Interaksi Manusia & Komputer

Interaksi Manusia & Komputer

A.   USABILITY

Usability berasal dari kata usable yang beraridapat digunakan dengan baik. Usability sendiri lebih tepat dikategorikan sebagai paradigma dari sebuah aplikasi (baik dari sisi software maupun hardware) yang menggambarkan tingkat kenyamanan pemakaian dari sisi pengguna.

Definisi dari Usability sendiri menurut ISO (International Standard Organization) adalah efektifitas, efisiensi, dan kepuasan dengan yang satu set tertentu pengguna dapat mencapai satu set tugas tertentu di lingkungan tertentu.

B.   PRINSIP USABILITY

Prinsip Usability menurut mata kuliah Interaksi Manusia dan Komputer adalah suatu masalah optimasi penggunaan system yang digunakan oleh pengguna. Sistem akan bekerja dengan baik apabila dipergunakan secara maksimal oleh pengguna sehingga semua kemampuan sistem dapat dimanfaatkan secara maksimal.

Menurut Dix (1993), untuk mencapai sebuah tingkat Usability yang baik bagi para pengguna dibutuhkan 3 prinsip, yaitu :

1) Learnbility: kemudahan yang memungkinkan user baru bernteraksi secara  efektif dan dapat mencapai performa yang maksimal.

2) Flexibility: menyediakan banyak cara bagi user dan system untuk bertukar informasi

3) Robustness: tingkat dukungan yang diberikan agar user dapat menentukan keberhasilan atau tujuan yang diinginkannya.

 Hal- Hal Yang Harus Diperhatikan Dalam Prinsip Usability

1.     Human Abilities (Kemampuan Manusia)

Human abilities adalah suatu kemampuan manusia untuk melakukan sesuatu yang dimilikinya. Memiliki 2 perbedaan yaitu:

Ø  Good Human Abilities (Kemampuan Manusia yang Baik)

1)   Kapasitas Long Term Memory (LTM) tidak terbatas

2)   Durasi LTM tidak terbatas dan complex

3)   Kemampuan memahami tinggi

4)   Mekanisme konsentrasi powerful

5)   Pengenalan pola pikir powerful

Ø  Bad Human Abilities (Kemampuan Manusia yang Buruk)

1)   Kapasitas Short Term Memory (STM) terbatas

2)   Durasi STM terbatas

3)   Akses yang tidak dapat diandalkan pada STM

4)   Proses yang cenderung salah

5)   Proses yang lambat

Baik atau buruknya sesuatu tidak bisa disandarkan kepada apa yang dipikirkan oleh manusia, karena antara manusia yang satu dengan manusia lain akan berbeda-beda. Baik atau buruk manusia bisa berubah-rubah berdasarkan kepentingan hawa nafsunya, kadang-kadang apa yang dianggapnya baik, bisa berubah menjadi buruk dalam waktu yang sebentar maupun lama.

Dalam setiap perbuatan manusia ada yang baik dan ada yang tidak baik. Kadang- kadang disuatu tempat, perbuatan itu dianggap salah atau buruk. Hati manusia memiliki perasaan dan dapat mengenal, perbuatan itu benar atau salah dan baik atau buruk.

Penilaian terhadap suatu perbuatan adalah relative, hal ini disebabkan adanya perbedaan tolok ukur yang digunakan untuk penilaian tersebut. Perbuatan tolok ukur tersebut disebabkan karena adanya perbedaan agama, kepercayaan cara berfikir, ideology, lingkungan hidup dan sebagainya.

2.     Human Capabilities (Kapasitas Manusia)

Kapasitas manusia berhubungan dengan system motor adalah sebagai pengolah informasi yang di terima oleh alat indera, yang menangkap sinyal dan mentransmisikannya ke processing unit di otak dengan tempat penyimpanan. Hasil dari proses berupa output respon. Kapasitas yang dimiliki manusia untuk menerima input dan menghasilkan output terbatas. Ketika kapasitas manusia untuk memproses informasi telah penuh, kelebihan beban informasi dapat menyebabkan berkurangnya laju respon yang akan di keluarkan.

Human Capabilities ini perlu diperhatikan karena dari sinilah desain yang lebih baik didapatkan. Hal ini berkaitan dengan Penginderaan / Panca indra (Mata, Telinga, Kulit)

1)      Penglihatan (Mata)

Mata adalah mekanisme untuk menerima cahaya dan mentransformasikannya menjadi energi listrik. Penglihatan manusia merupakan hal yang kompleks dengan batasan fisik dan persepsi dan menjadi sumber utama informasi.

Ø  Konsep penglihatan pada manusia terdiri dari dua tahap yaitu :

-         Penerimaan stimulus dari luar secara fisik

-         Pemrosesan serta interpretasi dari stimulus tersebut

Ø  Kemampuan Penglihatan, terbagi menjadi :

-         Sensitivitas

-         Ketajaman

-         Pergerakan

2)      Pendengaran (Telinga)

Telinga adalah suatu panca indera yang digunakan untuk mendengar. Proses mendengar diawali dengan adanya getaran di udara atau dikenal sebagai gelombang suara. Telinga menerima gelombang ini dan mentransmisikannya ke system syaraf auditory melalui berbagai tahap.

Sistem Audiotory ini memiliki kapasitas sangat besar dalam mengumpulkan informasi lingkungan sekitar. Sehingga kita dapat mendengar objek apa saja yang ada disekitar dana memperkirakan kemana objek tersebut akan berpindah. Jika Sistem Audiotory melakukan filtering suara itu artinya kita mengabaikan suara background dan berkonsentrasi pada informasi yang penting.

Ø  Suara memiliki beberapa karakteristik yaitu :

-      Pitch        : frekuensi suara (20 – 20.000 HZ)

-      Loudness : amplitudo suara (30 – 100dB)

-      Timbre     : tipe atau jenis suara

Telinga manusia dapat mendengar frekuensi 20 Hz hingga 15 KHz.

3)      Peraba (Kulit)

Peraba (touch/haptic perception) memungkinkan kita memperoleh informasi mengenai lingkungan sekitar kita. Dari perabaan, kita dapat mengetahui apakah sesuatu itu panas atau dingin.

Manusia menerima stimuli  melalui kulit. Kulit memiliki memiliki tiga jenis sensor penerima (sensory receptor), yaitu :

-   Thermoceptor yang merespon panas / dingin

-   Nociceptor yang merespon pada tekanan yang intens, rasa sakit

-   Mechanoceptor yang  merespon pada tekanan

Mechanoceptor terbagi menjadi dua kelompok berdasarkan responnya terhaap perbedaan tekanan, yaitu:

·   Rapidly adapting mechanoceptor merespon pada tekanan yang diberikan dengan cepat.

·   Slowly adapting mechanoceptor merespon pada tekanan yang diberikan secara kontinyu.

Meskipun seluruh tubuh manusia memiliki receptor, namun pada beberapa bagian memiliki sensitivitas yang lebih dibandingkan yang lain.
Aspek lain dari indera perabaan adalah kinesthesis, yaitu kesadaran terhadap posisi tubuh dan alat gerak yang bergantung pada jumlah receptor pada persendian. Terdapat tiga jenis kinesthesis, yaitu:

·   Rapidly adapting yang merespon saat alat gerak bergerak kea rah tertentu

·   Slowly adapting yang merespon gerakan dan posisi statis

·   Positional receptor yang hanya merespon pada keadaan statis.

3.     Process (Proses)

Proses Informasi pada manusia terdiri dari 3 sistem utama :

1)   Perseptual

-menangani sesnsor dai luar

-sebagai buffer untuk menampung masukan yang diterima dari indera manusia

-diproses (diterima) untuk diteruskan ke otak (memory)

2)   Kognitif

Kognitif itu memproses hubungan keduanya. Proses kognitif dalam sistem memori menentukan bagaimana pengetahuan dibangun dan disimpan dengan baik oleh seseorang. Oleh karenanya, prinsip kerja (fungsi) dari setiap unsur di sistem memori berkonsekuensi dalam penyajian materi pembelajaran

3)   Sistem Motor

Sistem motor adalah mengontrol aksi atau respon (pergerakan, kecepatan, kekuatan)

4.     Memory (Daya Ingat)

Sebagian besar akitifitas manusia bergantung pada memori. Selain menyimpan
pengetahuan faktual, memori manusia juga menyimpan pengetahuan prosedural. Pengetahuan tersebut memungkinkan kita melakukan aktifitas secara berulang, menggunakan bahasa, menggunakan informasi yang kita terima dari indera, serta memberikan identitas pada manusia dengan menyimpan informasi mengenai pengalaman masa lalu.

Terdapat 3 jenis fungsi memori :

1)      MEMORI SENSOR

Memori sensor bekerja sebagai buffer untuk menampung masukan yang diterima dari panca indera manusia.

Memori sensor terdiri dari :

·         Memori iconic (iconic memory) untuk indera visual

·         Memori echoic (echoic memory) untuk indera aural / auditory

·         Memori haptic (haptic memory) untuk indera peraba.

Informasi yang diterima oleh memori sensor ini akan hilang / tertimpa setiap kali diperoleh informasi baru. Informasi yang diterima oleh memori sensor akan diteruskan ke memori jangka pendek (short-term memory) karena adanya perhatian kita terhadap informasi tersebut (attention) dengan menyaring atau memilih hanya informasi yang menarik saja atau yang kita perlukan. Karena terbatasnya kapasitas memori sensor, kita tidak dapat mengolah semua informasi yang masuk melalui indera. Kita dapat memusatkan perhatian pada suatu informasi tertentu dan berpindah ke hal yang lain, namun tidak menerima semuanya sekaligus. Informasi yang diterima oleh memori sensor akan diteruskan ke tipe memori lain yang lebih permanen atau ditimpa informasi lain dan akhirnya hilang.

2)      MEMORI JANGKA PENDEK (SHORT TERM MEMORY atau STM)

Beberapa informasi yang ada dalam memori sensor, kemudian ditransfer ke short-term memory. Short-term memory dapat menyimpan informasi yang dibutuhkan dalam waktu yang singkat dan memungkinkan manusia untuk memanggil kembali materi dalam beberapa detik hingga satu menit tanpa latihan. Memori ini juga memiliki kapasitas yang sangat terbatas.

Ada dua metode yang dapat digunakan untuk mengukur kapasitas memori jangka pendek:

-         Berdasarkan panjang suatu deret (sequence) yang dapat diingat secara terurut

-         Berdasarkan kemampuan mengingat kembali item-item secara acak.

3)      MEMORI JANGKA PANJANG (LONG TERM MEMORY atau LTM)

Memori jangka panjang merupakan sumber daya penyimpanan utama yang menyimpan informasi faktual, pengetahuan berdasarkan eksperimen / pengalaman, aturan-aturan prosedur tingkah laku, dan sebagainya atau bisa dikatakan menyimpan semu hal yang kita ketahui.

Penyimpanan dalam memori sensor dan short-term memory pada umumnya mempunyai
durasi dan kapasitas yang terbatas.Ini berarti informasi hanya berlaku untuk periode waktu tertentu. Sebaliknya, long-term memory bisa menyimpan lebih banyak informasi dengan potensi durasi yang tak terbatas (adakalanya selama jangka waktu hidup manusia). Jika short- term memory mengkodekan informasi secara akustik, maka long-term memory mengkodekan informasi secara semantik.

Terdapat dua jenis memori jangka panjang:

-         Memori episodic, menggambarkan karakteristik memori yang menyimpan “data” kejadian atau pengalaman dalam bentuk serial menurut waktu. Atau dapat dikatakann sebagai memori yang berurutan dari kejadian– kejadian.

-         Memori semantic adalah bentuk memori yang menyimpan record-rekord fakta, konsep, keahlian (skill). Atau dapat dikatakann sebagai memory terstruktur dari fakta– fakta, konsep dan keterampilan

Ada tiga jenis aktivitas yang dilakukan oleh memori jangka pnjang:

1)      Menyimpan atau mengingat informasi

·         Informasi berpindah dari memory jangka pendek ke memory jangka penjang dengan adanya latihan / ulang / repetisi

·         Jumlah yang bertahan bersifat proposiona; menurut waktu latihannya, hipotesis waktu total

·         Dioptimasikan dengan pembelajaran yang diperluas sepanjang waktu, distribusi efek latihan

·         Struktur, arti dan familitas membuat informasi lebih mudah untuk diingat

2)      Menghilangkan atau melupakan informasi

Proses melupakan informasi terdiri dari dua bentuk, yaitu:

·         Decay adalah proses melupakan informasi karena informasi tersebut sudah lama berada di long-term memory sehingga lambat laun akan terlupakan.

·         Interference disebabkan karena adanya informasi baru yang dapat mengakibatkan informasi yang lama terlupakan.

3)      Memanggil kembali informasi.

Proses memanggil kembali informasi yang ada di long-term memory terdiri dari dua bentuk, yaitu:

·         Recall adalah memanggil kembali secara langsung informasi yang ada di long-term memory

·         Recognition, informasi didapatkan  dengan presentasi sejumlah pengetahuan (knowledge) yang terkait sebagai petunjuk.

5.     Problem Solving (Pemecahan Masalah)

Jika penalaran merupakan mekanisme untuk menarik kesimpulan atau informasi baru dari hal yang sudah diketahui, maka penyelesaian masalah merupakan proses menemukan solusi suatu tugas dengan menggunakan pengetahuan yang dimiliki. Penyelesaian masalah pada manusia dikarakteristikkan oleh kemampuan mengadaptasikan informasi dengan situasi yang baru.

Gestalt memandang bahwa proses pemecahan masalah melibatka penggunaan pengetahuan dan proses mantal (insight). Teori problem space melihat bahwa pikiran manusia adalah proses informasi yang terbatas.

C.   PROSES  USER CENTERED DESIGN (UCD) :

UCD  adalah singkatan dari User Centered Design atau yang dalam bahasa Indonesia dikenal dengan perancangan berbasis pengguna adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan filosofi perancangan yang menempatkan pengguna sebagai pusat dari proses pengembangan sistem  . Istilah lain yang pernah digunakan digunakan adalah human factors engineering, ergonomics engineering, usability engineering, user engineering .

UCD  memfokuskan pada usability, karakteristik user, lingkungan, tasks, dan desain workflow dari suatu interface. UCD mengikuti rangkaian metode dan teknik analisis, desain, dan evaluasi mainstream hardware, software, dan interface web.

Ø  Prinsip yang harus diperhatikan dalam UCD adalah: 

1.   Fokus pada pengguna 

            Perancangn harus berhubungan langsung dengan pengguna sesungguhnya atau calon pengguna melalui interview, Survey, dan partisipasi dalam workshop perancangan. Tujuannya adalah untuk memahami kognisi, karakter, dan sikap pengguna serta karakteristik anthropometric. Aktivitas utamanya mencakup pengambilan data, analisis dan integrasinya ke dalam informasi perancangan dari pengguna tentang karakteristik tugas, lingkungan teknis, dan organisasi. 

2.   Perancangan terintergrasi 

            Perancangan harus mencakup antarmuka pengguna, sistem bantuan, dukungan teknis serta prosedur instalasi dan konfigurasi.

3.   Dari awal berlanjut pada penggujian pengguna 

            Satu-satunya pendekatan yang sukses dalam perancangan sistem yang berpusat pada pengguna adalah secara empiris dibutuhkan observasi tentang kelakuan pengguna, evaluasi umpan-balik yang cermat, wawasan pemecahan terhadap masalah yang ada, dan motivasi yang kuat untuk mengubah rancangan. 

4.   Perancangan interaktif. 

            Sistem yang sedang dikembangkan harus didefinisikan, dirancang, dan ditest berulang kali. Berdasarkan hasil test kelakuan dari fungsi, antarmuka, sistem bantuan, dokumementasi pengguna, dan pendekatan pelatihannya. 

UCD adalah tentang partisipasi dan pengalaman manusia dalam proses perancangan. Pengguna adalah orang yang akan menggunakan sistem. Pengguna langsung biasa disebut pengguna akhir ( end user ) yang menggunakan sistem untuk menyelesaikan pekerjaannya. Pengguna tidak langsung adalah pengguna yang menggunakan sistem untuk penggunaan yang lain seperti system administrators, installers, dan demonstrators. 

Ø  Langkah-langkah Proses UCD :

1.   Analisa

2.   Desain

3.   Evaluasi (iterate kembali ke Desain)

4.   Implementation Pelaksanaan

5.   Penyebaran

·         Visi, tujuan, sasaran  gambar (merasa) ,tantangan dan kendala

·         Pengguna

-         Daftar Kategori Pengguna

-         Pengguna Kategori Matrix dengan pengetahuan, pengalaman, dan keterampilan (KES) di www, aksesibilitas, html, dll; koneksi, lingkungan, hardware, software, AT, frekuensi penggunaan

-         Profil (rincian, fakta, angka)

-         Karakterisasi (terdiri atas “orang” dengan nama, dll)

-         Teknik: Bidang studi, kontekstual penyelidikan

Ø  Melakukan Pengujian Usability yang di pandang dari :

1.      Usefullness

-         Produk memungkinkan user untuk mencapai tujuannya, dan tugas yang didesain sesuai dengan kebutuhan user.

2.      Learnability

-         Dapat dipelajari dengan mudah sehingga pencari informasi tidak perlu dilatih terlebih dahulu menggunakannya, bagian sirkulasi dapat menggunakannya dengan baik dengan latihan maksimal 2 kali.

-         Cara mengukur dengan observasi langsung bagi pencari informasi, dan uji coba bagi petugas Apotik

3.      Effectiveness

-         Sistem informasi dapat memberi layanan pemrosesan data secara akurat baik bagi pencari informasi, bagian pelayanan Online maupun administrator.

-         Cara mengukur, misal dengan pengolahan basisdata yang bebas error

4.      Attitude

-         Pengguna merasa nyaman menggunakan sistem informasi apotik tersebut.

-         Cara mengukur dengan membangun kuesioner untuk mengungkap aspek kepuasan pengguna

Ø  Contoh Penerapan Teori UCD Pada Pembuatan Aplikasi Apotik “Purworedjo”

Langkah-langkah yang dilakukan mengacu pada konsep UCD

1.      pengguna “duduk bersama” perancang untuk membuat rancangan wajah antarmuka

2.      pengguna menyampaikan keinginannya, dan perancang menggambar keinginan pengguna, sambil menjelaskan untung-ruginya

3.      perancang meminta pendapat pengguna tentang rancangan yang dibuatnya

4.      proses ini dilakukan secara iterative

Melibatkan User Pada Tahap Awal Development – Kategori Produk

Mengumpulkan Informasi Mengenai User

·         Melalui pertanyaan langsung (survey) kepada beberapa calon pengguna

1. Pernah menggunakan Internet ?
a. Browser yang paling disukai
b. Bahasa yang digunakan

2. Ketertarikan model informasi

a. Dengan gambar cukup
b. Gambar dan penjelasan

3. Menanyakan harapan-harapan dari masyarakat Purworejo mengenai apotik-online

·         Menganalisa tugas-tugas yang akan dikerjakan user dan tujuan user

1.            Memilih menu-menu untuk mencari informasi

2.            Memasukkan keyword dalam mencari informasi singkat

3.            Men-click iklan-iklan

4.            Men-click host news

Continue reading Interaksi Manusia & Komputer

Minggu 11-14 Manajemen Proyek Resiko

PROJECT RISK MANAGEMENT (MANAJEMEN RISIKO PROYEK)

Manajemen risiko adalah suatu pendekatan terstruktur/metodologi dalam mengelola ketidakpastian yang berkaitan dengan ancaman; suatu rangkaian aktivitas manusia termasuk: Penilaian risiko, pengembangan strategi untuk mengelolanya dan mitigasi risiko dengan menggunakan pemberdayaan/pengelolaan sumberdaya. Strategi yang dapat diambil antara lain adalah memindahkan risiko kepada pihak lain, menghindari risiko, mengurangi efek negatif risiko, dan menampung sebagian atau semua konsekuensi risiko tertentu. Manajemen risiko tradisional terfokus pada risiko-risiko yang timbul oleh penyebab fisik atau legal (seperti bencana alam atau kebakaran, kematian, serta tuntutan hukum. Manajemen risiko keuangan, di sisi lain, terfokus pada risiko yang dapat dikelola dengan menggunakan instrumen-instrumen keuangan.

Sasaran dari pelaksanaan manajemen risiko adalah untuk mengurangi risiko yang berbeda-beda yang berkaitan dengan bidang yang telah dipilih pada tingkat yang dapat diterima oleh masyarakat. Hal ini dapat berupa berbagai jenis ancaman yang disebabkan oleh lingkungan, teknologi, manusia, organisasi dan politik. Di sisi lain pelaksanaan manajemen risiko melibatkan segala cara yang tersedia bagi manusia, khususnya, bagi entitas manajemen risiko (manusia, staff, dan organisasi).

Dalam perkembangannya Risiko-risiko yang dibahas dalam manajemen risiko dapat diklasifikasi menjadi

• Risiko Operasional
• Risiko Hazard
• Risiko Finansial
• Risiko Strategik

Hal ini menimbulkan ide untuk menerapkan pelaksanaan Manajemen Risiko Terintegrasi Korporasi (Enterprise Risk Management).

 

Risiko berhubungan dengan ketidakpastian ini terjadi oleh karena kurang atau tidak tersedianya cukup informasi tentang apa yang akan terjadi. Sesuatu yang tidak pasti (uncertain) dapat berakibat menguntungkan atau merugikan.menurut Wideman, ketidak pastian yang menimbulkan kemungkinan menguntungkan dikenal dengan istilah peluang (Opportunity), sedangkan ketidak pastian yang menimbulkan akibat yang merugikan dikenal dengan istilah risiko (Risk).

Secara umum risiko dapat diartikan sebagai suatu keadaan yang dihadapi seseorang atau perusahaan dimana terdapat kemungkinan yang merugikan. Bagaimana jika kemungkinan yang dihadapi dapat memberikan keuntungan yang sangat besar sedangkan kalaupun rugi hanya kecil sekali? Misalnya membeli loterei. Jika beruntung maka akan mendapat hadiah yang sangat besar tetapi jika tidak beruntung uang yang digunakan membeli loterei relatif kecil.Apakah ini juga tergolong Risiko? jawabannya adalah hal ini juga tergolong risiko. Selama mengalami kerugian walau sekecil apapun hal itu dianggap risiko. 

 

Risiko dapat dikategorikan ke dalam dua bentuk :

1. Risiko Spekulatif
2. Risiko Murni.

Risiko Spekulatif
Risiko spekulatif adalah suatu keadaan yang dihadapi perusahaan yang dapat memberikan keuntungan dan juga dapat memberikan kerugian.

Risiko spekulatif kadang-kadang dikenal pula dengan istilah risiko bisnis(business risk). Seseorang yang menginvestasikan dananya disuatu tempat menghadapi dua kemungkinan. Kemungkinan pertama investasinya menguntungkan atau malah investasinya merugikan. Risiko yang dihadapi seperti ini adalah risiko spekulatif. Risiko spekulatif adalah suatu keadaan yang dihadapi yang dapat memberikan keuntungan dan juga dapat menimbulkan kerugian.

Risiko Murni
Risiko murni (pure risk) adalah sesuatu yng hanya dapat berakibat merugikan atau tidak terjadi apa-apa dan tidak mungkin menguntungkan. Salah satu contoh adalah kebakaran, apabila perusahaan menderiat kebakaran,maka perusahaan tersebut akan menderita kerugian. kemungkinan yang lain adalah tidak terjadi kebakaran. Dengan demikian kebakaran hanya menimbulkan kerugian, bukan menimbulkan keuntungan, kecuali ada kesengajaan untuk membakar dengan maksud-maksud tertentu. Risiko murni adalah sesuatu yang hanya dapat berakibat merugikan atau tidak terjadi apa-apa dan tidak mungkin menguntungkan. Salah satu cara menghindarkan risiko murni adalah dengan asuransi. Dengan demikian besarnya kerugian dapat diminimalkan. itu sebabnya risiko murni kadang dikenal dengan istilah risiko yang dapat diasuransikan ( insurable risk ).

Perbedaan utama antara risiko spekulatif dengan risiko murni adalah kemungkinan untung ada atau tidak, untuk risiko spekulatif masih terdapat kemungkinan untung sedangkan untuk risiko murni tidak dapat kemungkinan untung.

Proyek Manajemen Risiko melibatkan perencanaan melakukan manajemen risiko, terlibat dalam identifikasi risiko, menyelesaikan analisis risiko, menciptakan rencana risiko tindakan tanggapan, dan pemantauan dan pengendalian risiko pada proyek. Proyek Manajemen Risiko adalah proses berkesinambungan untuk terlibat dalam seluruh keseluruhan proyek. Hal penting yang harus diingat adalah bahwa risiko tidak selalu buruk. Ada peluang dan ada ancaman. Kesempatan adalah risiko yang baik. Memperlakukan adalah risiko buruk. Tujuan dari manajemen risiko proyek adalah untuk meningkatkan kemungkinan dan dampak peristiwa positif dan untuk mengurangi probabilitas dan dampak dari kejadian negatif. Proses manajemen risiko yang enam:

1. Perencanaan Manajemen Risiko
   Risiko Manajemen Perencanaan adalah proses di mana keputusan yang dibuat tentang bagaimana pendekatan, merencanakan, dan melaksanakan kegiatan manajemen risiko. Hal ini diselesaikan sebagai bagian dari kelompok proses perencanaan.
2. Identifikasi Risiko
   Risiko Identifikasi risiko menentukan yang dapat mempengaruhi tujuan proyek, dan mengidentifikasi karakteristik risiko tersebut. Identifikasi Risiko umum pertama terlibat dalam kelompok proses perencanaan.
3. Analisis Risiko Kualitatif
   Analisis Risiko Kualitatif memprioritaskan risiko untuk analisis masa depan dengan menganalisis kemungkinan terjadinya dan dampak. Analisis Risiko Kualitatif umumnya pertama kali terlibat dalam kelompok proses perencanaan.
4. Analisis Risiko Kuantitatif
   Analisis Risiko Kuantitatif memberikan nomor ke risiko sebagai bagian dari menentukan dampak pada tujuan proyek secara keseluruhan. Analisis Risiko Kuantitatif umumnya terlibat dalam kelompok proses perencanaan.
5. Respon Risiko Perencanaan
   Perencanaan Respon Risiko mengetengahkan opsi dan rencana aksi untuk meningkatkan peluang dan mengurangi ancaman. Respon risiko perencanaan biasanya pertama kali dimulai pada Kelompok Risiko Perencanaan Respon.
6. Pemantau Risiko dan Pengendalian
   Pemantauan dan Pengendalian Risiko adalah proses yang berkelanjutan. Ini melibatkan mengawasi efektivitas tanggapan risiko, pemantauan risiko residu, mengidentifikasi dan mendokumentasikan risiko baru, dan meyakinkan bahwa proses manajemen risiko diikuti. Hal ini dilakukan sepanjang Monitoring dan Pengendalian Proses Grup.

PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT (MANAJEMEN PENGADAAN PROYEK)

Pengadaan adalah proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar organisasi.

Manajemen Pengadaan adalah proses –proses yang dilakukan untuk mendapatkan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi yang “didukungnya”.

Tahapan Manajemen Pengadaan

1. Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan 
   Proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya. Dalam perencaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak dan menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh distributor kelak.
2. Perencanaan kontrak kerja sama 
   Proses menggambarkan kebutuhan produk atau servis yang diperlukan, yang digambarkan dalam RFP, kriteria evaluasi dan SOW.
3. Permintaan respon dari distributor 
   Proses memperoleh informasi, tanggapan, penawaran atau proposal dari penjual
4. Memilih Distributor 
   Proses memilih suplier yang paling potensial melalui proses analisis suplier potensial dan negosiasi
5. Administrasi kontrak kerja sama 
   Formalisasi pernyataan kerja sama
6. Penutupan Kontrak

Tinjauan Umum Manajemen Pengadaan

Rencana Manajemen Pengadaan

Informasi yang terkandung di dalamnya :

• Tuntunan tipe kontrak yang akan digunakan dalam berbagai situasi. 
• Template yang akan digunakan untuk dokumen-dokumen manajeman pengadaan ( mis RFP, SOW, dsb). 
• Tuntunan untuk membuat struktur WBS bagi supplier.
• Peran dan Tanggung jawab setiap anggota tim proyek.
• Tuntunan untuk menggunakan estimasi independen yang akan digunakan pada saat mengevaluasi penjual/distributor. 
• Saran dalam mengelola multiple providers. 
• Proses untuk koordinasi keputusan pengadaan. 
• Hambatan dan asumsi berkaitan dengan pembelanjaan dan perolehan. 
• Waktu terawal untuk belanja.
• Strategi menghambat resiko dalam pembelanjaan. 
• Tuntunan untuk mengidentifikasi prequalified supplier. 
• Parameter pengadaan untuk menilai penjual dan pengelolaan kontrak.

Alat dan Teknik Dalam Perencanaan Belanja dan Pengadaan

1. Make or Buy Analysis 
2. Expert Judgement 
3. Types of Contract 
4. Procurement Management Plan 
5. Contract Statement of Work ( SOW )

Continue reading Minggu 11-14 Manajemen Proyek Resiko

Minggu 7-10 Manajemen Proyek Resiko

PROJECT COST MANAGEMENT PROCESSES

Project Cost Manajement atau biasa disebut dengan manajemen biaya adalah sebuah metode yang menggunakan teknologi untuk mengukur biaya dan produktivitas melalui siklus hidup penuh proyek tingkat perusahaan. Project Cost Manajemen meliputi beberapa fungsi khusus manajemen proyek yang mencakup kontrol pekerjaan memperkirakan, pengumpulan data lapangan, penjadwalan, akuntansi dan desain.

Sebelum membahas tentang Project Cost Management, kita harus mengerti dulu apa pengertian dari cost itu sendiri. Cost atau Biaya adalah semua sumber daya yang harus dikorbankan untuk mencapai tujuan spesifik atau untuk mendapat sesuatu sebagai gantinya. Biaya pada umumnya diukur dalam satuan keuangan seperti dollar, rupiah, dsb. Sedangkan Project Cost Manajemen atau Manajemen Biaya Proyek adalah proses yang dibutuhkan untuk menjamin bahwa proyek dapat diselesaikan sesuai dengan budget yang telah disepakati.

Project Cost Management mempunyai proses. Proses nya bias dilihat dari gambar dibawah ini

1.1 Project Cost Management Process

Terdapat 4 proses dari Project Cost Management, yaitu:

1. Plan Cost Management

Merupakan proses untuk menetapkan kebijakan, prosedur, dan dokumentasi perencanaan, pengelolaan, pengeluaran, dan pengendalian biaya proyek.

Manfaat utama dari proses ini adalah untuk membuat adanya penjagaan/pemantawan dan pengarahan tentang bagaimana biaya proyek akan dikelola sepanjang proyek dilaksanakan.

2. Estimate Cost

Merupakan suatu perkiraan pengembangan sumber daya moneter yang diperlukan untuk melengkapi kegiatan proyek. Keakuratan perkiraan proyek akan meningkat selama proyek berlangsung melalui siklus hidup proyek.

Tujuan utama dari cost budgeting adalah untuk menghasilkan suatu cost baseline untuk memastikan performa proyek dan kebutuhan proyek.

3. Determine Budget

Merupakan proses menggabungkan estimasi biaya kegiatan individu atau paket pekerjaan untuk menetapkan cost baseline.

Anggaran tersebut akan memberikan gambaran umum mengenai biaya secara periodik maupun biaya total proyek. Perkiraan biaya menentukan biaya setiap aktivitas kerja.

4. Control Cost

Merupakan suatu Proses pengendalian biaya termasuk dalam monitoring kinerja pembiayaan, meyakinkan bahwa hanya perubahan yang tepat yang termasuk dalam baseline biaya yang direvisi, memberikan informasi pada stakeholders bahwa perubahan dapat mengakibatkan perubahan biaya pula.

Manajemen Kualitas Proyek adalah proses yang dilakukan, untukmenjamin proyek dapat memenuhi kebutuhan yang telah disepakati, melalui aturan-aturan mengenai kualitas, prosedur ataupunguidelines. Kesepakatan ini dapat terukur melalui parameterconformance to requirements (proses dan produk proyek memenuhi spesifikasi) dan fitness for use (produk dapat digunakan sesuai maksud dan tujuannya).

Proses Project Quality Management

Model atau cara ini digunakan menghubungkan faktor kesuksesan yang kritis pada proses bisnis . Ini membangun dasar pondasi yang mana Continous Quality Management Model meneruskan mengadakan suatau analisis yang terhadap langkah langkah dan proses dalam meningkatkan dan memanfaatkan kesempatan yang ada.

Penggunaan kualitas dalam proyek konstruksi

Management kualitas yang terpadu merupakan pendekatan yang umum di gunakan untuk mendapatkan suatu kualitas yang diinginkan. Dan kualitas suatu proyek adalah masalah yang khusus yang mana wajib memerlukan penafsiran yang khusus pula.

Ada 6 (enam) lingkup dari pekerjaan proyek yang mana kualitas harus diuji dan diperiksa yaitu :

· Kualitas dari penerangan dan keputusan dari klien

· Kualitas dari proses disain

· Kualitas Material dan komponen

· Kualitas dari kumpulan proyek

· Kualitas dari kegiatan management proyek

· Management proyek sebagai rata rata dari peningkatan kualitas proyek

Quality Planning, Quality Assurance, Quality Assurance

Plan, dan Quality Control.

Quality control

Pengendalian Mutu (Quality Control) adalah teknik dan aktivitas operasi yang digunakan agar mutu tertentu yang dikehendaki dapat dicapai. Aktivitasnya mencakup monitoring, mengeliminir problem yang diketahui, mengurangi penyimpangan/perubahan yang tidak perlu serta usaha-usaha untuk mencapai efektivitas ekonomi.

Mutu (kualitas) dalam kerangka ISO-9000 didefinisikan sebagai “ciri dan karakter menyeluruh dari suatu produk atau jasa yang mempengaruhi kemampuan produk tersebut untuk memuaskan kebutuhan tertentu”. Hal ini berarti bahwa kita harus dapat mengidentifikasikan ciri dan karakter produk yang berhubungan dengan mutu dan kemudian membuat suatu dasar tolok ukur dan cara pengendaliannya.

Quality Assurance

Pemastian Mutu (Quality Assurance) adalah seluruh tindakan yang sistematis dan terencana yang diperlukan agar terjadi kepastian dan kepercayaan terhadap mutu produk/jasa yang diberikan. Aktivitasnya mencakup kegiatan proses, baik internal maupun eksternal termasuk merumuskan kebutuhan pelanggan. Maksud dari Quality assurance ini adalah mengidentifikasi kemajuan dari kualitas. Quality assurance mengevaluasi cost dari proyek secara keseluruhan secara teratur untuk menetapkan anggaran yang keluar relevan dan sesuai dengan standard kualitas.

Analisis Pareto dan contoh diagram.

Apa analisis Pareto?

Prinsip Pareto menyatakan bahwa hanya "penting beberapa" faktor yang bertanggung jawab untuk memproduksi sebagian besar masalah. Prinsip ini dapat diterapkan untuk peningkatan kualitas sampai-sampai sebagian besar masalah (80%) diproduksi oleh beberapa penyebab utama (20%). Jika kita benar ini menyebabkan beberapa tombol, kita akan memiliki probabilitas lebih besar dari keberhasilan.

Pada contoh di bawah, Anda dapat melihat bahwa hanya 6 dari 20 penyebab bertanggung jawab untuk 80% dari masalah. Yang 14 lainnya penyebab bertanggung jawab untuk 20% dari masalah.Ada kesempatan baik bahwa jika Anda berfokus pada pemecahan 6 penyebab utama, 14 lainnya akan diselesaikan juga.

Six Sigma

Six Sigma adalah “sebuah sistem yang komprehensif dan fleksibeluntuk mencapai, mempertahankan dan memaksimalkan kesuksesan bisnis. Six Sigma adalah unik didorong oleh pemahaman dekatkebutuhan pelanggan, penggunaan disiplin fakta, data, dan analisis statistik, dan perhatian rajin untuk mengelola, memperbaiki, dan menciptakan kembali proses bisnis

Sigma dan Statistik

. Sigma berarti standard deviation ( dlm metoda ini)

. Standard deviation menyatakan seberapa besar variasi yang ada dalam sebuah distribusi data

. Standard deviation adalah faktor utama dalam menentukan jumlah unit kegagalan dalam sebuah populasi

Sistem Management Quality Berdasarkan ISO 9000

ISO 9000 Series adalah standard quality manajemen yang dibentuk berdasarkan dari konvensi ISO/TC 176 (ISO Technical Committee 176) pada 1979. ISO 9000 di bentuk sebagai dasar dari suatu seri standard quality manajemen, yang disusun secara lengkap pada 1982 dan dikenalkan secara umum pada 1983. ISO 9000 seri standad memperkenalkan persyaratan – persyaratan penting yang perusahaan butuhkan untuk menjamin konsistensi produksi dan pengiriman yang tepat waktu terhadap barang dan jasa kepada pasar.

rojek human resource management (Manajemen Sumber Daya Manusia Dalam Proyek) adalah proses mengorganisasikan dan  mengelola atau menempatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek, sehingga orang tersebut dapat dimanfaatkan potensinya secara efektif dan efisien.

Manajemen sumber daya manusia (MSDM) adalah suatu ilmu atau cara bagaimana mengatur hubungan dan peranan sumber daya (tenaga kerja) yang dimiliki oleh individu secara efisien dan efektif serta dapat digunakan secara maksimal sehingga tercapai tujuan (goal) bersama perusahaan, karyawan dan masyarakat menjadi maksimal.

Manajemen sumber daya manusia dibutuhkan dalam proyek, untuk memastikan bahwa tenaga ahli yang ditugaskan kompeten dan telah bekerja secara profesional. Sumber daya manusia dalam sebuah proyek antara lain sponsor, pelanggan, anggota tim proyek dll.

MSDM didasari pada suatu konsep bahwa setiap karyawan adalah manusia - bukan mesin - dan bukan semata menjadi sumber daya bisnis. Kajian MSDM menggabungkan beberapa bidang ilmu seperti psikologi, sosiologi, dll. Sedangkan unsur manajemen sumber daya manusia adalah manusia.

Manajemen sumber daya manusia juga menyangkut desain dan implementasi sistem perencanaan, penyusunan karyawan, pengembangan karyawan, pengelolaan karier, evaluasi kinerja, kompensasi karyawan dan hubungan ketenagakerjaan yang baik. Manajemen sumber daya manusia melibatkan semua keputusan dan praktik manajemen yang memengaruhi secara langsung sumber daya manusianya.

Tahapan Dalam Human resource Management

            Tahapan-tahapan tersebut yaitu :

1.     Tahap perencanaan sumber daya

Mengidentifikasi dan mendokumentasi peranan seseorang dalam proyek tanggung jawabnya dan bagaimana relasi pelaporan orang tersebut dengan orang-orang proyek.

2.     Akuisisi tim proyek

Usaha untuk mendapatkan sumber daya manusia sesuai kebutuhan untuk menyelesaikan proyek.

3.     Membangun tim proyek

Meningkatkan kompetens dan interaksi anggota tim proyek, baik secara individual maupun secara berkelompok untuk meningkatkan kinerja proyek.

4.     Mengelola tim proyek

Memantau kinerja tim proyek dengan memberikan masukan atau motivasi, solusi ataupun sekedar koordinasi dalam rangka meningkatkan kinerja proyek.

Keys to Managing People dan Motivasi

1.     Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja

a.      Persiapan

Dalam Proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumbr daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul, yan dapat dilakukan dengan melakukan perkiraan/forecast akan pekerjaan yang lowong, jumlahnya, waktu dll.

b.     Rekrutmen tenaga kerja

Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan sumber daya manusia suatu organisasi atau perusahaan.

c.      Seleksi tenaga kerja

Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menentukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat/calon yang ada. Tahap awal yang perlu dilakukan setelah menerima berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat hidup/cv/curriculum vitae milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja / interview dan proses seleksi lainnya.

2.     Pengembangan dan evaluasi karyawan/Development and evaluation

Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya. Untuk itu dilakukan suatu pembekalan agar tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli  di bidangnya masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada.

3.     Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai/Compensation and protection.

kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Kompensasi yang tepat sangat penting dan disesuaikan dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal. Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat menyebabkan masalah ketenaga kerjaan di kemudian hari atau pun dapat menimbulkan kerugian pada organisasi atau perusahaan. Proteksi juga perlu diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan tenang sehingga kinerja dan kontribusi perkerja tersebut dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu.

4.     Promosi, Pemindahan dan Pemisahan

a.      Promosi

Promosi adalah sebuah jenis transfer yang meliputi penugasan kembali seorang pegawai pada sebuah posisi yang kemungkinan besar diberikan pembayaran yang lebih tinggi dan tanggung jawab, hak dan kesempatan yang lebih besar.

b.     Pemisahan

Pemisahan disebut juga pemberhentian, bahkan sering disebut downsizing, yaitu suatu perpindahan sementara atau tidak definitif seorang pegawai dari daftar gaji.

c.      Terminasi

Terminasi adalah tindakan manajemen berupa pemisahan pegawai dari organisasi karena melanggar aturan organisasi atau karena tidak menunjukkan kinerja yang cukup.

d.     Pemberhentian sukarela

Pemberhentian sukarela adalah pemisahan pegawai dari organisasi karena melanggar aturan suatu organisasi atau karena tidak menunjukkan kinerja yang cukup.

e.      Pengunduran diri

Pengunduran diri adalah pemisahan pegawai yang telah menyelesaikan masa kerja maksimalnya dari organisasi atau umumnya di kenal dengan istilah pensiun.

Maslow’s Hierarchy of needs

            Teori motivasi yang paling terkenal adalah hierarki teori kebutuhan milik Abraham Maslow. Ia membuat hipotesis bahwa dalam setiap diri manusia terdapat hierarki dari lima kebutuhan, yaitu fisiologis (rasa lapar, haus, seksual, dan kebutuhan fisik lainnya), rasa aman (rasa ingin dilindungi dari bahaya fisik dan emosional), sosial (rasa kasih sayang, kepemilikan, penerimaan, dan persahabatan), penghargaan (faktor penghargaan internal dan eksternal), dan aktualisasi diri (pertumbuhan, pencapaian potensi seseorang, dan pemenuhan diri sendiri). Maslow memisahkan lima kebutuhan ke dalam urutan-urutan. 

§  Kebutuhan fisiologis dan rasa aman dideskripsikan sebagai kebutuhan tingkat bawah

§  sedangkan kebutuhan sosial, penghargaan, dan aktualisasi diri sebagai kebutuhan tingkat atas.

Perbedaan antara kedua tingkat tersebut adalah dasar pemikiran bahwa kebutuhan tingkat atas dipenuhi secara internal sementara kebutuhan tingkat rendah secara dominan dipenuhi secara eksternal. Teori kebutuhan Maslow telah menerima pengakuan luas di antara manajer pelaksana karena teori ini logis secara intuitif. Namun, penelitian tidak memperkuat teori ini dan Maslow tidak memberikan bukti empiris dan beberapa penelitian yang berusaha mengesahkan teori ini tidak menemukan pendukung yang kuat.

Herzberg’s Motivational and Hygiene Factors

            Frederick Herzberg Irving (17 April 1923 - 19 Januari 2000) lahir di Massachusetts adalah seorang Amerika psikolog yang menjadi salah satu nama yang paling berpengaruh dalam manajemen bisnis. Ia paling terkenal untuk memperkenalkan pengayaan pekerjaan dan teori Motivator-Hygiene.

            Menurut Herzberg, orang tidak puas dengan kepuasan yang lebih rendah-order kebutuhan di tempat kerja, misalnya, yang terkait dengan gaji minimum tingkat atau kondisi kerja yang aman dan menyenangkan.Sebaliknya, individu mencari kepuasan yang lebih tinggi tingkat kebutuhan psikologis yang berkaitan dengan prestasi, pengakuan, tanggung jawab, kemajuan, dan sifat dari pekerjaan itu sendiri. Namun, Herzberg menambahkan dimensi baru terhadap teori ini dengan mengusulkan model dua faktor motivasi, didasarkan pada pemikiran bahwa kehadiran satu set karakteristik pekerjaan atau insentif mengarah pada kepuasan pekerja di tempat kerja, sementara yang lain dan terpisah set karakteristik pekerjaan menyebabkan ketidakpuasan di tempat kerja. Teori ini menunjukkan bahwa untuk meningkatkan sikap kerja dan produktivitas, administrator harus mengenali dan menghadiri kedua set karakteristik dan tidak menganggap bahwa peningkatan dalam kepuasan menyebabkan penurunan ketidakpuasan unpleasurable. 

McClelland’s Acquired-Needs Theory

            David McClelland mengusulkan bahwa kebutuhan khusus individu diperoleh dari waktu ke waktu dan dibentuk oleh pengalaman hidup seseorang. Sebagian besar kebutuhan ini dapat digolongkan sebagai baik prestasi, afiliasi, atau kekuasaan. Motivasi seseorang dan efektivitas dalam fungsi pekerjaan tertentu dipengaruhi oleh tiga kebutuhan. Teori McClelland kadang-kadang disebut sebagai teori membutuhkan tiga atau sebagai teori kebutuhan yang dipelajari. 

McGregor’s Theory X and Theory Y

            Teori X dan Teori Y adalah teori-teori motivasi manusia diciptakan dan dikembangkan oleh Douglas McGregor di MIT Sloan School of Management pada tahun 1960 yang telah digunakan dalam manajemen sumber daya manusia , perilaku organisasi , komunikasi organisasi dan pengembangan organisasi . They describe two contrasting models of workforce motivation. Mereka menggambarkan dua model kontras motivasi tenaga kerja.Untuk McGregor, Teori X dan Y tidak ujung yang berbeda dari kontinum yang sama. Rather they are two different continua in themselves. Melainkan mereka adalah dua continua yang berbeda dalam diri mereka. Thus, if managers need to apply Theory Y principles, that does not preclude them from being a part of Theory X & Y. Jadi, jika manajer perlu menerapkan prinsip-prinsip Teori Y, yang tidak menghalangi mereka dari menjadi bagian dari Teori X & Y.

Thamhain and Willemon’s Ways to Have Influence on Projects

1.     Authority        : Hak hierarki sah untuk masalah perintah.

2.     Tugas              : Kemampuan manajer pryek dianggap untuk mempengaruhi tugas seorang pekerja.

3.     Anggaran        : Kemampuan manajer proyek untuk otorisasi penggunaan lain dana discretionary.

4.     Promosi          : Kemampuan untuk meningkatkan posisi pekerja.

5.     Uang               : Kemampuan untuk kenaikan gaji pekerja dan keuntungan.

6.     Hukuman        : Kemampuan manajer proyek menyebabkan hukuman.

7.     Tantangan Kerja :  Kemampuan untuk menetapkan pekerjaan yang mengkapitalisasi pada kenikmatan seorang pekerja dalam melakukan tugasnya.

8.     Keahlian         : Manajer proyek menganggap pengetahuan khusus orang lain dianggap penting.

9.     Persahabatan   : Kemampuan untuk membangun hubungan pribadi yang ramah antara manajer proyek, dll.

Cara mempengaruhi yang dapat membantu dan memperburuk proyek

§  Proyek lebih mungkin untuk berhasil ketika manajer proyek mempengaruhi orang menggunakan keahlian dan tantangan pekerjaan.

§  Proyek lebih mungkin untuk gagal ketika manajer proyek terlalu bergantung pada kewenangan, uang dan hukuman.

Improving Effectiveness-Covey’s 7 Habits

            7 kebiasaan Covey’s untuk meningkatkan efektifitas proyek, yaitu :

1.     Jadilah proaktif

2.     Mulailah dengan akhir dalam pikiran

3.     Masukan hal pertama yang pertama

4.     Pikirkan menang

5.     Carilah pertama untuk memahami, maka harus dipahami

6.     Bersinergi

7.     Mengasah melihat

Meperbaiki hubungan antara Users dan Developers

            Hubungan apapun tidak pernah mudah dijalani selalu butuh usaha dan pengertian. Hubungan tersebut tidak berjalan dengan baik, akan sulit untuk mengetahui apa yang salah dan bagaimana memperbaikinya.

Organizational Planning, Work Definition and Assigment

Melibatkan identifikasi dan dokumentasi peran proyek, tanggung jawab, dan pelaporan hubungan. Outputnya meliputi :

§  Bagan organisasi proek

§  Rencana manajemen staffing

§  Matriks tuga tanggung jawab

§  Resource histogram

Staff Acquisition, Resource Loading and Leveling, and Team Development

§  Mendapatkan orang yang memenuhi syarat untuk tim sangat penting.

§  Manajer proyek adalah orang cerdas di tim yang telah melakukan pekerjaan yang buruk merekrut.

§   Rencana staffing dan prosedur perekrutan yang baik adalah penting seperti insentif untuk merekrut dan retensi.

Team Development

Meyers’Briggs Type Indicator (MBTI)

Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) adalah tes kepribadian menggunakan empat karakteristik dan mengklasifikasikan individu ke dalam salah satu dari 16 tipe kepribadian. Berdasarkan jawaban yang diberikan dalam tes tersebut, individu diklasifikasikan ke dalam karakteristik ekstraver atau introver, sensitive atau intuitif, pemikir atau perasa, dan memahami atau menilai. Instrumen ini adalah instrumen penilai kepribadian yang paling sering digunakan. MBTI telah dipraktikkan secara luas di perusahaan-perusahaan global seperti Apple Computers, AT&T, Citgroup, GE, 3M Co., dan berbagai rumah sakit, institusi pendidikan, dan angkatan bersenjata AS. MBTI bersandar pada empat dimensi utama yang saling berlawanan (dikotomis). Walaupun berlawanan sebetulnya kita memiliki semuanya, hanya saja kita lebih cenderung/nyaman pada salah satu arah tertentu. Masing-masing ada sisi positifnya tapi ada pula sisi negatifnya. Nah, seperti itu pula dalam skala kecenderungan MBTI. Berikut empat skala kecenderungan MBTI, yaitu :

1.     Extrovert (E) vs Introvert (I)

2.     Sensing (S) vs Intuition (N)

3.     Thingking (T) vs Feeling (F)

4.     Judging (J) vs Perceiving (p).

Peran, Fungsi, Tugas dan Tanggung Jawab Manajemen Sumber Daya Manusia.

Peranan karyawan bagi sebuah perusahan berupa keterlibatan mereka dalam sebuah perencanaan, sistem, proses dan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan. Berbicara mengenai peranan tenaga kerja, harus dibedakan antara mereka yang memiliki pekerjaan dan mereka yang bekerja. R.Kyosaki menyebutnya dalam empat tingkatan (quadrant) yaitu self employed, employe, pebisnis dan investor.

Karyawan adalah mereka yang bekerja pada orang lain dengan menjual jasa mereka; waktu, tenaga dan pikiran untuk perusahan dan mendapat kompensasi dari perusahan tersebut. Namun berbicara mengenai tenaga kerja ini masih umum. Karena ada yang tidak bekerja, yang bekerja (pada orang lain/negara/swasta) dan mereka yang bekerja sendiri.

Dalam MSDM para karyawan telah yang menjual jasa-pikiran, tenaga dan waktu- kepada orang lain atau perusahaan. Disini terjadi sebuah ikatan atau kontrak mengenai hak dan kewajiban masing-masing.

Manajemen komunikasi proyek adalah kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek dengan tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula.

Manajemen komunikasi proyek (MKP) dibutuhkan untuk mensosialisasikan kebijakan-kebijakan pengembangan proyek, hasil-hasil kerja proyek, dan melakukan kooordinasi dan komunikasi dengan seluruh pemangku kepentingan. Manajemen komunikasi proyek menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk dapat dipastikan agar informasi proyek dapat dikumpulkan, disusun, disebar, dan disimpan. Terdiri dari identifikasi stakeholders, perencanaan komunikasi, distribusi informasi, mengelola stakeholder dan  pelaporan kinerja.

1. Identifikasi Stakeholders

Identifikasi Stakeholder adalah proses yang mengidentifikasi orang, kelompok, atau organisasi yag dapat memberikan dampak atau yang terkena dampak atas keputusan dan hasil proyek. Lalu melakukan analisis dan dokumentasi informasi yang relevan terkait kepentingan, keterlibatan, ketergantungan, pengaruh, dampak potensial terhadap kesuksesan proyek. Output proses ini akan memberikan benefit kepada tim proyek terutama project manager untuk mengelola para stakeholder tersebut.

Tujuan akhir dari manajemen proyek adalah untuk memenuhi atau melampaui kebutuhan dan harapan stakeholder dari proyek. Dalam rangka untuk melakukan itu, harus terlebih dahulu mengidentifikasi siapa stakeholder dalam suatu proyek. Stakeholders merupakan orang-orang yang terlibat atau dipengaruhi oleh proyek, termasuk sponsor proyek, tim proyek, staf pendukung, pelanggan, pengguna, supplier, dan musuh proyek.

Adapun beberapa contoh stakeholder proyek adalah sebagai berikut:

a. Sponsor
Merupakan pihak pemilik. Dalam konteks sebagai kontraktor, sponsor adalah manajemen perusahaan.

b. Customer dan user
Merupakan pihak yang akan memanfaatkan hasil dari pelaksanaan proyek. Contoh jika proyek adalah berupa pembangunan apartemen, maka customer adalah pihak pembeli apartemen.

c. Seller
Merupakan pihak yang mendukung pelaksanaan proyek. Dalam konteks Owner, maka seller adalah para main contractor dan main distributor yang diadakan langsung. Sedangkan bagi kontraktor dan subkontraktor, seller adalah pemasok barang, material, alat, dan tenaga kerja yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek.

d. Business Partners
Merupakan pihak-pihak yang memiliki kepentingan bisnis dengan adanya proyek tersebut setelah proyek beroperasi. Contoh, jika proyek adalah terminal bandara, maka pihak airlines, pemasok bahan bakar pesawat, pemasok makanan, penyedia layanan komunikasi, dapat dikatakan sebagai business partner.

e. Organizational Groups
Merupakan pihak yang berupa kelompok organisasi yang terkait dengan proyek.

f. Functional Manager
Merupakan pihak yang terkait dengan pelaksanaan proyek dimana fungsinya adalah sebagai supporting. Contohnya adalah manajer keuangan, manajer SDM, manajer pemasaran, dll.

g. Institusi Keuangan
Merupakan pihak yang berkaitan dengan proses pendanaan proyek, seperti bank atau lembaga keuangan yang lain.

h. Pemerintah Pusat dan Setempat
Merupakan pemerintah yang terkait dengan pelaksanaan proyek, seperti Departemen pemerintah terkait yaitu PU, Perhubungan, Lembaga Auditor, dll. Sedangkan pemerintah setempat cukup berjenjang mulai dari Kelurahan, Kecamatan, Kabupaten, hingga Propinsi.

i. Expert
Merupakan pihak yang dianggap ahli yang berperan terhadap pelaksanaan proyek. Contoh adalah ahli struktur, ahli kontrak, ahli pemasaran, dll.

j. Consultans
Merupakan pihak yang berperan dalam membantu pemilik proyek dalam merencanakan, mengawasi dan mengendalikan proyek.

k. Staf Proyek
Merupakan individu-individu yang menjadi karyawan atas organisasi proyek. Seperti staf pemilik proyek, staf kontraktor, staf konsultan, dll.

l. Lingkungan sekitar proyek
Merupakan masyarakat yang berada di lingkungan sekitar proyek yang dapat berupa individu, kelompok, ataupun perusahaan.

Informasi tentang stakeholders disimpan dalam dokumen:

1. Stakeholder register, yang berisi: nama, posisi, internal/eksternal dlm organisasi, peran dan informasi kontak.
2. Stakeholder management strategy: pendekatan untuk meningkatkan dukungan stakeholders selama proyek berlangsung, meliputi: nama, tingkat ketertarikan dalam proyek, tingkat pengaruh dalam proyek, dan strategi manajemen untuk memperoleh dukungan dari masing-masing stakeholder.

 2. Perencanaan Komunikasi
Mendefinisikan kebutuhan komunikasi dan informasi di antara stakeholder sebuah proyek. Proses ini biasanya terjadi sebagai bagian dari Grup Proses Perencanaan. Perencanaan komunikasi merupakan proses yang sangat penting dalam proyek, mengingat seringnya kegagalan proyek terkait dengan kegagalan komunikasi.

Informasi yang terkandung dalam Rencana Manajemen Komunikasi (Communication Management Plan ), antar lain :

1. Kebutuhan komunikasi stakeholders
2. Informasi, termasuk format, isi dan level detail
3. Siapa penerima dan pembuat informasi
4. Metode/ teknologi untuk menghasilkan informasi
5. Frekuensi komunikasi
6. Prosedur eskalasi untuk menyelesaikan masalah
7. Prosedur revisi untuk memperbarui rencana manj komunikasi
8. Daftar istilah/ terminologi
3. Distribusi Informasi

Proses yang dilakukan untuk menjamin terpenuhinya kebutuhan informasi pada waktu yang tepat bagi setiap stakeholder. Proses ini terjadi di seluruh Grup Proses Pelaksana. Distribusi informasi dilakukan mengingat pentingnya mendapatkan informasi proyek bagi orang yang tepat, pada waktu yang tepat dengan format yang padat informasi. Manajer proyek dan tim proyek harus dapat memutuskan cara terbaik untuk mendistribusikan informasi proyek. Setelah melakukan perencanaan komunikasi, hasil yang diperoleh adalah rencana manajemen komunikasi. Langkah selanjutnya adalah pendistribusian informasi. Dalam melakukan pendistribusian informasi dibutuhkan input berupa perencanaan manajemen komunikasi dengan menggunakan alat dan teknik berupa kemampuan komunikasi, metode distribusi informasi, proses pembelajaran, serta sistem informasi. Hasil atau output dari proses distribusi informasi ini adalah proses atau alur komunikasi dari organisasi proyek dan perubahan permintaan.

Bentuk distribusi komunikasi pada proyek ada beberapa macam antara lain adalah:

1. Rapat-rapat(meetings).
2. Distribusi dokumen berupa hardcopy.
3. Distribusi data melalui media elektronik seperti electronic mail/E-mail, mesin fax, dan lain-lain.

• Alat dan Teknik Untuk Distribusi Informasi
• Keterampilan Komunikasi. Keterampilan komunikasi yang digunakan untuk bertukar informasi. Pengirim informasi bertanggung jawab untuk membuat informasi yang jelas, tidak membingungkan, dan lengkap, sehingga penerima dapat menerima dengan benar, dan untuk menegaskan bahwa itu adalah benar dipahami. Penerima bertanggung jawab untuk memastikan bahwa informasi yang diterima secara keseluruhan dan dipahami dengan benar. Berkomunikasi memiliki banyak dimensi :
• Ditulis dan diucapkan, mendengar dan berbicara.
• Internal (dalam proyek) dan eksternal (dengan pelanggan, media, masyarakat, dll).
• Formal (laporan, briefing, dll) dan informal (memo, ad hoc percakapan, dll)
• Vertikal (atas dan bawah organisasi) dan horixontal (dengan sesama)
• Sistem Pengambilan Informasi. Informasi dapat digunakan bersama oleh anggota tim dan stakeholder melalui berbagai metode termasuk sistem pengarsipan manual, database elektronik, perangkat lunak manajemen proyek, dan sistem yang memungkinkan akses ke dokumentasi teknis seperti gambar teknik, spesifikasi desain, rencana uji, dll.
• Metode Distribusi Informasi. Informasi proyek boleh didistribusikan dengan menggunakan berbagai metode termasuk pertemuan-pertemuan proyek, hard copy distribusi dokumen, berbagai akses ke database elektronik jaringan, fax, surat elektronik, voice mail, konferensi video, dan proyek intranet.

• Output dari Distribusi Informasi
• Catatan Proyek. Catatan proyek dapat mencakup korespondensi, memo, dan dokumen yang menggambarkan proyek. Informasi ini harus, sejauh mungkin dan sesuai, dipertahankan dalam cara yang terorganisir. Anggota tim mungkin sering menyimpan catatan pribadi dalam buku catatan proyek.
• Laporan Proyek. Laporan formal proyek atas status proyek dan/ atau masalah proyek.
• Presentasi Proyek. Tim proyek memberikan informasi secara formal, maupun informal kepada setiap atau semua stakeholder proyek.

5. Mengelola Stakeholders

Proses mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder dan penyelesaian isu-isu yang terjadi. Mengelola Stakeholder terjadi dalam Monitoring dan Pengendalian Proses Grup. Mengelola stakeholder berkaitan dengan memuaskan kebutuhan para stakeholder proyek dan menyelesaikan setiap isu yang diangkat oleh stakeholder proyek.

Ini adalah ide yang baik untuk mengingat bahwa kegiatan dan tanggung jawab dalam proses di atas akan tergantung pada proyek di tangan. Sebuah proyek yang lebih kecil jelas tidak akan memiliki standar komunikasi yang sama sebagai proyek yang lebih besar. Titik penting adalah bahwa semua komunikasi harus efektif, akurat, dan perhatian dari persyaratan proyek. Proses proyek komunikasi menyediakan metodologi untuk berhasil menerapkan strategi komunikasi proyek Anda. Selain meyakinkan stakeholder informasi dan terlibat dalam proyek.

Dengan menggunakan Proses Komunikasi, kita dapat:

• Jelas mengidentifikasi proyek kita
• Identifikasi stakeholder kebutuhan komunikasi kita
• Menjalankan jenis aktivitas komunikasi untuk mengirimkan pesan kita
• Pastikan orang yang tepat menerima informasi yang tepat pada waktu yang tepat

 
6. Pelaporan Kinerja
Pelaporan kinerja adalah kegiatan mengumpulkan dan menyebarkan informasi tentang kinerja untuk memberikan informasi kepada stakeholder tentang bagaimana sumber daya digunakan untuk mencapai tujuan proyek. Proses ini meliputi :

• Status pelaporan. Menggambarkan dimana proyek sekarang berdiri, misalnya status yang berhubungan dengan jadwal dan anggaran.
• Kemajuan pelaporan. Menggambarkan apa yang sudah dicapai oleh tim proyek, misalnya persentase jadwal yang selesai, atau apa yang sudah selesai dibandingkan dengan apa yang sedang dalam proses.
• Memprediksi status dan kemajuan proyek dikemudian hari.

Pelaporan kinerja umumnya harus memberikan informasi tentang ruang lingkup, jadwal, biaya, dan kualitas. Banyak proyek juga membutuhkan informasi mengenai risiko dan pengadaan.

Continue reading Minggu 7-10 Manajemen Proyek Resiko