membangun dan meningkatkan kemampuan diri menjadi sangat penting dilakukan terlebih dahulu sebelum meningkatkan kemampuan anggota tim.

Proaktif, bedakan dengan reaktif. Para manajer proyek dituntut tidak hanya akan melihat peristiwa yang telah terjadi (reaktif), akan tetapi juga selalu meneropong masa depan dan berjuang keras menemukan masa depan proyek (Kartajaya, 2003)

Toleransi yang tinggi terhadap Stress, mengingat proyek merupakan hal yang rumit dan kompleks, pasti akan menimbulkan tekanan terhadap orang yang bebankan tanggungjawab kepadanya. Manajer proyek harus mampu mengelola kondisi psikologis mereka agar dapat bertahan dalam tekanan.

Perspektif Bisnis Umum, seorang manajer proyek harus memahami dasar-dasar bisnis dari disiplin teknis yang berbeda-beda sebagai kerja antar fungsional.

Politikus Mahir, strategi dalam menghadapi banyak orang dan mendapatkan dukungan dari semua pihak merupakan cirri penting manajer proyek yang sukses.

Optimis, Slater (1999) dalam bukunya Saving Big Blue mengatakan “Anda dalam kesulitan Besar jika Menganggap anda Sudah Selesai”. Maksud dari kata-kata ini ialah, masalah-masalah yang sudah diselesaikan tidak bisa kita lepas begitu saja, karena pada nantinya kan bermunculan masalah-masalah baru di dalam pelaksanaan proyek. Kepercayaan diri terhadap proyek, mampu membuat seorang manajer proyek melakukan inovasi dan mengubah strategi proyek ke arah yang lebih baik tanpa meninggalkan perencanaan yang telah ditetapkan.

Sumber:

http://iiam.blogdetik.com/2011/10/02/konteks-manajemen-proyek-dan-ti/ 

http://lembahperasaan.blogspot.com/2010/03/dasar-dasar-struktur-organisasi.html 

http://zoneep.wordpress.com/2009/04/27/tahapan-tahapan-siklus-hidup-proyek/

http://agungnetworks.blogspot.com/2013/10/2-konteks-manajemen-proyek-dan-ti.html

III. Grup proses Manajemen Proyek : Studi kasus

1. Grup proses manajemen proyek

      Dalam sebuah manajemen proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan antara yang satu dengan yang lainnya, dan tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu grup proses Dalam manajemen proyek terdapat 5 grup proses:

- Inisisasi yaitu dilakukannya pendefinisian proyek

- Perencanaan proyek yaitu mendefinisikan dan merinci tujuan proyek, serta merencanakan aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek itu sendiri dan sesuai batasan yang telah disepakati

- Eksekusi yaitu mengintegerasikan semua sumber daya yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek dengan melaksanakan apa yang sudah direncanakan 

- Kontrol yaitu mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya

- Akhir melakukan formalisasi hasil proyek berupa barang atau jasa yang dihasilkan dari proyek

2. Hubungan antara grup proses dan area knowledge
    Knowledge berperan penting dalam sebuah manajemen proyek terutama dalam pengawasan grup proses manajemen proyek. Dimana grup proses adalah suatu rencana demi kelancaran proyek agar lebih mudah dalam memulai proyek dan tugas knowledge merupakan memonitor segala hal dari berbagai aspek yang terjadi di dalam grup proses

3. Membangun metodologi manajemen proyek IT  

    Sebuah perusahaan vendor IT atau vendor apapun yang hidup matinya bergantung pada keberadaan proyek, memiliki masalah yang sama dalam menentukan metodologi apa yang cocok untuk digunakan dalam pengerjaan proyek. Dalam dunia IT lebih dalam lagi akan ada pertanyaan metodologi apa yang cocok untuk pengembangan software atau untuk digunakan sebagai acuan Software Development Life Cycle (SDLC)

     Pengalaman membuktikan, tidak adanya kejelasan metodologi yang jelas yang digunakan perusahaan akan membuat proyek berjalan tanpa arah dan akan sangat tergantung dari individu manajer proyeknya. Jika kondisi itu berlangsung pada proyek yang kompleks dan ditangani oleh manajer proyek yang tidak berpengalaman maka akan berakhir pada kegagalan proyek. Bagi orang yang lebih tinggi yaitu atasan dari manajer proyek, hal tersebut akan membuat proyek-proyek tidak bisa dimonitor apalagi dikontrol

     Memilih metodologi proyek memang bukan hal yang mudah. Kita tau ada berbagai macam metodologi mulai yang general, yang bisa diimplementasikan pada proyek apapun seperti PMBOK, PRINCE2 maupun yang spesifik untuk domain tertentu misalnya SWEBOK, XP, Scrum yang digunakan pada proyek development software. Masing-masing metodologi memiliki keuntungan dan kita perlu untuk TIDAK memilih begitu saja satu metodologi karena saya percaya tidak ada metodologi yang "one size fits all"

   Kita dapat mengelaborasikan beberapa metodologi dan membuatnya pesifik untuk perusahaan dengan catatan metodologi tersebut didefinisikan agar sesuai dengan sifat dari proyek-proyek yang ada dan sebisa mungkin masih dapat disesuaikan (tailored) sesuai dengan besarnya proyek

      Untuk mengelaborasi metodologi, sebaiknya kita mulai dengan studi beberapa metodologi yang sudah ada. Ada baiknya kita membuat listing yang lengkap dari metodologi yang yang sudah ada, mempelajarinya secara high level, kemudian menentukan yang menjadimain interest, lalu melakukan klasifikasi seperti yang dijelaskan sebuah artikel "Defining & Classifying Project Management Methodologies." Berikut ini gambaran level dari klasifikasi metodologi manajemen proyek dari artikel tersebut

    Ada baiknya perusahaan membuat sebuah referensi metodologi manajemen proyek pada Level 3 (Organization specific, customized methodology). Yang dibuat sedemikian rupa sehingga dapat diadaptasi menjadi L4 maupun L5 sesuai kemampuan manajer proyek
     Sebuah kesimpulan yang menarik terkait pemilihan metodologi ini dapat kita lihat dari artikel "Methodology Per Project". Menurut penulis artikel tersebut, Alistair Cockburn, metodologi memiliki sepuluh elemen dasar yaitu: roles, skills, activities, techniques, tools, teams, deliverables, standards, quality measures dan project values. Tidak semua metodologi mencakup semua elemen tersebut, semakin besar proyek maka harus semakin besar metodologinya artinya aspek elemen yang dicakup harus semakin lengkap. Hal tersebut bisa dilakukan dengan cara mengelaborasi beberapa metodologi. Lebih jauh lagi, perusahaan seharusnya tidak hanya mendefinikan acuan metodologi tetapi sebuah common frame of reference yang mencakup:

- A common project management model

- Companywide project management training programs

- Project management career development

- Knowledge-sharing activities

4. Studi kasus : JWD Consulting’s Project Management Intranet Site 

JWD Consulting’s Project Management Intranet Site terdiri dari beberapa proses sebagai berikut ini:
- Initiating
- Planning
- Executing
- Monitoring and Controlling
- Closing

- Initiating
Inisiasi merupakan tahap pengenalan dalam memulai proyek baru, dan memastikan bahwa pada tahap ini proyek akan dijalankan dengan benar
Input: 

• Mengidentifikasikan pihak-pihak yang berkepentingan
• Menganalisis kebutuhan yang diperlukan dalam membangun proyek 
• Memperkirakan resiko-resiko yang akan muncul

Output:  

• Project charter terselesaikan dan disepakati 
• Terpilihnya Manajer Proyek
• Teridentifikasinya pihak-pihak yang berkepentingan
• Business case terselesaikan 

-Planning
Tujuan utama dari perencenaan proyek adalah untuk memandu pelaksanaan proyek
Input: 

• Berupa output dari proses inisiasi sebelumnya

Output:  

• Ditentukannya lingkup proyek 
• Adanya kontrak tim
• Adanya WBS
• Scheduled Project terbentuk
• Adanya daftar dari resiko yang diprioritaskan

-Executing
Proses executing proyek diperlukan untuk memastikan bahwa aktifitas dalam perencanaan proyek terpenuhi
Input: 

• Berupa output dari proses perencanaan (planning)

Output:  

• Mengimplementasikan solusi dari masalah-masalah yang ada 
• Mengetahui data performansi kerja dari tim
• Perencanaan Manajemen Proyek (diperbaharui)
• Terkualifikasinya daftar penjual

-Monitoring and Controlling
Monitoring and Controlling merupakan pengukuran dan pemantauan perkembangan secara berkala akan tujuan proyek untuk memastikan adanya kecocokkan antara progress dgn rencana awal proyek, selain itu untuk memantau setiap penyimpangan yang ada dari rencana awal
Input: 

• Berupa output-an dari proses sebelumnya

Output: 

• Adanya recommended corrective actions, preventive actions, dan defect repair 
• Terukurnya performansi
• Terukurnya kontrol kualitas
• Resolved Issues 

- Closing
Meraih lebih banyak lagi stakeholders dan pelanggan yang menerima layanan ataupun produk akhir kita
Input: 

• Berupa output dari proses penutupan

Output:  

• Final Product, service or result 
• Menutup kontrak
• Dokumentasi

5. Inisiasi proyek

    Inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk dan berakhir ketika manajer proyek diberikan otoritas juga petunjuk untuk memulai perencanaan

6. Dokumen inisiasi proyek

    Dokumen inisisasi proyek merupakan dokumen yang berisi tentang tahap awal kegiatan awal yang sudah dibentuk sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan oleh tim proyek

7. Rencana proyek

    Rencana proyek merupakan sebuah kerangka gagasan – gagasan dalam menjalankan sebuah manajemen proyek dan demi mensukseskan apa yang menjadi tujuan manajemen proyek itu dibuat

Sumber :
http://iiam.blogdetik.com/2011/10/16/grup-proses-manajemen-proyek/
http://ejlp.blogspot.com/2010/05/memilih-metodologi-manajemen-proyek.html
http://indiegocreativity.blogspot.com/2010/03/mpti-case-study-jwd-consultings-project.html

http://atamarenaperdana93.blogspot.com/2011/12/manajemen-proyek-dan-resiko.html

8. Eksekusi proyek, pengawasan proyek, penyelesaian proyek, dan Post-Project Follow-up

Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables  atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol pelaksanaan proyek juga penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek

Sumber :
http://iiam.blogdetik.com/2011/10/16/grup-proses-manajemen-proyek/
http://ejlp.blogspot.com/2010/05/memilih-metodologi-manajemen-proyek.html
http://indiegocreativity.blogspot.com/2010/03/mpti-case-study-jwd-consultings-project.html

http://atamarenaperdana93.blogspot.com/2011/12/manajemen-proyek-dan-resiko.html

http://krisdianprabowo.blogspot.com/2013/10/manajemen-proyek.html

IV.Project Integration Management (Manajemen Integrasi)

Project Integration Management atau Integrasi Manajemen Proyek adalah proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa unsur-unsur berbagai proyek dikoordinasikan secara efektif. Integrasi manajemen adalah praktek membuat sesuatu di setiap bagian dari proyek ini adalah terkoordinasi

1. Kunci sukses keseluruhan proyek : Project Integration Management yang baik.
-    Manajer Proyek harus mampu mengintegrasikan seluruh knowledge area selama project life cycle berlangsung

-    Kebanyakan manajer proyek terlalu berfokus pada halhal yang detail tetapi melupakan big picture dari proyek yang sedang dikerjakan

-    Manajemen Integrasi Proyek, bukanlah integrasi perangkat lunak

-    Manajemen Integrasi Proyek: termasuk Interface 

-    Management (identifikasi dan manajemen poin-poin interaksi antar elemen-elemen dalam proyek

2. Proses dan overview Project Integration Management
Sembilan proses project integration management dapat menjelaskan bidang ilmu dan berbagai pengalaman praktis di manajemen proyek, dari sudut pandang komponen-komponen prosesnya. Proses-proses tersebut diorganisasikan menjadi sembilan bidang ilmu yang akan dijelaskan dibawah ini :

-    Manajemen Lingkup Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan, agar dapat dipastikan bahwa proyek telah mencakup seluruh pekerjaan yang benar-benar dibutuhkan, agar proyek berhasil diselesaikan. Terdiri dari persiapan, perencanaan lingkup, penetapan lingkup, verifikasi dan pengendalian perubahan lingkup.

-    Manajemen Waktu Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat dipastikan proyek selesai tepat waktu. Terdiri dari penetapan aktifitas, pengurutan aktifitas, perkiraan lama aktifitas, serta penyusunan dan pengendalian jadwal.

-    Manajemen Biaya Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat dipastikan proyek selesai, sesuai dengan anggaran yang disetujui. Terdiri dari perencanaan sumber daya, perkiraan biaya, anggaran biaya dan pengendalian biaya.

-    Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek, secara paling efektif. Terdiri dari perencanaan organisasi, perekrutan staff dan pembangunan tim kerja.

-    Manajemen Komunikasi Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk dapat dipastikan agar informasi proyek dapat dikumpulkan, disusun, disebar, dan disimpan. Terdiri dari perencanaan komunikasi, distribusi informasi, pelaporan kinerja,dan penyelesaian administratif.

-    Manajemen Resiko Proyek, menjelaskan proses-proses yang berhubungan dengan pengidentifikasian resiko, kuantifikasi resiko, penyusunan penanggulangan resiko dan pengendalian  penanggulangan resiko.

-    Manajemen Pengadaan Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk menghasilkan barang atau jasa dari pihak lain. Terdiri dari perencanaan pengadaan, perencanaan tata cara undangan ke peserta, rapat undangan peserta, pemilihan peserta, pemilihan mitra, pelaporan serta administrasi kontrak kerja dan penyelesaian kontrak.

-    Manajemen Integrasi Proyek, menjelaskan berbagai proses yang dibutuhkan, agar dapat dipastikan, berbagai elemen dari proyek dikoordinasikan dengan baik. Manajemen integrasi terdiri dari pembuatan rencana proyek, pelaksanaan rencana proyek dan pengendalian perubahaan secara keseluruhan.

3. Kerangka kerja integrasi manajemen proyek. Pengembangan, atribut, dan elemen umum dari sebuah rencana proyek .

Berpikir tentang proyek, sama artinya dengan menuangkan gagasan-gagasan dalam sebuah kerangka konsep. Semakin matang konseptualisasi sebuah proyek, semakin mudah perencana proyek merunut semua aktivitas yang berjalan dalam rentang waktu pelaksanaan proyek hingga titik pencapaian tujuan. Berawal dari tahap inilah, suatu proyek diperkirakan kelayakannya. Selanjutnya konsepsi dituangkan dalam sebuah perencanaan yang biasanya berbentukproposal.
Bersamaan dengan terbitnya gagasan, penyusunan konsep dan proposal, kerangka kerja manajemen proyek mulai dilaksanakan. Di dalam kerangka kerja, lebih dulu disepakati terminologi dan pandangan terhadap proyek yang akan dilakukan. Sedemikian rupa harus dipahami tentang konteks penerapan proyek, gambaran jelas tentang lingkungan proyek yang akan direncanakan, dan cara memahami berbagai proses interaksi yang secara umum terjadi dalammanajemenproyek.
Manajemen proyek dalam hal ini berarti penerapan pengetahuuan, ketrampilan, sarana dan teknik untuk menjalani segala aktivitas yang sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan proyek. Ruang lingkup pengetahuan tentang manajemen proyek (project management knowledge) meliputi:

a.    manajemen integrasi proyek, terdiri dari :
pengembangan perencanaan proyek, pelaksanaan proyek dan kontrol terhadap perubahan secara terpadu. Ini dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh elemen proyek terkoordinasidenganbaik.

b.    manajemen ruang lingkup proyek
dimulai pada saat proyek ditetapkan lalu tahap perencanaan, perumusan proyek, verifikasi proyek hingga pengawasan, sehingga dipastikan pekerjaan yang dilakukan benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan syarat keberhasilan proyek.

c.    manajemen waktu
mulai dari merumuskan aktivitas-aktivitas, tahapan aktivitas, perkiraan waktu yang dibutuhkan, penyusunan jadwal hingga kontrol kerja. Manajemen waktu penting dalam memperkirakan berapa panjang waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek sehingga dijamin selesai  pada waktunya.

d.    manajemen biaya
meliputi perencanaan sumber daya, perkiraan besarnya biaya, penganggaran hingga kontrol pembelanjaan. Hal ini penting, terutama untuk pengajuan dana proyek kepada donor sehingga dalam pelaksanaannya proyek dipastikan selesai sesuai dengan biaya yang telah dianggarkan.

e.    manajemen mutu
dimulai dari perencanaan mutu, jaminan dan kontrol, penetapan standar yang ingin dicapai suatu proyek penting sehingga mendapatkan hasil yang memuaskan bagi pelaksana proyek maupun pihak-pihak lain (stakeholder).

f.    manajemen sumber daya manusia (SDM)
mulai dari perencanaan organisasi, persiapan staf dan persiapan tim karena sebuah tim pelaksana proyek harus terdiri atas manusia-manusia yang memiliki kemampuan, dedikasi dan integritas. Manajemen SDM ini penting untuk menyusun komposisi SDM yang efektif bagi pelaksanaan     proyek.

g.    manajemen komunikasi proyek, terdiri atas
perencanaan komunikasi, sistem penyebaran informasi, pelaporan kinerja dan aspek administratif lain, ini untuk memastikan informasi seputar pelaksanaan proyek dapat dikelola denganbaik.

h.    manajemen resiko
mulai dari identifikasi resiko, perencanaan manajemen resiko, analisa kualitatif dan kuantitatif resiko, perencanaan respon, monitoring dan kontrol resiko yang mungkin muncul (butir ini paling jarang dipersiapkan oleh sebagian besar pelaksana proyek, sehingga ketika muncul krisis tidak mampu menanggapi dengan cepat dan tepat). Proses ini erat kaitannya dengan identifikasi, analisis dan respon terhadap resiko yang muncul.

i.    manajemen pengadaan
mulai dari perencanaan pengadaan, perencanaan kebutuhan sumber daya hingga segala urusan administrasi kontrak-kontrak, bagian ini tampaknya sepele, tapi menjadi penting ketika ditemukan bahwa pelaksana proyek perlu bantuan dari pihak luar atau pihak lain, misalnya dari donor, mitra kerja ataupun dari pemerintah.

4. Contoh Outline untuk a Software Project Management Plan (SPMP)

5. Analisis Stakeholder dan contohnya.

STAKEHOLDERS ANALYSIS :
-    Dokumen stakeholder analysis merupakan dokumen yang penting (dan sensitif), karena memberikan informasi mengenai stakeholder berkaitan dengan
a.    nama dan organisasi stakeholder
b.    peranannya dalam proyek
c.    fakta-fakta unik mengenai stakeholder
d.    level keterlibatannya dan
e.    ketertarikannya akan proyek saran-saran untuk menjaga relasi dengan stakeholder

6. Eksekusi rencana proyek dan ketrampilan penting yang dibutuhkan.

MENGELOLA EKSEKUSI PROYEK :
1.    Eksekusi Proyek adalah tahap melaksanakan pekerjaan yang telah digambarkan dalam project plan
2.    Mayoritas waktu dan uang digunakan dalam eksekusi proyek
3.    Area aplikasi proyek sangat mempengaruhi eksekusi proyek, karena selama eksekusi proyek inilah produk dari proyek dihasilkan.

KETRAMPILAN PENTING DALAM EKSEKUSI PROYEK
-    Kepemimpinan
-    Komunikasi
-    Politik
-    Kemampuan menggunakan tools dan techniques

·                        Work Authorization System: menjamin orang yang memiliki kualifikasi yang cukup, melakukan pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat dan dengan urutan yanag benar

·                        Status Review Meetings: rapat terencana dan terjadwal yang digunakan untuk saling bertukar informasi mengenai proyek yang sedang berjalan

·                        Project Management Software: perangkat lunak khusus yang digunakan dalam manajemen proyek

7. Alat dan teknik eksekusi proyek.
Alat dan teknik digunakan untuk mengembangkan rencana manajemen proyek :

-    Metodologi manajemen proyek
LANGSUNG DAN PELAKSANAAN PROYEK KELOLA
Tujuan dari pelaksanaan proyek langsung dan mengelola adalah untuk menjalankan pekerjaan yang ditetapkan dalam rencana manajemen proyek dalam rangka untuk mencapai persyaratan proyek rinci dalam pernyataan ruang lingkup proyek. Dalam fase ini, sebagian besar anggaran

proyek dihabiskan.

Alat dan teknik untuk proses proyek langsung dan mengelola eksekusi
a.    Metodologi manajemen proyek
b.    Manajemen proyek sistem informasi

Keluaran dari proses proyek langsung dan mengelola eksekusi
a.    Deliverables
b.    diminta perubahan
c.    Diimplementasikan permintaan perubahan
d.    Diimplementasikan tindakan korektif
e.    Diimplementasikan tindakan pencegahan
f.    Diimplementasikan perbaikan cacat
g.    Pekerjaan informasi kinerja

-    Manajemen proyek sistem informasi
MONITOR DAN PEKERJAAN PENGENDALIAN PROYEK
Proses pelacakan, meninjau, dan mengatur kemajuan untuk memenuhi tujuan kinerja yang ditetapkan dalam Rencana Manajemen Proyek masukan
a.    Rencana Manajemen Proyek
b.    Laporan kinerja
c.    Faktor Lingkungan perusahaan
d.    Organisasi Proses Aset

-    ahli Penghakiman
LAKUKAN PERUBAHAN PENGENDALIAN TERPADU
berarti mengkoordinasikan perubahan di seluruh proyek. Proses ini meliputi permintaan meninjau, menyetujui perubahan dan mengendalikan perubahan (hasil apapun produk yang unik dan dapat diverifikasi, atau kemampuan untuk melakukan layanan yang diidentifikasi dalam dokumentasi manajemen proyek perencanaan dan harus diproduksi dan disediakan untuk menyelesaikan proyek) deliverable.

Keluaran
 Ubah Perbarui Status Permintaan

Tools & Teknik
ahli Penghakiman Berkaitan dengan:
a.    Mempengaruhi faktor yang menciptakan perubahan untuk memastikan bahwa perubahan yang disepakati
b.    Menentukan perubahan yang telah terjadi
c.    Mengelola perubahan yang sebenarnya ketika mereka terjadi

-    Work Authorization System: menjamin orang yang memiliki kualifikasi yang cukup, melakukan pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat dan dengan urutan yanag benar.
-    Status Review Meetings: rapat terencana dan terjadwal yang digunakan untuk saling bertukar informasi mengenai proyek yang sedang berjalan
-    Project Management Software: perangkat lunak khusus yang digunakan dalam manajemen proyek
-    Alat dan teknik eksekusi proyek :
a.    Metodologi manajemen proyek
b.    Manajemen proyek sistem informasi

8. Integrated change control dan process pada proyek TI

INTEGRATED CHANGE CONTROL
-    Termasuk di dalamnya mengidentifikasi, mengevaluasi dan mengelola perubahan selama project life cycle
-    Tujuan utama pengendalian perubahan
a.    Memperhitungkan faktor-faktor yang mengakibatkan perubahan dalam rangka menjamin bahwa perubahan menguntungkan (cross check scope, time, cost & quality)
b.    Menentukan apakah perubahan sudah terjadi
c.    Mengelola perubahan yang terjadi

KONTROL PERUBAHAN DALAM PROYEK IT

·                        Pandangan lama: Tim Proyek harus melakukan apa yang sudah direncanakan tepat waktu dan tepat biaya.

·                        Masalahnya: Stakeholders jarang sekali menyetujui batasan proyek di awal, serta waktu dan estimasi biaya seringkali tidak akurat.

·                        Pandangan Modern: Manajemen Proyek adalah proses  komunikasi dan negosiasi yang konstan.

·                        Solusi: Perubahan seringkali memberikan keuntungan dan tim proyek harus membuat rencana untuk mengakomodasi perubahan tersebut.

9. Change Control System dan Change Control Boards (CCB)
SISTEM KONTROL PERUBAHAN
Merupakan proses yang terdokumentasi yang menggambarkan kapan dan bagaimana dokumendokumen proyek dan pekerjaannya dapat diubah. Menggambarkan orang yang berwenang untuk¢membuat perubahan dan bagaimana cara membuat perubahan tersebut. Seringkali melibatkan Change Control Board (CCB),  manajemen konfigurasi dan proses untuk mengkomunikasikannya

CHANGE CONTROL BOARD
Kelompok formal dari orang-orang yang bertanggung} jawab untuk menyetujui atau menolak perubahan dalam proyek CCB harus memberikan panduan untuk mempersiapkan} perubahan, mengevaluasi perubahan dan mengelola implementasi perubahan yang disetujui.
 Anggota CCB biasanya terdiri} atas stakeholders dari keseluruhan organisasi. Masalah yang dihadapi: CCB jarang bertemu dan} membuat keputusan akan perubahan membutuhkan waktu rapat yang panjang, padahal proyek harus terus berjalan karena dibatasi oleh waktu yang telah disepakat.

10 . Konfigurasi Manajemen 
Definisi :
Merupakan seni untuk mengidentifikasi, mengorganisasi, kontrol modifikasi pada software yang sedang dibangun oleh tim programming.  Tujuan dari Manajemen Konfigurasi adalah memaksimalkan produktivitas dengan meminimalisasi kesalahan Manajemen Konfigurasi dilakukan untuk :

·                        Identifikasi perubahan

·                        Control perubahan

·                        Memastikan bhw perubahan telah dilakukan dengan baik

·                        Memberi report kepada pihak lain yang membutuhkan

Faktor terjadinya perubahan :

•    Bisnis baru atau kondisi pasar yang menjadikan perubahan pada kebutuhan produk atau aturan bisnis

•    Kebutuhan customer baru yang menyebabkan perubahan permintaan data oleh sistem informasi, fungsi yang ada pada produk, atau service yang diberikan oleh sistem berbasis komputer

•    Re-organisasi dan/atau perubahan bisnis yang menyebabkan perubahan dalam prioritas proyek atau struktur tim software engineering

•    Batasan anggaran  dan jadwal yang menyebabkan redefinisi sistem atau produk

CONFIGURATION AUDIT

•    Identifikasi, version control, dan change control membantu developer software untuk me-maintain permintaan pada saat terjadi kondisi yang tidak diinginkan

•    Bagaimana bisa memastikan bahwa perubahan diimplementasikan dengan baik ? Jawabannya tergantung dua hal, yakni : Formal Technical Reviews dan Software Configuration Audit

•    Formal Technical Reviews berfokus pada pembetulan teknis dari objek konfigurasi yang telah dimodifikasi

•    Software Configuration Audit melakukan assesment objek konfigurasi untuk karakteristik yang belum tercantum dalam review

source :

http://huangcorp.wordpress.com
http://wikipedia.org
http://google.com/Manajemen kualitas.pdf
http://www.scribd.com/doc/8960813/Manajemen-Kualitas-Dalam-an-Jasa/ProjectQuality Management.ppt
http://mcfans-mpti.blogspot.com/
http://als-journal.blogspot.com/2011/09/project-integration-management.html
http://apk.blog.ittelkom.ac.id/blog/files/2011/02/MPTI41.pdf
http://yankumala.wordpress.com/2011/10/08/grup-proses-manajemen-proyek-dan-integrasi manajemen-proyek/
http://muamergani.blogspot.com/2010/10/project-integration-management.html
http://xyz2110.blogspot.com/

https://slideplayer.info/slide/11964388/

V.Project Scope Management

1. Pengertian Project Scope Management

Project Scope Management adalah acuan semua pekerjaan yang termasuk harus dikerjakan dalam rangka menghasilkan produk proyek, beserta proses-proses yang dilakukan untuk membuat produk yang dimaksud. Project Scope Management atau Batasan Proyek mendefinisikan apa yang akan dikerjakan atau apa yang tidak akan dikerjakan dalam sebuah proyek.

·     2. Proses Project Scope Management

- Inisiasi : memulai proyek atau melanjutkan pada fase berikutnya

- Perencanaan ruang lingkup proyek

- Pendefinisian ruang lingkup proyek

- Membangun WBS

- Verifikasi ruang lingkup proyek

- Kendali perubahan ruang lingkup proyek

·        3. Inisiasi Proyek

Adalah proses pemilihan proyek dalam rangka mendukung rencana strategis organisasi. Rencana strategis sebuah organisasi akan melibatkan tujuan jangka panjang organisasi tersebut. Sebuah Proyek IT harus mendukung strategi organisasi dengan memberikan keuntungan kompetitif termasuk keuntungn finansial didalamnya.

I     Identifikasi Proyek Potensial

a. Kebanyakan organisasi mengikuti proses perencanaan dalam memilih proyek IT

b. Membangun Rencana strategis IT berdasarkan rencana strategis organisasi secara menyeluruh.

c. Analisis Area Bisnis

d. Mendefinisikan proyek yang potensial

e. Memilih proyek IT dan menempatkan sumber daya yang dibutuhkan

Proses Rencana TI

·         Metode Pemilihan Proyek

Dalam memilih sebuah proyek harus di ikuti dengan metode yang meliputi :

Berfokus pada kebutuhan utama organisasi

Kategorisasi proyek IT

Analisis Finansial

Weighted Scoring Model

Implementasi Balanced Scorecard

4. Mengapa perusahaan investasi pada TI.

Banyak ahli yang telah mencoba melakukan penelitian mengenai keputusan investasi teknologi informasi. Mereka berusaha mengaitkan antara produktivitas penggunaan komputer terhadap pertumbuhan ekonomi perusahaan. Terdapat juga ahli yang melakukan penelitian untuk melihat hubungan antara investasi modal dalam teknologi informasi dan kinerja produktivitas perusahaan.

Beberapa peneliti menemukan hubungan positif antara hubungan investasi tenologi informasi dengan

produktivitas dan kinerja perusahaan seperti yang dilakukan oleh Bhatt pada tahun 2000, Stratopoulos dan Dehning pada tahun 2000 serta Swierczek and Shrestha pada tahun 2003.

Pada saat perusahaan memutuskan untuk melakukan pembelian peralatan teknologi informasi,

perusahaan harus dapat memutuskan pembelian tersebut akan dilakukan secara langsung atau berjumlah satuan tanpa perencanaan khusus atau perusahaan telah memiliki anggaran khusus yang disediakan untuk membeli peralatan teknologi informasi untuk mengubah sistem operasional perusahaan dengan menggunakan peralatan teknologi informasi sebagai pendukung dalam usaha pencapaian strategi perusahaan. Membeli secara satuan ataupun membeli dalam partai besar, nilai yang dikeluarkan oleh perusahaan tetap merupakan jumlah yang tidak sedikit. Terutama bagi perusahaan yang memang mengandalkan fungsi komputer dalam kegiatan sehari-hari.

Hal yang menjadi pertanyaan adalah apakah pada saat membeli peralatan teknologi informasi tersebut perusahaan telah melakukan perhitungan dengan tepat mengenai nilai yang harus dibayar dan apakah nilai tersebut sebanding dengan keuntungan yang akan diterima di masa mendatang?

·         Benefit Investasi Teknologi Informasi

Secara akuntansi, umumnya pencatatan pembelian peralatan teknologi informasi hanya dicatat sebagai asset dan disusutkan secara rutin setiap periodenya untuk mengurangi nilai sebagai perhitungan bahwa peralatan tersebut telah digunakan atau dimanfaatkan. Penyusutan tersebut pun tercatat sebagai expense karena diasumsikan bahwa pemakaian peralatan teknologi informasi tersebut merupakan beban bagi perusahaan yang dapat mengurangi nilai pendapatan yang telah diperoleh sehingga mengurangi nilai laba.

Padahal dengan melakukan investasi dalam pembelian peralatan teknologi informasi atau investasi TI dapat memberikan benefit lebih bagi perusahaan. Para ahli umumnya membagi benefit terhadap investasi TI tersebut menjadi dua bagian besar, yaitu tangible benefit danintangible benefit.

Tangible benefit adalah keuntungan yang dapat diperhitungkan oleh perusahaan secara fisik dan memiliki data yang real secara dokumentasi serta dapat dipertanggungjawabkan dengan mudah. Intangible benefit merupakan keuntungan yang didapat oleh perusahaan tetapi tidak dapat dihitung secara fisik dan umumnya perusahaan tidak memiliki data pasti. Contoh intangible benefit adalah produktivitas kerja karyawan meningkat, kepuasan pelanggan karena layanan dapat diberikan dengan lebih cepat dan akurat, dan keuntungan lainnya. Berdasarkan penelitian Andresen, dkk benefit terbagi menjadi lebih detail dengan rincian sebagai berikut.

·         

Dasar Penentuan Investasi Teknologi Informasi

Menurut Ross dan Beth dalam penelitiannya yang diterbitkan pada MIT Sloan Menagement Review yang berjudul Beyond the Business Case: New Approaches to IT Investmentmengatakan bahwa terdapat dua pendekatan umum dalam melakukan investasi teknologi informasi, yaitu Strategic Objective mengutamakan keuntungan jangka pendek dan pertumbuhan jangka panjang dan Technology Scope menerapkan infrastruktur teknologi informasi dan sebagai business solution.

5. Identifikasi Proyek Potensial

Tahap pertama dalam manajemen proyek menentukan proyek teknologi informasi mana yang pertama dilakukan. Langkah pertama adalah mengenali perencanaan teknologi informasi yang didasarkan pada rencana strategi organisasi secara menyeluruh.

Termasuk dalam rencana strategi adalah tujuan jangka panjang dengan menganalisis kekuatan dan kelemahan organisasi, mempelajari kesempatan dan hambatan lingkungan bisnis, prediksi kecenderungan ke depan, dam memprediksi kebutuhan-kebutuhan produk dan jasa baru. Sangat penting para manajer di luar departemen teknologi informasi untuk membantu dalam proses perencanaan strategi teknologi informasi sehingga personel teknologi informasi mengetahui strategi organisasi dan mengidentifikasi area bisnis yang mendukungnya.

Setelah mengenali area bisnis langkah selanjutnya dalam proses perencanaan teknologi informasi adalah sebuah analisis bisnis area tersebut. Analisis area bisnis berisi dokumen tentang proses bisnis dimana teknologi informasi dapat memberikan benefit.

Langkah selanjutnya adalah mendefinisikan proyek potensial teknologi informasi, ruang lingkup , benefit dan kendala-kendalanya. Dan langkah terakhir adalah memilih proyek yang akan dikerjakan dan mengalokasikan sumber daya untuk mengerjakan proyek tersebut.

Hubungan proses perencanaan teknologi informasi dan identifikasi proyek potensial

terlihat pada gambar di bawah ini :

6. Proses rencana TI dan metode pemilihan proyek.

Proses Perencanaan TI

Lihat lagi gambar di atas. Karna mempunyai hubungan antara Proses perencanaan TI dan Proyek Potensial.

Metode Pemilihan Proyek

1       Biasanya tidak cukup waktu atau sumber daya untuk menerapkan semua proyek.

2     Metode untuk memilih proyek meliputi:

Ø  Berfokus pada kebutuhan organisasi yang luas.

Ø  Mengkategorikan proyek teknologi informasi.

Ø  Menunjukkan net present value atau analisis keuangan lainnya.

Ø  Dengan model skor tertimbang.

Ø  Menerapkan balanced scorecard.

7   7. Kategori proyek TI.

Beberapa kategori proyek TI tersebut antara lain:

1. Software Development

2. Package implementation

3. System enhancement

4. Consultancy and business analysis assignments

5. System migration

6. Infrastructure implementation

7. Outsource (and in sourcing)

8. Disaster recovery

9. Smaller IS projects.

8. Analisis keuangan proyek (Net Present Value Analysis, Net Present Value Example, Return on Investment, and Payback Analysis)

·         Analisis Keuangan Proyek

Ø  Pertimbangan-pertimbangan keuangan sering merupakan aspek penting dari proses seleksi proyek.

Ø  Tiga utama metode untuk menentukan nilai keuangan diproyeksikan proyek:

§  Net Present Value (NPV) Analysis

§  Return on Investment (ROI)

§  Payback Analysis

·         Net Present Value Analysis

ü  NPV merupakan indikator dari seberapa besar nilai investasi atau proyek menambah perusahaan.

ü  NPV adalah alat sentral dalam arus kas diskonto (DCF) analisis, dan merupakan metode standar untuk menggunakan nilai waktu dari uang untuk menilai proyek jangka panjang.

ü  Digunakan untuk penganggaran modal, dan di seluruh bidang ekonomi, keuangan, dan akuntansi.

Return On Investment

ü  Laba atas investasi dihitung dengan mengurangkan biaya proyek dari manfaat dan kemudian membaginya dengan biaya.

ü  Semakin tinggi investasi, semakin baik.

ü  Banyak organisasi memiliki tingkat rata-rata pengembalian atau tingkat minimum yang dapat diterima atas pengembalian investasi untuk proyek-proyek.

ü  Internal rate of return (IRR) dapat dengan dihitung dengan menetapkan NPV menjadi nol.

·         Payback Analysis

Ø  Payback period adalah jumlah waktu yang diperlukan untuk menutup, dalam bentuk arus kas masuk bersih, jumlah dolar yang diinvestasikan dalam proyek.

Ø  Payback terjadi ketika manfaat diskon kumulatif dan biaya yang lebih besar dari nol.

Ø  Banyak organisasi ingin proyek TI memiliki payback period yang cukup singkat.

9. Weighted Scoring Model dan contohnya.

Weighted scoring model adalah alat yang menyediakan suatu proses yang sistematis untuk memilih proyek berdasarkan kriteria banyak. Semakin tinggi weight score semakin baik.

Langkah-langkah dalam mengidentifikasi weighted scoring model :

- Mengidentifikasi kriteria penting untuk proses seleksi proyek.

- Menetapkan bobot (persentase) untuk setiap kriteria sehingga mereka menambahkan hingga 100%.

- Menetapkan skor untuk setiap kriteria proyek.

- Kalikan nilai dengan bobot untuk mendapatkan total weighted scores.

Berikut adalah ontohnya :

10. Penerapan Balanced Scorecard

·     § Drs. Robert Kaplan dan David Norton mengembangkan pendekatan untuk membantu memilih dan mengelola proyek-proyek yang sejalan dengan strategi bisnis.

§ A balanced scorecard adalah suatu metodologi yang mengkonversi nilai organisasi driver, seperti layanan pelanggan, inovasi, efisiensi operasional, dan kinerja keuangan, untuk serangkaian metrik  yang telah didefinisikan.

11. Project Charters dan contohnya.

Setelah memutuskan proyek apa yang sedang di kerjakan, penting untuk membiarkan seluruh organisasi tahu. Project charter adalah sebuah dokumen yang secara formal mengakui keberadaan proyek dan memberikan arahan mengenai tujuan proyek dan manajemen. Kunci stakeholder proyek harus menandatangani proyek charter untuk mengakui perjanjian pada kebutuhan dan tujuan proyek.

Contoh project charter :

12. Scope Planning and the Scope Statement

Pernyataan lingkup dapat mengambil banyak bentuk tergantung pada jenis proyek yang dilaksanakan dan sifat organisasi. Rincian pernyataan ruang lingkup deliverable proyek dan menjelaskan tujuan utama. Tujuan harus mencakup kriteria keberhasilan terukur untuk proyek tersebut.

Sebuah pernyataan lingkup harus ditulis sebelum pernyataan kerja dan harus menangkap, dalam istilah yang sangat luas, produk dari proyek, misalnya, "mengembangkan sistem berbasis perangkat lunak untuk menangkap dan melacak pesanan untuk perangkat lunak." Sebuah pernyataan lingkup juga harus mencakup daftar pengguna menggunakan produk tersebut, serta fitur-fitur pada produk yang dihasilkan.

Sebagai pernyataan lingkup awal harus berisi:

Ø  Piagam proyek

Ø  Pemilik proyek, sponsor, dan stakeholder

Ø  Pernyataan masalah

Ø  Tujuan dan sasaran proyek

Ø  Persyaratan proyek

Ø  Deliverable proyek

Ø  Proyek non-tujuan (apa yang keluar dari ruang lingkup)

Ø  Milestones

Ø  Perkiraan biaya

13. The Work Breakdown Structure (WBS) dan pendekatan pengembangannya

WBS adalah suatu metode pengorganisaian proyek menjadi struktur pelaporan hierarakis. WBS digunakan untuk melakukan Breakdown atau memecahkan tiap proses pekerjaan menjadi lebih detail.hal ini dimaksudkan agar proses perencanaan proyek memiliki tingkat yang lebih baik.WBS disusun bedasarkan dasar pembelajaran seluruh dokumen proyek yang meliputi kontrak, gambar-gambar, dan spesifikasi. Proyek kemudian diuraikan menjadi bagian-bagian dengan mengikuti pola struktur dan hirarki tertentu menjadi item-item pekerjaan yang cukup terperinci, yang disebut sebagai Work Breakdown Structure.

14. Prinsip Dasar Pembentukan WBS

Pada dasarnya WBS merupakan suatu daftar yang bersifat top-down secara hirarki, menerangkan komponen-komponen yang harus dibangun dan pekerjaan yang berkaitan dengannya.

Model WBS memberikan beberapa keuntungan, antara lain:

• Memberikan daftar pekerjaan yang harus diselesaikan

• Memberikan dasar untuk mengestimasi, mengalokasikan sumber daya, menyusun jadwal, dan menghitung biaya

• Mendorong untuk mempertimbangkan secara lebih serius sebelum membangun suatu proyek.

Setelah WBS berhasil disusun dan perkiraan lama waktu pelaksanaan telah dihitung, selanjutnya dilakukan penyusunan jadwal kerja. Pada dasarnya ada dua jenis model deskripsi penjadwalan, yaitu:

·           Bar Chart: Yang hanya menerangkan flow time dari setiap pekerjaan dan tanpa keterkaitan antar pekerjaan. Deskripsi ini paling baik digunakan pada presentasi

·           Network diagram: Yang menunjukkan keterkaitan antar tugas dan mengidentifikasi saat kritis pada jadwal.

15. Scope Verification dan Scope Change Control

Scope Verification adalah Mengkonfirmasi bahwa proyek bisa berjalan, akurat, tepat, dan benar. Melibatkan persetujuan formal project scope yang diselesaikan stakeholders,  dengan melakukan penyelidikan pada pelangaran. Untuk menerima persetujuan formal dari project scope, tim proyek harus membuat dokumentasi yang jelas dari produk proyek dan prosedur untuk mengevaluasi jika proyek sudah diselesaikan dengan benar.

Scope Change Control adalah

berkaitan dengan:

- memengaruhi faktor-faktor yang membuat perubahan, untuk memastikan bahwa

cakupan perubahan tersebut bermanfaat

-  menentukan bahwa perubahan ruang lingkup telah terjadi

- mengelola kapan akan terjadi perubahan yang signifikan.

Source :

https://www.google.com/#q=Mengapa+perusahaan+investasi+pada+TI

https://www.google.com/#q=Proses+rencana+TI+dan+metode+pemilihan+proyek

http://en.wikipedia.org/wiki/Scope_statement

http://kennediemersonsimbolon.wordpress.com/2011/12/19/project-scope-management/

http://tridewipangestika95.blogspot.com/2011/01/manajemen-ruang-lingkup.html

VI.Project Time Management(ManajemenWaktu)

Manajemen waktu proyek merupakan salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang manajer proyek. Manajemen waktu proyek dibutuhkan manajer proyek untuk memantau dan mengendalikan waktu yang dihabiskan dalam menyelesaikan sebuah proyek. Dengan menerapkan manajemen waktu proyek, seorang manajer proyek dapat mengontrol jumlah waktu yang dibutuhkan oleh tim proyek untuk membangun deliverables proyek sehingga memperbesar kemungkinan sebuah proyek dapat diselesaikan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

Terdapat beberapa proses yang perlu dilakukankan seorang manajer proyek dalam mengendalikan waktu proyek yaitu :

1.  Mendefinisikan aktivitas proyek.

Merupakan sebuah proses untuk mendefinisikan setiap aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek.

2. Urutan aktivitas proyek.

Proses ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antara tiap-tiap aktivitas proyek.

3.  Estimasi aktivitas sumber daya proyek.

Estimasi aktivitas sumber daya proyek bertujuan untuk melakukan estimasi terhadap penggunaan sumber daya proyek.

4. Estimasi durasi kegiatan proyek.

Proses ini diperlukan untuk menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek.

5. Membuat jadwal proyek.

Setelah seluruh aktivitas, waktu dan sumber daya proyek terdefinisi dengan jelas, maka seorang manager proyek akan membuat jadwal proyek. Jadwal proyek ini nantinya dapat digunakan untu menggambarkan secara rinci mengenai seluruh aktivitas proyek dari awal pengerjaan proyek hingga proyek diselesaikan.

6. Mengontrol dan mengendalikan jadwal proyek.

Saat kegiatan proyek mulai berjalan, maka pengendalian dan pengontrolan jadwal proyek perlu dilakukan. Hal ini diperlukan untuk memastikan apakah kegiatan proyek berjalan sesuai dengan yang telah direncanakan atau tidak. Setiap proses di atas setidaknya terjadi sekali dalam setiap proyek dan dalam satu atau lebih tahapan proyek.

1. Pentingnya Jadwal Proyek

Manajer proyek biasanya menganggap penyerahan hasil tepat pada waktunya adalah tantangan yang paling besar. Isu mengenai jadwal merupakan sebab utama terjadinya konflik dlm proyek, khususnya pada paruh kedua jalannya proyek. Waktu merupakan besaran yang paling tidak fleksibel; waktu akan berlalu apapun yang terjadi pada proyek.

Konflik Jadwal

Penyebab konflik:

1.              Individual work style

2.              Perbedaan budaya

3.              Indikator tipe Myers-Briggs berfokus pd perilaku individu terhadap struktur  dan tengat (deadline)

4.              Beberapa individu memilih untuk mengikuti jadwal dan memenuhi tengat sementara beberapa individu yang lain tidak

5.              Perbedaan budaya bahkan untuk negara yang sama akan mempunyai perilaku yang berbeda terhadap jadwal

2. Proses Manajemen Waktu Proyek

Manajemen waktu proyek adalah tahapan mendefinisikan proses-proses yang perlu dilakukan selama proyek berlangsung berkaitan dengan penjaminan agar proyek dapat berjalan tepat waktu dengan tetap memperhatikan keterbatasan biaya serta penjagaan kualitas produk/servis/hasil unik dari proyek.

Terdapat beberapa proses yang perlu dilakukan seorang manajer proyek dalam mengendalikan waktu proyek yaitu :

1.      Urutan Aktifitas Proyek.

Proses ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antara tiap-tiap aktivitas proyek.

2.      Mendefinisikan Aktifitas Proyek.

Merupakan sebuah proses untuk mendifinisikan setiap aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek.

3.      Mengontrol dan Mengendalikan Jadwal Proyek.

Saat kegiatan proyek mulai berjalan, maka pengendalian dan pengontrolan jadwal proyek perlu dilakukan. Hal ini diperlukan untuk memastikan apakah kegiatan proyek berjalan sesuai dengan yang telah direncanakan atau tidak.

4.      Estimasi Aktivitas Sumber daya Proyek.

Estimasi aktivitas sumber daya proyek bertujuan untuk melakukan estimasi terhadap penggunaan sumber daya proyek.

5.      Estimasi Durasi Kegiatan Proyek.

Proses ini diperlukan untuk menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek.

6.      Membuat Jadwal Proyek

Setelah selurh aktivitas, waktu dan sumber daya proye terdefinisi dengan jelas, maka seorang manajer proyek akan membuat jadwal proyek. Jadwal proyek ini nantinya dapat digunakan untuk menggambarkan secara rinci mengenai seluruh aktivitas proyek dari awal pengerjaan proyek hingga proyek diselesaikan.

3. Definisi dan susunan aktivitas

Aktivitas atau tugas adalah elemen pekerjaan yang biasanya ditemukan pada WBS yang membutuhkan durasi, biaya, dan sumber daya. Jadwal proyek juga menjadi dokumen mendasar yang mengawali proyek yang mencakup tanggal mulai dan berakhirnya proyek tersebut, juga mengenai informasi anggaran. Definisi aktivitas juga mencakup pengembangan WBS yang lebih rinci dan penjelasan yang mendukung pengertian tentang bagaimana pekerjaan akan dilakukan, sehingga dapat di buat estimasi biaya dan durasi pekerjaan yang realistis.

Daftar aktivitas adalah tabulasi aktivitas yang akan dimasukkan ke jadwal proyek, dan daftar aktivitas ini harus mencakup :

Nama aktivitas

-          Nomor atau identitas aktivitas

-          Deskripsi singkat tentang aktivitas

Attribut aktivitas menyediakan informasi yang lebih banya tentang setiap aktivitas, misalnya tentang aktivitas sebelumnya, aktivitas sesudahnya, relasi logis, kebutuhan sumber daya, hambatan-hambatan, tanggal final, dan asumsi-asumsi terkait aktivitas.

4. Project Network Diagrams (Activity-on-Arrow (AOA) Network Diagram, Arrow Diagramming Method (ADM),dan Precedence Diagramming Method (PDM)

Contoh AOA (Activity on Arrow) Network Diagram untuk ProyekX Manajemen

Proses membuat Diagram AOA

1.Tentukan semua aktivitas yang berawal dinode1. Gambarkan nodea khirnya dan tanda panah yang menghubungkan node1 dengan node-node akhirnya.Tulis huruf atau namaa ktivitas disertai estimasi durasi yang dibutuhkan pada tanda panah yang berkaitan.

2. Lanjutkan menggambar network diagram, dengan cara menggambarkannya dari kiri kekanan. Perhatikan node-node yang diikuti oleh 2 atau lebih aktivitas ,atau sebaliknya 1 node yang didahului oleh 2 atau lebih aktivitas, jika perlu digabung atau dipisahkan.

3.Diagram terus digambar hingga semua aktivitas tercantum pada diagram, termasuk keterkaitan / ketergantungan satu ativitas dengan aktivitas lainnya.

4.Perhatikan aturan: semua tanda panah harus mengarah dari kiri kekanan, dan tidak ada tanda panah yang saling berpotongan

Arrow Diagramming Method (ADM)

•Disebut juga activity-on-arrow (AOA) project network diagrams

•Aktivitas direpresentasikan sebagai tanda panah

•Node atau lingkaran sebagai penanda awal dan akhir sebuah aktivitas

•Hanya dapat menunjukkan ketergantungan dari awal ke akhir

Precedence Diagramming Method (PDM)

•Aktivitas direpresentasikan oleh kotak-kotak

•Tanda panah menunjuk kan relasi antar aktivitas

•Lebih popular dibandingkan ADM dan banyak digunakan dalam manajemen proyek perangkat

•Lebih baik dalam memperlihatkan berbagai tipe ketergantungan.

5. Jenis ketergantungan penugasan

Ketergantungan mandatori      :  sejalan dengan sifat pekerjaan yang akan dilakukan dalam proyek

( hard logic ).

Ketergantungan diskresionari     : ditentukan oleh tim proyek (soft logic) dan harus digunakan dengan hati-hati krn kemungkinan akan membatasi pilihan penjadwalan yg sesudahnya.

Ketergantungan eksternal     :  mencakup hubungan antara aktivitas proyek dan aktivitas non proyek.

Tipe Ketergantungan Tugas :

·                        FS (Finish-to-Start) : Task B can’t start until  A finishes

·                        SS (Start-to-Start) : Task B can't start until A start

·                        FF (Finish-to-Finish) : Task B can't finish until A finished

·                        SF (Start-to-Finish) : Task B can't finish until A start

6. Estimasi durasi aktivitas dan pembentukan jadwal (Gantt Charts, dan Critical Path Method (CPM))

Estimasi Durasi Aktivitas

•Setelah mendefinisikan aktivitas serta urutannya, langkah selanjutnya dalam manajemen adalah mengestimasi durasi yang dibutuhkan oleh aktivitas-aktivitas terebut.

•Durasi adalah jumla aktual waktu yang dibutuhkan untuk bekerja ditambah dengan waktu

•Effort adalah jumlah hari atau jumlah jam yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

•Orang yang melakukan / bertanggung jawab dengan sebuah aktivitas / pekerjaan sebaiknya turut serta dalam mengestimasi durasi aktivitas, sedang para ahli memberi masukan dan mengevaluasi hasilnya.

Membangun Jadwal

•Gunakanlah hasil proses manajemen waktu sebelumnya untuk membangun jadwal. Sehingga lebih mudah dalam menentukan tanggal awal dan tanggal akhir dari sebuah aktivitas.

•Tujuan utama dari proses ini adalah membangun jadwal yang realistis sebagai dasar dalam memonitor kemajuan proyek berkaitan dengan keterbatasan waktu.

•Alat yang dapat digunakan antara lain: Gantt Charts, PERT analysis, critical path analysis, dan critical chain scheduling.

Gantt Charts

•Gantt charts menampilkan jadwal proyek dengan format standar, yaitu dengan menampilkandaftar aktivitas beserta tanggal awal dan akhirnya dalamformat kalender.

•Simbol-simbolnya:

•A black diamond: milestones or significant events on a project with zero duration

•Thick black bars: summary tasks

•Lighter horizontal bars: tasks

•Arrows: dependencies between tasks

Milestones

Milestones adalah peristiwa penanda yang mempunyai durasi nol

Kriteria SMART dalam membuat milestones, yaitu:

•Specific

•Measurable

•Assignable

•Realistic

•Time-framed

Critical Path Method (CPM)

CPM adalah teknik menganalisis jaringan kegiatan / aktivitas-aktivitas ketika menjalanlankan proyek dalam rangka memprediksi durasi total

•Critical path sebuah proyek adalah deretan aktivitas yang menentukan waktu tercepat yang mungkin agar proyek dapat diselesaikan

•Critical path adalah jalur terpanjang dalam network diagram dan mempunyai kesalahan paling sedikit

Cara menentukan Critical Path

•Buatlah network diagram yang baik

•Tambahkan durasi untuk tiap aktivitas pada setiah jalur yang ada pada diagram tersebut.

•Jalur terpanjang adalah critical path

7. Calculating Early and Late Start and Finish Dates

8. Teknik memperpendek jadwal proyek

9. Crashing and Fast Tracking

Adalah teknik yang tanpanya manajer proyek tidak dapat bertahan. Ini adalah teknik kompresi jadwal, dan tidak seharusnya digunakan secara umum. Tapi, ini sangat umum dalam kehidupan nyata. Ada banyak kekuatan pendorong yang perlu mengompresi jadwal. Sering kali alasan bisnis mendorong untuk menggunakannya. Atau, kadang-kadang manajer proyek mendapat tekanan dari pemangku kepentingan bisnis.

10. Critical Chain Scheduling

Adalah menghargai "dampak variasi" dari suatu proyek. Biasanya, dalam manajemen proyek, dampak variasi ditemukan menggunakan model statistik seperti PERT atau analisis Mote Carlo. Penjadwalan rantai penting tidak melengkapi dampak varians dengan konsep yang disebut "buffer". Buffer pada dasarnya melindungi rantai kritis dari variasi dalam rantai non-kritis lainnya memastikan rantai kritis benar-benar kritis.

11. Program Evaluation and Review Technique (PERT), PERT Formula and Example

Program Evaluation and Review Technique (PERT) adalah suatu model jaringan yang mampu memetakan waktu penyelesaian kegiatan yang acak. PERTdikembangkan pada akhir tahun 1950-an untuk proyek U.S. Navy's Polaris yang memiliki ribuan kontraktor.

Contoh dari sebuah PERT :

Activities digambarkan oleh busur dan diberi kode A, B, C dst, sebagai simbol Kegiatan A: ……., Kegiatan B: ……., Kegiatan C: ……., , dst. Busur juga diberikan keterangan berapa lama perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan yang bersangkutan.

Sedangkan milestones digambarkan oleh titik/lingkaran yang diberi nomor kode yang naik berurut dari awal hingga akhir diagram. Penomoran dengan kode 10, 20, 30, dst, bertujuan untuk memberi ruang apabila kemudian diperlukan penambahan kegiatan di antara masing-masing titik, misalnya diantara titik 10 dan 20, akan ditambahkan titik 15.

Proses perencanaan PERT meliputi langkah-langkah berikut:

1.        Mengidentifikasi kegiatan (activities) dan tonggak proyek (milestones) yang spesifik,

2.       Menentukan urutan yang tepat dari kegiatan-kegiatan,

3.       Menyusun model diagram jaringan,

4.       Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk masing-masing kegiatan,

5.       Menentukan tahapan dan jalur kritis,

6.       Melakukan pemantauan dan evaluasi serta koreksi pada diagram PERT selama proyek berlangsung.

Diagram PERT sangat bermanfaat bagi pengelolaan sebuah proyek karena menyediakan informasi berikut:

·                Jangka waktu penyelesaian proyek,

·                Kemungkinan penyelesaian proyek sebelum tanggal yang ditentukan,

·                Tahapan kegiatan yang kritis, yang dapat berdampak langsung terhadap waktu penyelesaian proyek,

·                Kegiatan yang memiliki tenggat waktu relatif longgar yang seharusnya dapat dikelola sebagai tambahan waktu bagi tahapan kegiatan kritis,

·                Tanggal kegiatan dimulai dan tanggal kegiatan berakhir (periode program).

Rumus PERT :

12. Penggunaan software dalam mendukung manajemen waktu proyek.

Menurut studi terbaru, peralatan perencanaan proyek yang sangat populer mencakup berbagi file, pelacakan waktu, integrasi email, dan bagan Gantt. Tentu saja, ini tidak mengherankan. Namun, peralatan apa saja yang jarang digunakan oleh organisasi? Menariknya, obrolan video, obrolan real-time, integrasi media sosial, dan akses seluler merupakan peralatan yang sering diabaikan dalam aplikasi manajemen proyek. Namun, dengan mempertimbangkan fakta bahwa komunikasi dianggap sebagai aspek paling penting dalam manajemen proyek yang sukses, bukankah PM melewatkan sesuatu yang vital? Berikut ulasan lebih mendetail tentang lima sumber daya yang belum dimanfaatkan dan bagaimana sumber daya tersebut dapat membantu penyelesaian proyek dengan mudah dan lebih efisien:

1. Obrolan video/real time—Aplikasi manajemen proyek dengan alat komunikasi terpadu memungkinkan anggota tim proyek berkolaborasi menggunakan suara, video, atau obrolan langsung dari dalam proyek. Seberapa pentingkah fitur ini untuk kesuksesan tim? Laporan Project Management Institute (PMI) menyatakan bahwa, sesuai laporan perusahaan, komunikasi yang buruk menjadi penyebab utama kegagalan proyek. Kemampuan untuk berkomunikasi secara real time dengan anggota tim yang berada di kantor atau di berbagai belahan dunia menggunakan alat yang dirancang untuk mengirimkan percakapan penting Anda dengan cepat dan aman adalah kunci keberhasilan proyek.

2. Integrasi media sosial—Media sosial kini lebih dari sekadar pembaruan Facebook dan mengirim tweet tren terbaru. Kini, media sosial juga digunakan untuk meningkatkan komunikasi antar tim dan pemangku kepentingan proyek. Penelitian menyatakan bahwa penggunaan media sosial memungkinkan adanya “obrolan ringan” yang “mempererat hubungan untuk membantu menciptakan pemahaman dan lingkungan yang memberi pengaruh positif, mendukung, kolaboratif, dan saling memercayai.” Jadi, mengapa tidak memanfaatkan fitur-fitur tersebut untuk membantu mewujudkan proyek yang sukses? Menggunakan aplikasi dengan kemampuan sosial perusahaan, misalnya umpan berita Yammer khusus di SharePoint, sangat berguna untuk berkomunikasi dengan rekan kerja secara real time mengenai detail proyek.

3. Akses seluler—Menggunakan aplikasi yang tersedia di Windows, iOS, dan Android menjadi hal yang sangat penting agar semua orang dapat memperbarui tugas di perangkat pilihan mereka serta menampilkan garis waktu dan laporan di mana pun. Sebuah solusi yang memungkinkan anggota tim mengirimkan pembaruan di mana pun mereka berada menjadi suatu hal yang vital karena pelacakan waktu adalah komponen yang sangat penting dari manajemen proyek yang sukses. Penyempurnaan entri tugas dan waktu menyediakan visibilitas langsung kepada manajer proyek untuk segera membuat keputusan yang matang dengan lebih cepat.

VII.Project Cost Management

1.       Pentingnya Project Cost Manajemen
Informasi manajemen biaya merupakan informasi yang dibutuhkan untuk mengelola secara efektif perusahaan atau organisasi non laba. Informasi keuangan saja dapat mengakibatkan misleading karena infomasi tersebut cenderung berfokus pada jangka pendek.

2.       Pengertian Cost Dan Project Cost Manajemen
Cost atau Biaya adalah semua sumber daya yang harus dikorbankan untuk mencapai tujuan spesifik atau untuk mendapat sesuatu sebagai gantinya. Biaya pada umumnya diukur dalam satuan keuangan seperti dollar, rupiah, dsb

Project Cost Manajemen atau Manajemen Biaya Proyek adalah proses yang dibutuhkan untuk menjamin bahwa proyek dapat diselesaikan sesuai dengan budget yang telah disepakati.

3.       Proses Projeck Scope Management

     Plan Scope Management (Management perencanaan ruang lingkup), adalah kegiatan untuk mendokumentasikan pendefinisian, proses validasi, dan pengontrolan Proyek. Tujuannya adalah untuk memberikan arahan tentang cara scope pengelolaan dalam proyek

Mengumpulkan Requirement, adalah kegiatan untuk mengumpulkan kebutuhan dari Stakeholder. Pada tahap ini, input yang diperlukan diantaranya : Scope management plan, requirement management plan, stakeholder management plan, Project Charter, dan Stakeholder Register. Input ini kemudian diproses dengan beberapa cara seperti interview,            analisis dokumen, dan membuat prototype. Output yang diperoleh pada tahap ini adalah    requirement documentation dan requirement traceability matrix.

Mendefinisikan Scope (ruang lingkup). Pada tahap ini, dilakukan pemilihan requirement berdasarkan requirement yang telah dikumpulkan pada tahap sebelumnya. Pada tahap ini, dibuat deskripsi lengkap tentang proyek dan produk, atau layanan

Membuat WBS (Work Breakdown Structure). Pada tahap ini, dilakukan pemecahan pekerjaan agar lebih mudah dilakukan.

Memvalidasi Scope. Proses validasi ini dilakukan berdasarkan Control Quality yang ditinjau oleh Customer atau Sponsor.

Mengontol Scope, adalah proses untuk memantau status dari suatu proyek dan scope produk serta mengelola perubahan pada scope

4.Prinsip Dasar Dari Cost Management

Prinsip dasar dari Cost Management

Ada empat prinsip untuk menyelaraskan manajemen biaya dan pertumbuhan baris paling atas:

Prinsip Satu - Gunakan target penjualan yang ambisius dan pertumbuhan laba untuk memotivasi kebutuhan, dan komitmen untuk, pertumbuhan berorientasi manajemen biaya.

·         Gunakan target penjualan yang ambisius dan pertumbuhan laba untuk memotivasi kebutuhan, dan komitmen untuk, pertumbuhan berorientasi manajemen biaya.

Kebanyakan perusahaan tidak melihat manajemen biaya sebagai terkait dengan strategi perusahaan, atau sebagai platform untuk pertumbuhan. Misalnya sebuah perusahaan dengan pertumbuhan pendapatan yang solid sejarah tetapi dengan hanya sederhana pertumbuhan penjualan membutuhkan perubahan dalam kinerja, ini dapat dicapai dengan menetapkan menantang atas-dan bawah-line target sehingga perusahaan perlu biaya memotong dan meningkatkan penjualan untuk mencapai penghasilan yang diinginkan pertumbuhan. Jika pesaing mereka memiliki basis biaya yang lebih efisien mereka akan mencapai tingkat yang sama dari profitabilitas, tetapi juga akan dapat berinvestasi lebih banyak dalam pemasaran dan inovasi. Akhirnya konsisten di bawah investasi dalam pertumbuhan dibandingkan dengan pesaing dan mempertahankan daripada menurunkan biaya operasi akan mengakibatkan batas atas garis pertumbuhan dan erosi dari posisi bisnis dari waktu ke waktu.

Prinsip Dua - Penjahit pengurangan biaya target ke posisi biaya yang ada dan strategi bisnis masing-masing.

·         Penjahit pengurangan biaya target ke posisi biaya yang ada dan strategi bisnis masing-masing.

Hal ini memerlukan target pertumbuhan untuk manajer di seluruh perusahaan untuk mencerminkan karakteristik bisnis yang, ini akan mempengaruhi berapa persen dari pendapatan yang meningkat akan datang dari pemotongan biaya dan apa yang dari atas-garis pertumbuhan di bisnis yang berbeda.

Selain target pertumbuhan pendapatan yang ditetapkan oleh manager senior yang tiga faktor lain harus diperhitungkan ketika menetapkan target pengurangan biaya untuk bisnis apapun, mereka harus seimbang, dan tidak harus didahulukan:

·         Bagaimana tingkat biaya dibandingkan dengan orang-orang dari bisnis lain di perusahaan?

·         Bagaimana tingkat biaya dibandingkan dengan orang-orang untuk pesaing?

·         Bagaimana tingkat biaya akan diperlukan untuk mendukung tingkat pertumbuhan diproyeksikan dan memastikan bahwa bisnis tersebut tidak 'keluar-investasi' pada pertumbuhan dengan pesaing?

Prinsip Tiga - Membedakan antara 'baik' dan 'buruk' biaya.

·         Membedakan antara 'baik' dan 'buruk' biaya.

Bagian paling penting dari pendekatan manajemen yang berorientasi pertumbuhan biaya dimulai setelah penghasilan dan biaya-pengurangan target telah ditetapkan. Tantangannya adalah untuk mengurangi biaya tetapi tidak kehilangan kemampuan kritis yang menjaga daya saing. Misalnya dengan menilai seluruh biaya penjualan, umum dan daerah administrasi dari inisiatif bisnis pemotongan biaya dapat membawa biaya bisnis sejalan dengan para pesaing, dan menciptakan dana untuk re-investasi dalam pertumbuhan.

Empat Prinsip - Membuat kondisi yang tepat untuk manajemen biaya yang berkelanjutan.

·         Membuat kondisi yang tepat untuk manajemen biaya yang berkelanjutan.

Membuat perubahan proses manajemen, organisasi dan kemampuan sering merupakan prasyarat untuk manajemen biaya terus menerus. Hal ini dapat dicapai dengan memperbaiki cara pelaporan keuangan dilakukan pada daerah biaya bisnis yang spesifik masing-masing, dan memastikan bahwa pemotongan biaya di satu area tidak akan menaikkan biaya di negara lain. Juga dengan berbagi dan mengkoordinasikan praktek bisnis terbaik dari masing-masing dalam perusahaan seluruh kelompok akan mendapatkan keuntungan dari setiap pengalaman orang lain.

6. Estimasi Biaya , Jenis - Jenis serta Tekniknya

Mengembangkan perkiraan atau estimasi biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Dalam sebuah estimasi biaya terdapat identifikasi dan pertimbangan dalam memperkirakan beberapa alternatif biaya untuk memulai dan menyelesaikan proyek. Jumlah biaya yang akan dikeluarkan dan risiko harus dapat dipertimbangkan, misalnya seperti membuat keputusan untuk membeli suatu barang atau hanya menyewanya saja untuk keperluan proyek, berbagi sumber daya dalam rangka mengoptimalkan biaya dalam proyek. Biaya yang disusun akan memperhitungkan keseluruhan sumber daya yang dibutuhkan dalam sebuah proyek, termasuk tenaga kerja, material, peralatan, jasa, dan fasilitas dan beberapa kategori spesial seperti faktor inflasi atau biaya contingency. Estimasi biaya merupakan penilaian kuantitatif yang mendekati untuk kebutuhan sumber daya dalam proyek.

Alat dan teknik dasar untuk perkiraan biaya:

Analog atau perkiraan top-down: menggunakan biaya yang sebenarnya dari sebuah proyek, sebelumnya sama sebagai dasar untuk memperkirakan biaya proyek ini.

8. Jenis Masalah dan Estiminasi Biaya IT

Agar tidak terjadi kerugian dalam mengerjakan kontrak pekerjaan konstruksi, ada beberapa jenis estimasi biaya konstruksi yang bisa anda pilih untuk menentukan harga. Tentunya sebelumnya harus disepakati antara kontraktor dengan owner metode mana yang akan dipakai. Berikut metode dan jenis estimasi biaya konstruksi tersebut :

1.    Estimasi Harga Pasti

Ada dua metode yang bisa anda gunakan dalam membuat estimasi harga pasti :

·         Metode Lumpsum.

Ini dilakukan bila jenis pekerjaan dan jumlahnya telah diketahui dan dikenal benar. Dalam hal ini resiko bagi kontraktor relatif tinggi. Owner diuntungkan dengan harga yang sudah pasti sehingga bisa membuat anggaran.

·         Metode Harga Satuan.

Metode harga satuan ditentukan berdasarkan harga per item pekerjaan. Dalam penawaran dicantumkan estimasi jumlah setiap jenis pekerjaan untuk kemudian ditotalkan brdasarkan gambar rencana arsitektur.

2.    Estimasi Harga Perkiraan

Estimasi ini didasarkan fakta rincian biaya dari proyek sebelumnya. Beberapa metode yang bisa digunakan :

·         Harga per Fungsi.

Perhitungan berdasarkan pada estimasi setiap fungsi penggunaan.

·         Harga Luas.

Metode ini mendasarkan perhitungan luas persegi.

·         Harga Volume.

Harga volume didasarkan pada kubikasi volume bangunan.

·         Modular Takeoff.

Metode ini mengacu pada konsep modul kemudian dikalikan dengan seluruh proyek.

·         Partial Takeoff.

Metode dengan menggabungkan semua jenis pekerjaan yang sebelumnya diperkiraan berdasarkan harga satuan.

·         Harga Satuan Panel.

Metode ini dilakukan dengan mengasumsikan harga satuan per luas lantai, keliling, dinding, atap dan semua item pekerjaan lainnya. 

10. Project Fortopolio Management 

Manajemen Portofolio Proyek (PPM) adalah manajemen terpusat dari proses, metode, dan teknologi yang digunakan oleh manajer proyek dan kantor manajemen proyek (PMOS) untuk menganalisis dan kolektif mengelola kelompok proyek sekarang atau yang diusulkan berdasarkan karakteristik banyak kunci . Tujuan dari PPM adalah untuk menentukan campuran sumber daya yang optimal untuk pengiriman dan jadwal kegiatan untuk mencapai tujuan terbaik operasional dan keuangan organisasi - sementara menghormati kendala yang diberlakukan oleh pelanggan, tujuan strategis, atau faktor eksternal dunia nyata.

Berbeda open source dan perangkat lunak teknologi komersial dapat memberikan kritis, memungkinkan platform untuk PPM.

 VII PROJECT COST MANAGEMENT PROCESSES

Project Cost Manajement atau biasa disebut dengan manajemen biaya adalah sebuah metode yang menggunakan teknologi untuk mengukur biaya dan produktivitas melalui siklus hidup penuh proyek tingkat perusahaan. Project Cost Manajemen meliputi beberapa fungsi khusus manajemen proyek yang mencakup kontrol pekerjaan memperkirakan, pengumpulan data lapangan, penjadwalan, akuntansi dan desain.

Sebelum membahas tentang Project Cost Management, kita harus mengerti dulu apa pengertian dari cost itu sendiri. Cost atau Biaya adalah semua sumber daya yang harus dikorbankan untuk mencapai tujuan spesifik atau untuk mendapat sesuatu sebagai gantinya. Biaya pada umumnya diukur dalam satuan keuangan seperti dollar, rupiah, dsb. Sedangkan Project Cost Manajemen atau Manajemen Biaya Proyek adalah proses yang dibutuhkan untuk menjamin bahwa proyek dapat diselesaikan sesuai dengan budget yang telah disepakati.

Project Cost Management mempunyai proses. Proses nya bias dilihat dari gambar dibawah ini

1.1 Project Cost Management Process

Terdapat 4 proses dari Project Cost Management, yaitu:

1. Plan Cost Management

Merupakan proses untuk menetapkan kebijakan, prosedur, dan dokumentasi perencanaan, pengelolaan, pengeluaran, dan pengendalian biaya proyek.

Manfaat utama dari proses ini adalah untuk membuat adanya penjagaan/pemantawan dan pengarahan tentang bagaimana biaya proyek akan dikelola sepanjang proyek dilaksanakan.

2. Estimate Cost

Merupakan suatu perkiraan pengembangan sumber daya moneter yang diperlukan untuk melengkapi kegiatan proyek. Keakuratan perkiraan proyek akan meningkat selama proyek berlangsung melalui siklus hidup proyek.

Tujuan utama dari cost budgeting adalah untuk menghasilkan suatu cost baseline untuk memastikan performa proyek dan kebutuhan proyek.

3. Determine Budget

Merupakan proses menggabungkan estimasi biaya kegiatan individu atau paket pekerjaan untuk menetapkan cost baseline.

Anggaran tersebut akan memberikan gambaran umum mengenai biaya secara periodik maupun biaya total proyek. Perkiraan biaya menentukan biaya setiap aktivitas kerja.

4. Control Cost

Merupakan suatu Proses pengendalian biaya termasuk dalam monitoring kinerja pembiayaan, meyakinkan bahwa hanya perubahan yang tepat yang termasuk dalam baseline biaya yang direvisi, memberikan informasi pada stakeholders bahwa perubahan dapat mengakibatkan perubahan biaya pula.

Manajemen Kualitas Proyek adalah proses yang dilakukan, untukmenjamin proyek dapat memenuhi kebutuhan yang telah disepakati, melalui aturan-aturan mengenai kualitas, prosedur ataupunguidelines. Kesepakatan ini dapat terukur melalui parameterconformance to requirements (proses dan produk proyek memenuhi spesifikasi) dan fitness for use (produk dapat digunakan sesuai maksud dan tujuannya).

Proses Project Quality Management

Model atau cara ini digunakan menghubungkan faktor kesuksesan yang kritis pada proses bisnis . Ini membangun dasar pondasi yang mana Continous Quality Management Model meneruskan mengadakan suatau analisis yang terhadap langkah langkah dan proses dalam meningkatkan dan memanfaatkan kesempatan yang ada.

Penggunaan kualitas dalam proyek konstruksi

Management kualitas yang terpadu merupakan pendekatan yang umum di gunakan untuk mendapatkan suatu kualitas yang diinginkan. Dan kualitas suatu proyek adalah masalah yang khusus yang mana wajib memerlukan penafsiran yang khusus pula.

Ada 6 (enam) lingkup dari pekerjaan proyek yang mana kualitas harus diuji dan diperiksa yaitu :

· Kualitas dari penerangan dan keputusan dari klien

· Kualitas dari proses disain

· Kualitas Material dan komponen

· Kualitas dari kumpulan proyek

· Kualitas dari kegiatan management proyek

· Management proyek sebagai rata rata dari peningkatan kualitas proyek

Quality Planning, Quality Assurance, Quality Assurance

Plan, dan Quality Control.

Quality control

Pengendalian Mutu (Quality Control) adalah teknik dan aktivitas operasi yang digunakan agar mutu tertentu yang dikehendaki dapat dicapai. Aktivitasnya mencakup monitoring, mengeliminir problem yang diketahui, mengurangi penyimpangan/perubahan yang tidak perlu serta usaha-usaha untuk mencapai efektivitas ekonomi.

Mutu (kualitas) dalam kerangka ISO-9000 didefinisikan sebagai “ciri dan karakter menyeluruh dari suatu produk atau jasa yang mempengaruhi kemampuan produk tersebut untuk memuaskan kebutuhan tertentu”. Hal ini berarti bahwa kita harus dapat mengidentifikasikan ciri dan karakter produk yang berhubungan dengan mutu dan kemudian membuat suatu dasar tolok ukur dan cara pengendaliannya.

Quality Assurance

Pemastian Mutu (Quality Assurance) adalah seluruh tindakan yang sistematis dan terencana yang diperlukan agar terjadi kepastian dan kepercayaan terhadap mutu produk/jasa yang diberikan. Aktivitasnya mencakup kegiatan proses, baik internal maupun eksternal termasuk merumuskan kebutuhan pelanggan. Maksud dari Quality assurance ini adalah mengidentifikasi kemajuan dari kualitas. Quality assurance mengevaluasi cost dari proyek secara keseluruhan secara teratur untuk menetapkan anggaran yang keluar relevan dan sesuai dengan standard kualitas.

Analisis Pareto dan contoh diagram.

Apa analisis Pareto?

Prinsip Pareto menyatakan bahwa hanya "penting beberapa" faktor yang bertanggung jawab untuk memproduksi sebagian besar masalah. Prinsip ini dapat diterapkan untuk peningkatan kualitas sampai-sampai sebagian besar masalah (80%) diproduksi oleh beberapa penyebab utama (20%). Jika kita benar ini menyebabkan beberapa tombol, kita akan memiliki probabilitas lebih besar dari keberhasilan.

Pada contoh di bawah, Anda dapat melihat bahwa hanya 6 dari 20 penyebab bertanggung jawab untuk 80% dari masalah. Yang 14 lainnya penyebab bertanggung jawab untuk 20% dari masalah.Ada kesempatan baik bahwa jika Anda berfokus pada pemecahan 6 penyebab utama, 14 lainnya akan diselesaikan juga.

Six Sigma

Six Sigma adalah “sebuah sistem yang komprehensif dan fleksibeluntuk mencapai, mempertahankan dan memaksimalkan kesuksesan bisnis. Six Sigma adalah unik didorong oleh pemahaman dekatkebutuhan pelanggan, penggunaan disiplin fakta, data, dan analisis statistik, dan perhatian rajin untuk mengelola, memperbaiki, dan menciptakan kembali proses bisnis

Sigma dan Statistik

. Sigma berarti standard deviation ( dlm metoda ini)

. Standard deviation menyatakan seberapa besar variasi yang ada dalam sebuah distribusi data

. Standard deviation adalah faktor utama dalam menentukan jumlah unit kegagalan dalam sebuah populasi

Sistem Management Quality Berdasarkan ISO 9000

ISO 9000 Series adalah standard quality manajemen yang dibentuk berdasarkan dari konvensi ISO/TC 176 (ISO Technical Committee 176) pada 1979. ISO 9000 di bentuk sebagai dasar dari suatu seri standard quality manajemen, yang disusun secara lengkap pada 1982 dan dikenalkan secara umum pada 1983. ISO 9000 seri standad memperkenalkan persyaratan – persyaratan penting yang perusahaan butuhkan untuk menjamin konsistensi produksi dan pengiriman yang tepat waktu terhadap barang dan jasa kepada pasar.

rojek human resource management (Manajemen Sumber Daya Manusia Dalam Proyek) adalah proses mengorganisasikan dan  mengelola atau menempatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek, sehingga orang tersebut dapat dimanfaatkan potensinya secara efektif dan efisien.

Manajemen sumber daya manusia (MSDM) adalah suatu ilmu atau cara bagaimana mengatur hubungan dan peranan sumber daya (tenaga kerja) yang dimiliki oleh individu secara efisien dan efektif serta dapat digunakan secara maksimal sehingga tercapai tujuan (goal) bersama perusahaan, karyawan dan masyarakat menjadi maksimal.

Manajemen sumber daya manusia dibutuhkan dalam proyek, untuk memastikan bahwa tenaga ahli yang ditugaskan kompeten dan telah bekerja secara profesional. Sumber daya manusia dalam sebuah proyek antara lain sponsor, pelanggan, anggota tim proyek dll.

MSDM didasari pada suatu konsep bahwa setiap karyawan adalah manusia - bukan mesin - dan bukan semata menjadi sumber daya bisnis. Kajian MSDM menggabungkan beberapa bidang ilmu seperti psikologi, sosiologi, dll. Sedangkan unsur manajemen sumber daya manusia adalah manusia.

Manajemen sumber daya manusia juga menyangkut desain dan implementasi sistem perencanaan, penyusunan karyawan, pengembangan karyawan, pengelolaan karier, evaluasi kinerja, kompensasi karyawan dan hubungan ketenagakerjaan yang baik. Manajemen sumber daya manusia melibatkan semua keputusan dan praktik manajemen yang memengaruhi secara langsung sumber daya manusianya.

Tahapan Dalam Human resource Management

            Tahapan-tahapan tersebut yaitu :

1.     Tahap perencanaan sumber daya

Mengidentifikasi dan mendokumentasi peranan seseorang dalam proyek tanggung jawabnya dan bagaimana relasi pelaporan orang tersebut dengan orang-orang proyek.

2.     Akuisisi tim proyek

Usaha untuk mendapatkan sumber daya manusia sesuai kebutuhan untuk menyelesaikan proyek.

3.     Membangun tim proyek

Meningkatkan kompetens dan interaksi anggota tim proyek, baik secara individual maupun secara berkelompok untuk meningkatkan kinerja proyek.

4.     Mengelola tim proyek

Memantau kinerja tim proyek dengan memberikan masukan atau motivasi, solusi ataupun sekedar koordinasi dalam rangka meningkatkan kinerja proyek.

Keys to Managing People dan Motivasi

1.     Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja

a.      Persiapan

Dalam Proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumbr daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul, yan dapat dilakukan dengan melakukan perkiraan/forecast akan pekerjaan yang lowong, jumlahnya, waktu dll.

b.     Rekrutmen tenaga kerja

Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan sumber daya manusia suatu organisasi atau perusahaan.

c.      Seleksi tenaga kerja

Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menentukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat/calon yang ada. Tahap awal yang perlu dilakukan setelah menerima berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat hidup/cv/curriculum vitae milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja / interview dan proses seleksi lainnya.

2.     Pengembangan dan evaluasi karyawan/Development and evaluation

Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya. Untuk itu dilakukan suatu pembekalan agar tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli  di bidangnya masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada.

3.     Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai/Compensation and protection.

kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Kompensasi yang tepat sangat penting dan disesuaikan dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal. Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat menyebabkan masalah ketenaga kerjaan di kemudian hari atau pun dapat menimbulkan kerugian pada organisasi atau perusahaan. Proteksi juga perlu diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan tenang sehingga kinerja dan kontribusi perkerja tersebut dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu.

4.     Promosi, Pemindahan dan Pemisahan

a.      Promosi

Promosi adalah sebuah jenis transfer yang meliputi penugasan kembali seorang pegawai pada sebuah posisi yang kemungkinan besar diberikan pembayaran yang lebih tinggi dan tanggung jawab, hak dan kesempatan yang lebih besar.

b.     Pemisahan

Pemisahan disebut juga pemberhentian, bahkan sering disebut downsizing, yaitu suatu perpindahan sementara atau tidak definitif seorang pegawai dari daftar gaji.

c.      Terminasi

Terminasi adalah tindakan manajemen berupa pemisahan pegawai dari organisasi karena melanggar aturan organisasi atau karena tidak menunjukkan kinerja yang cukup.

d.     Pemberhentian sukarela

Pemberhentian sukarela adalah pemisahan pegawai dari organisasi karena melanggar aturan suatu organisasi atau karena tidak menunjukkan kinerja yang cukup.

e.      Pengunduran diri

Pengunduran diri adalah pemisahan pegawai yang telah menyelesaikan masa kerja maksimalnya dari organisasi atau umumnya di kenal dengan istilah pensiun.

Maslow’s Hierarchy of needs

            Teori motivasi yang paling terkenal adalah hierarki teori kebutuhan milik Abraham Maslow. Ia membuat hipotesis bahwa dalam setiap diri manusia terdapat hierarki dari lima kebutuhan, yaitu fisiologis (rasa lapar, haus, seksual, dan kebutuhan fisik lainnya), rasa aman (rasa ingin dilindungi dari bahaya fisik dan emosional), sosial (rasa kasih sayang, kepemilikan, penerimaan, dan persahabatan), penghargaan (faktor penghargaan internal dan eksternal), dan aktualisasi diri (pertumbuhan, pencapaian potensi seseorang, dan pemenuhan diri sendiri). Maslow memisahkan lima kebutuhan ke dalam urutan-urutan. 

§  Kebutuhan fisiologis dan rasa aman dideskripsikan sebagai kebutuhan tingkat bawah

§  sedangkan kebutuhan sosial, penghargaan, dan aktualisasi diri sebagai kebutuhan tingkat atas.

Perbedaan antara kedua tingkat tersebut adalah dasar pemikiran bahwa kebutuhan tingkat atas dipenuhi secara internal sementara kebutuhan tingkat rendah secara dominan dipenuhi secara eksternal. Teori kebutuhan Maslow telah menerima pengakuan luas di antara manajer pelaksana karena teori ini logis secara intuitif. Namun, penelitian tidak memperkuat teori ini dan Maslow tidak memberikan bukti empiris dan beberapa penelitian yang berusaha mengesahkan teori ini tidak menemukan pendukung yang kuat.

Herzberg’s Motivational and Hygiene Factors

            Frederick Herzberg Irving (17 April 1923 - 19 Januari 2000) lahir di Massachusetts adalah seorang Amerika psikolog yang menjadi salah satu nama yang paling berpengaruh dalam manajemen bisnis. Ia paling terkenal untuk memperkenalkan pengayaan pekerjaan dan teori Motivator-Hygiene.

            Menurut Herzberg, orang tidak puas dengan kepuasan yang lebih rendah-order kebutuhan di tempat kerja, misalnya, yang terkait dengan gaji minimum tingkat atau kondisi kerja yang aman dan menyenangkan.Sebaliknya, individu mencari kepuasan yang lebih tinggi tingkat kebutuhan psikologis yang berkaitan dengan prestasi, pengakuan, tanggung jawab, kemajuan, dan sifat dari pekerjaan itu sendiri. Namun, Herzberg menambahkan dimensi baru terhadap teori ini dengan mengusulkan model dua faktor motivasi, didasarkan pada pemikiran bahwa kehadiran satu set karakteristik pekerjaan atau insentif mengarah pada kepuasan pekerja di tempat kerja, sementara yang lain dan terpisah set karakteristik pekerjaan menyebabkan ketidakpuasan di tempat kerja. Teori ini menunjukkan bahwa untuk meningkatkan sikap kerja dan produktivitas, administrator harus mengenali dan menghadiri kedua set karakteristik dan tidak menganggap bahwa peningkatan dalam kepuasan menyebabkan penurunan ketidakpuasan unpleasurable. 

McClelland’s Acquired-Needs Theory

            David McClelland mengusulkan bahwa kebutuhan khusus individu diperoleh dari waktu ke waktu dan dibentuk oleh pengalaman hidup seseorang. Sebagian besar kebutuhan ini dapat digolongkan sebagai baik prestasi, afiliasi, atau kekuasaan. Motivasi seseorang dan efektivitas dalam fungsi pekerjaan tertentu dipengaruhi oleh tiga kebutuhan. Teori McClelland kadang-kadang disebut sebagai teori membutuhkan tiga atau sebagai teori kebutuhan yang dipelajari. 

McGregor’s Theory X and Theory Y

            Teori X dan Teori Y adalah teori-teori motivasi manusia diciptakan dan dikembangkan oleh Douglas McGregor di MIT Sloan School of Management pada tahun 1960 yang telah digunakan dalam manajemen sumber daya manusia , perilaku organisasi , komunikasi organisasi dan pengembangan organisasi . They describe two contrasting models of workforce motivation. Mereka menggambarkan dua model kontras motivasi tenaga kerja.Untuk McGregor, Teori X dan Y tidak ujung yang berbeda dari kontinum yang sama. Rather they are two different continua in themselves. Melainkan mereka adalah dua continua yang berbeda dalam diri mereka. Thus, if managers need to apply Theory Y principles, that does not preclude them from being a part of Theory X & Y. Jadi, jika manajer perlu menerapkan prinsip-prinsip Teori Y, yang tidak menghalangi mereka dari menjadi bagian dari Teori X & Y.

Thamhain and Willemon’s Ways to Have Influence on Projects

1.     Authority        : Hak hierarki sah untuk masalah perintah.

2.     Tugas              : Kemampuan manajer pryek dianggap untuk mempengaruhi tugas seorang pekerja.

3.     Anggaran        : Kemampuan manajer proyek untuk otorisasi penggunaan lain dana discretionary.

4.     Promosi          : Kemampuan untuk meningkatkan posisi pekerja.

5.     Uang               : Kemampuan untuk kenaikan gaji pekerja dan keuntungan.

6.     Hukuman        : Kemampuan manajer proyek menyebabkan hukuman.

7.     Tantangan Kerja :  Kemampuan untuk menetapkan pekerjaan yang mengkapitalisasi pada kenikmatan seorang pekerja dalam melakukan tugasnya.

8.     Keahlian         : Manajer proyek menganggap pengetahuan khusus orang lain dianggap penting.

9.     Persahabatan   : Kemampuan untuk membangun hubungan pribadi yang ramah antara manajer proyek, dll.

Cara mempengaruhi yang dapat membantu dan memperburuk proyek

§  Proyek lebih mungkin untuk berhasil ketika manajer proyek mempengaruhi orang menggunakan keahlian dan tantangan pekerjaan.

§  Proyek lebih mungkin untuk gagal ketika manajer proyek terlalu bergantung pada kewenangan, uang dan hukuman.

Improving Effectiveness-Covey’s 7 Habits

            7 kebiasaan Covey’s untuk meningkatkan efektifitas proyek, yaitu :

1.     Jadilah proaktif

2.     Mulailah dengan akhir dalam pikiran

3.     Masukan hal pertama yang pertama

4.     Pikirkan menang

5.     Carilah pertama untuk memahami, maka harus dipahami

6.     Bersinergi

7.     Mengasah melihat

Meperbaiki hubungan antara Users dan Developers

            Hubungan apapun tidak pernah mudah dijalani selalu butuh usaha dan pengertian. Hubungan tersebut tidak berjalan dengan baik, akan sulit untuk mengetahui apa yang salah dan bagaimana memperbaikinya.

Organizational Planning, Work Definition and Assigment

Melibatkan identifikasi dan dokumentasi peran proyek, tanggung jawab, dan pelaporan hubungan. Outputnya meliputi :

§  Bagan organisasi proek

§  Rencana manajemen staffing

§  Matriks tuga tanggung jawab

§  Resource histogram

Staff Acquisition, Resource Loading and Leveling, and Team Development

§  Mendapatkan orang yang memenuhi syarat untuk tim sangat penting.

§  Manajer proyek adalah orang cerdas di tim yang telah melakukan pekerjaan yang buruk merekrut.

§   Rencana staffing dan prosedur perekrutan yang baik adalah penting seperti insentif untuk merekrut dan retensi.

Team Development

Meyers’Briggs Type Indicator (MBTI)

Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) adalah tes kepribadian menggunakan empat karakteristik dan mengklasifikasikan individu ke dalam salah satu dari 16 tipe kepribadian. Berdasarkan jawaban yang diberikan dalam tes tersebut, individu diklasifikasikan ke dalam karakteristik ekstraver atau introver, sensitive atau intuitif, pemikir atau perasa, dan memahami atau menilai. Instrumen ini adalah instrumen penilai kepribadian yang paling sering digunakan. MBTI telah dipraktikkan secara luas di perusahaan-perusahaan global seperti Apple Computers, AT&T, Citgroup, GE, 3M Co., dan berbagai rumah sakit, institusi pendidikan, dan angkatan bersenjata AS. MBTI bersandar pada empat dimensi utama yang saling berlawanan (dikotomis). Walaupun berlawanan sebetulnya kita memiliki semuanya, hanya saja kita lebih cenderung/nyaman pada salah satu arah tertentu. Masing-masing ada sisi positifnya tapi ada pula sisi negatifnya. Nah, seperti itu pula dalam skala kecenderungan MBTI. Berikut empat skala kecenderungan MBTI, yaitu :

1.     Extrovert (E) vs Introvert (I)

2.     Sensing (S) vs Intuition (N)

3.     Thingking (T) vs Feeling (F)

4.     Judging (J) vs Perceiving (p).

Peran, Fungsi, Tugas dan Tanggung Jawab Manajemen Sumber Daya Manusia.

Peranan karyawan bagi sebuah perusahan berupa keterlibatan mereka dalam sebuah perencanaan, sistem, proses dan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan. Berbicara mengenai peranan tenaga kerja, harus dibedakan antara mereka yang memiliki pekerjaan dan mereka yang bekerja. R.Kyosaki menyebutnya dalam empat tingkatan (quadrant) yaitu self employed, employe, pebisnis dan investor.

Karyawan adalah mereka yang bekerja pada orang lain dengan menjual jasa mereka; waktu, tenaga dan pikiran untuk perusahan dan mendapat kompensasi dari perusahan tersebut. Namun berbicara mengenai tenaga kerja ini masih umum. Karena ada yang tidak bekerja, yang bekerja (pada orang lain/negara/swasta) dan mereka yang bekerja sendiri.

Dalam MSDM para karyawan telah yang menjual jasa-pikiran, tenaga dan waktu- kepada orang lain atau perusahaan. Disini terjadi sebuah ikatan atau kontrak mengenai hak dan kewajiban masing-masing.

Manajemen komunikasi proyek adalah kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek dengan tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula.

Manajemen komunikasi proyek (MKP) dibutuhkan untuk mensosialisasikan kebijakan-kebijakan pengembangan proyek, hasil-hasil kerja proyek, dan melakukan kooordinasi dan komunikasi dengan seluruh pemangku kepentingan. Manajemen komunikasi proyek menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk dapat dipastikan agar informasi proyek dapat dikumpulkan, disusun, disebar, dan disimpan. Terdiri dari identifikasi stakeholders, perencanaan komunikasi, distribusi informasi, mengelola stakeholder dan  pelaporan kinerja.

1. Identifikasi Stakeholders

Identifikasi Stakeholder adalah proses yang mengidentifikasi orang, kelompok, atau organisasi yag dapat memberikan dampak atau yang terkena dampak atas keputusan dan hasil proyek. Lalu melakukan analisis dan dokumentasi informasi yang relevan terkait kepentingan, keterlibatan, ketergantungan, pengaruh, dampak potensial terhadap kesuksesan proyek. Output proses ini akan memberikan benefit kepada tim proyek terutama project manager untuk mengelola para stakeholder tersebut.

Tujuan akhir dari manajemen proyek adalah untuk memenuhi atau melampaui kebutuhan dan harapan stakeholder dari proyek. Dalam rangka untuk melakukan itu, harus terlebih dahulu mengidentifikasi siapa stakeholder dalam suatu proyek. Stakeholders merupakan orang-orang yang terlibat atau dipengaruhi oleh proyek, termasuk sponsor proyek, tim proyek, staf pendukung, pelanggan, pengguna, supplier, dan musuh proyek.

Adapun beberapa contoh stakeholder proyek adalah sebagai berikut:

a. Sponsor
Merupakan pihak pemilik. Dalam konteks sebagai kontraktor, sponsor adalah manajemen perusahaan.

b. Customer dan user
Merupakan pihak yang akan memanfaatkan hasil dari pelaksanaan proyek. Contoh jika proyek adalah berupa pembangunan apartemen, maka customer adalah pihak pembeli apartemen.

c. Seller
Merupakan pihak yang mendukung pelaksanaan proyek. Dalam konteks Owner, maka seller adalah para main contractor dan main distributor yang diadakan langsung. Sedangkan bagi kontraktor dan subkontraktor, seller adalah pemasok barang, material, alat, dan tenaga kerja yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek.

d. Business Partners
Merupakan pihak-pihak yang memiliki kepentingan bisnis dengan adanya proyek tersebut setelah proyek beroperasi. Contoh, jika proyek adalah terminal bandara, maka pihak airlines, pemasok bahan bakar pesawat, pemasok makanan, penyedia layanan komunikasi, dapat dikatakan sebagai business partner.

e. Organizational Groups
Merupakan pihak yang berupa kelompok organisasi yang terkait dengan proyek.

f. Functional Manager
Merupakan pihak yang terkait dengan pelaksanaan proyek dimana fungsinya adalah sebagai supporting. Contohnya adalah manajer keuangan, manajer SDM, manajer pemasaran, dll.

g. Institusi Keuangan
Merupakan pihak yang berkaitan dengan proses pendanaan proyek, seperti bank atau lembaga keuangan yang lain.

h. Pemerintah Pusat dan Setempat
Merupakan pemerintah yang terkait dengan pelaksanaan proyek, seperti Departemen pemerintah terkait yaitu PU, Perhubungan, Lembaga Auditor, dll. Sedangkan pemerintah setempat cukup berjenjang mulai dari Kelurahan, Kecamatan, Kabupaten, hingga Propinsi.

i. Expert
Merupakan pihak yang dianggap ahli yang berperan terhadap pelaksanaan proyek. Contoh adalah ahli struktur, ahli kontrak, ahli pemasaran, dll.

j. Consultans
Merupakan pihak yang berperan dalam membantu pemilik proyek dalam merencanakan, mengawasi dan mengendalikan proyek.

k. Staf Proyek
Merupakan individu-individu yang menjadi karyawan atas organisasi proyek. Seperti staf pemilik proyek, staf kontraktor, staf konsultan, dll.

l. Lingkungan sekitar proyek
Merupakan masyarakat yang berada di lingkungan sekitar proyek yang dapat berupa individu, kelompok, ataupun perusahaan.

Informasi tentang stakeholders disimpan dalam dokumen:

1. Stakeholder register, yang berisi: nama, posisi, internal/eksternal dlm organisasi, peran dan informasi kontak.
2. Stakeholder management strategy: pendekatan untuk meningkatkan dukungan stakeholders selama proyek berlangsung, meliputi: nama, tingkat ketertarikan dalam proyek, tingkat pengaruh dalam proyek, dan strategi manajemen untuk memperoleh dukungan dari masing-masing stakeholder.

 2. Perencanaan Komunikasi
Mendefinisikan kebutuhan komunikasi dan informasi di antara stakeholder sebuah proyek. Proses ini biasanya terjadi sebagai bagian dari Grup Proses Perencanaan. Perencanaan komunikasi merupakan proses yang sangat penting dalam proyek, mengingat seringnya kegagalan proyek terkait dengan kegagalan komunikasi.

Informasi yang terkandung dalam Rencana Manajemen Komunikasi (Communication Management Plan ), antar lain :

1. Kebutuhan komunikasi stakeholders
2. Informasi, termasuk format, isi dan level detail
3. Siapa penerima dan pembuat informasi
4. Metode/ teknologi untuk menghasilkan informasi
5. Frekuensi komunikasi
6. Prosedur eskalasi untuk menyelesaikan masalah
7. Prosedur revisi untuk memperbarui rencana manj komunikasi
8. Daftar istilah/ terminologi
3. Distribusi Informasi

Proses yang dilakukan untuk menjamin terpenuhinya kebutuhan informasi pada waktu yang tepat bagi setiap stakeholder. Proses ini terjadi di seluruh Grup Proses Pelaksana. Distribusi informasi dilakukan mengingat pentingnya mendapatkan informasi proyek bagi orang yang tepat, pada waktu yang tepat dengan format yang padat informasi. Manajer proyek dan tim proyek harus dapat memutuskan cara terbaik untuk mendistribusikan informasi proyek. Setelah melakukan perencanaan komunikasi, hasil yang diperoleh adalah rencana manajemen komunikasi. Langkah selanjutnya adalah pendistribusian informasi. Dalam melakukan pendistribusian informasi dibutuhkan input berupa perencanaan manajemen komunikasi dengan menggunakan alat dan teknik berupa kemampuan komunikasi, metode distribusi informasi, proses pembelajaran, serta sistem informasi. Hasil atau output dari proses distribusi informasi ini adalah proses atau alur komunikasi dari organisasi proyek dan perubahan permintaan.

Bentuk distribusi komunikasi pada proyek ada beberapa macam antara lain adalah:

1. Rapat-rapat(meetings).
2. Distribusi dokumen berupa hardcopy.
3. Distribusi data melalui media elektronik seperti electronic mail/E-mail, mesin fax, dan lain-lain.

• Alat dan Teknik Untuk Distribusi Informasi
• Keterampilan Komunikasi. Keterampilan komunikasi yang digunakan untuk bertukar informasi. Pengirim informasi bertanggung jawab untuk membuat informasi yang jelas, tidak membingungkan, dan lengkap, sehingga penerima dapat menerima dengan benar, dan untuk menegaskan bahwa itu adalah benar dipahami. Penerima bertanggung jawab untuk memastikan bahwa informasi yang diterima secara keseluruhan dan dipahami dengan benar. Berkomunikasi memiliki banyak dimensi :
• Ditulis dan diucapkan, mendengar dan berbicara.
• Internal (dalam proyek) dan eksternal (dengan pelanggan, media, masyarakat, dll).
• Formal (laporan, briefing, dll) dan informal (memo, ad hoc percakapan, dll)
• Vertikal (atas dan bawah organisasi) dan horixontal (dengan sesama)
• Sistem Pengambilan Informasi. Informasi dapat digunakan bersama oleh anggota tim dan stakeholder melalui berbagai metode termasuk sistem pengarsipan manual, database elektronik, perangkat lunak manajemen proyek, dan sistem yang memungkinkan akses ke dokumentasi teknis seperti gambar teknik, spesifikasi desain, rencana uji, dll.
• Metode Distribusi Informasi. Informasi proyek boleh didistribusikan dengan menggunakan berbagai metode termasuk pertemuan-pertemuan proyek, hard copy distribusi dokumen, berbagai akses ke database elektronik jaringan, fax, surat elektronik, voice mail, konferensi video, dan proyek intranet.

• Output dari Distribusi Informasi
• Catatan Proyek. Catatan proyek dapat mencakup korespondensi, memo, dan dokumen yang menggambarkan proyek. Informasi ini harus, sejauh mungkin dan sesuai, dipertahankan dalam cara yang terorganisir. Anggota tim mungkin sering menyimpan catatan pribadi dalam buku catatan proyek.
• Laporan Proyek. Laporan formal proyek atas status proyek dan/ atau masalah proyek.
• Presentasi Proyek. Tim proyek memberikan informasi secara formal, maupun informal kepada setiap atau semua stakeholder proyek.

5. Mengelola Stakeholders

Proses mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder dan penyelesaian isu-isu yang terjadi. Mengelola Stakeholder terjadi dalam Monitoring dan Pengendalian Proses Grup. Mengelola stakeholder berkaitan dengan memuaskan kebutuhan para stakeholder proyek dan menyelesaikan setiap isu yang diangkat oleh stakeholder proyek.

Ini adalah ide yang baik untuk mengingat bahwa kegiatan dan tanggung jawab dalam proses di atas akan tergantung pada proyek di tangan. Sebuah proyek yang lebih kecil jelas tidak akan memiliki standar komunikasi yang sama sebagai proyek yang lebih besar. Titik penting adalah bahwa semua komunikasi harus efektif, akurat, dan perhatian dari persyaratan proyek. Proses proyek komunikasi menyediakan metodologi untuk berhasil menerapkan strategi komunikasi proyek Anda. Selain meyakinkan stakeholder informasi dan terlibat dalam proyek.

Dengan menggunakan Proses Komunikasi, kita dapat:

• Jelas mengidentifikasi proyek kita
• Identifikasi stakeholder kebutuhan komunikasi kita
• Menjalankan jenis aktivitas komunikasi untuk mengirimkan pesan kita
• Pastikan orang yang tepat menerima informasi yang tepat pada waktu yang tepat

 
6. Pelaporan Kinerja
Pelaporan kinerja adalah kegiatan mengumpulkan dan menyebarkan informasi tentang kinerja untuk memberikan informasi kepada stakeholder tentang bagaimana sumber daya digunakan untuk mencapai tujuan proyek. Proses ini meliputi :

• Status pelaporan. Menggambarkan dimana proyek sekarang berdiri, misalnya status yang berhubungan dengan jadwal dan anggaran.
• Kemajuan pelaporan. Menggambarkan apa yang sudah dicapai oleh tim proyek, misalnya persentase jadwal yang selesai, atau apa yang sudah selesai dibandingkan dengan apa yang sedang dalam proses.
• Memprediksi status dan kemajuan proyek dikemudian hari.

Pelaporan kinerja umumnya harus memberikan informasi tentang ruang lingkup, jadwal, biaya, dan kualitas. Banyak proyek juga membutuhkan informasi mengenai risiko dan pengadaan.

Source :

https://meandmyheart.files.wordpress.com/2010/04/manajemen-waktu-proyek.ppt+proses+manajemen+waktu+PROYEK

http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_proyek

http://www.keuanganlsm.com/article/apa-itu-pert-program-evaluation-and-review-technique/

http://www.keuanganlsm.com/wp-content/uploads/2011/04/Pert_chart_colored.jpg

https://keuanganlsm.com/apa-itu-pert-program-evaluation-and-review-technique/

https://www.microsoft.com/id-id/microsoft-365/growth-center/resources/5-project-management-software-features-your-team-isnt-using
https://manprountel.wordpress.com/project-cost-management/
https://faridwebster.blogspot.com/2017/01/rangkuman-manajemen-proyek-dan-manajemen-resiko.html
http://wmahendra.blogspot.com/2013/11/7-project-cost-management-manajemen.html

Continue reading MANAJEMEN PROYEK DAN MANAJEMEN RESIKO